مدیریت زمان | 10 + 10 تکنیک کاربردی و برتر

سلام ماهانی عزیز. اگه وقت کم میاری، اگه به کارات نمیرسی و اگه نمیتونی یه برنامه ریزی زمانی درست داشته باشی، این آموزش بهترین راه حل برای مسئله ی مدیریت زمان هست. تو این آموزش من بهت یاد میدم که:

  • مدیریت زمان چیست؟
  • قدرت بی نظیر مدیریت زمان
  • 20 تکنیک برتر مدیریت زمان
  • اولویت بندی کارها در مدیریت زمان

یکی از دغدغه های اصلی انسان ها در جهان مدرن، مدیریت زمان است..ما در روز انسان های زیادی رو می بینیم که سعی می کنند به همه ی کارهاشون برسند،.اما از بسیاری از کارهاشون عقب می مانند. .

یا بارها شنیده ایم که انسان ها برای انجام کارهایی که حتی در زندگی شان اولویت دار هم می باشد،.از عبارت “وقت ندارم“، استفاده می کنند..مشکل زمان، مشکلی نیست که نتوان آن رو حل کرد اما متاسفانه این روزها تبدیل به معضلی شده است.که تمامی انسان ها رو درگیر خودش کرده و تقریبا می شه گفت که یکی از بزرگترین معضلات رشد.و توسعه فردی به خصوص در حوزه ی کسب و کار به شمار می آید.

مدیریت زمان چیست؟

مجله کارآفرینی، در آخرین مقاله ای که در باب مدیریت زمان و تاثیر آن بر روی کسب و کار داشته،.به این نکته اشاره کرده است که پتانسیل عملیاتی در بیش از 80 درصد شرکت های پر بازده دنیا،.بیش از آن چیزی است که در حال حاضر به آن می پردازنه ..یعنی، به زبان ساده ، ما در اکثر کسب و کارهای بزرگ دنیا،.شاهد نتایجی هستیم که باید در ده سال اخیر به آن دست پیدا می کردند،

ولی به دلیل عدم مدیریت زمان، هنوز نتونستند به عبارتی به تمام ظرفیت هاشون دست پیدا کنند..پس میتوان نتیجه گرفت که مسئله ی زمان و بهره وری در زمان،.یکی از مسائلی است که باید به طور جدی به آن پرداخت تا مفهوم توسعه ی فردی رو به ثمر برسانیم.

فرقی هم نمی کنه که شما یک دانش آموز باشید و برای درس خواندن یک مدیریت زمانی درست نداشته باشید.یا اینکه یک تاجر مشهور باشید و چندین برند مطرح داشته باشید.و نتونید میان کارهاتون و برنامه هاتون یک هماهنگی زمانی درست برقرار کنید،.چیزی که در بحث مدیریت زمان مهم است،.ارتباط بین پتانسیل یا همان توانایی ها و مفهوم زمان است.

یعنی تمام هدف ما از مدیریت زمان، به طور مستقیم،.توازن میان توانایی های یک انسان و به ثمر رسیدن توانایی ها در یک زمان مشخص است..اگر شما بتونید میان آن چه که قادر به انجام آن هستید.و آن چه که زمان انجام یک کار است، یک ارتباط درست و صحیح برقرار کنید،.مطمئن باشید که موفقیت از آن شماست.

قدرت بینظیر مدیریت زمان

قدرت بی نظیر مدیریت زمان

اگر شما بتونید به عنوان یک تاجر، میان کسب و کار، خانواده،.مطالعه و توسعه فردی و همچنین تقویت روحیه ی زندگی تون،.یک توازن زمانی برقرار کنید، آنگاه است که می تونید در هر کدام از موارد فوق، به قدرتی بی نظیر برسید.

اما اگر تنها در یکی از این موارد دچار نقص بشوید و نتونید زمان بندی درست داشته باشید،.آنگاه باید سالها تاوان عدم مدیریت زمان خود رو نه تنها در همان بخش،.بلکه در تمام زندگی خود بدهید.

بگذارید یک مثال ساده براتون بزنیم. فرض کنید که شما روزانه ده ساعت کار می کنید.و هر روز هم دو ساعت از وقت تون رو با خانواده ی تون سپری می کنید و بعد وقتی که قصد مطالعه کردن.و یا آموزش دیدن دارید، دیگر به کاری نمی رسید و احساس می کنید.که روزتان به پایان رسیده و دیگر فرصتی برای انجام هیچ کاری ندارید.

شاید شما در آن لحظه احساس نکنید که عدم مدیریت زمان برای کارهای اولویت دار چه آسیبی به شما می زنه،.اما در پنج سال بعد، متوجه می شوید که یک تاجر بی سواد هستید.

دانش روز رو ندارید و طبیعتا کسب و کارتان به بن بست های بزرگ برخورد کرده است..طبیعتا در آن زمان، اوضاع روحی شما نیز به هم می خورد.و خانواده ی تون نیز دیگر نمی توانند از لذت بودن در کنار شما بهره مند شوند و این ها همه از یک نقطه سرچشمه می گیرد،.اینکه شما نتوانسته اید میان توانایی هاتون و زمانی که برای زندگی دارید، یک توازن ایجاد کنید.

تکنیک های مدیریت زمان

تکنیک های مدیریت زمان

اگر شما هم با زمان و مدیریت آن مشکل دارید،.دیگر نیاز نیست نگران باشید. چرا که شما هم اکنون تجربیاتی رو مطالعه می کنید.که استاد ماهان تیموری، بنیان گذار بیزینس کوچینگ در ایران به شما ارائه می دهد..ما در این مقاله بیست راهکار اساسی برای مدیریت زمان رو به شما آموزش می بدیم.

بیست راهکاری که می تواند زندگی شما رو به لحاظ مدیریت زمان متحول کنه..تنها کافی است به هر جمله ای که می خوانید فکر کنید..آن رو یادداشت کنید و سعی کنید همه ی آن رو مو به مو انجام دهید:

1. هنر تحلیل زمانی رو یاد بگیرید

اولین تکنیک برای رسیدن به یک مدیریت زمانی درست، این است که شما هنر تحلیل زمان رو خوب یاد بگیرید..اگر از امروز برنامه جامعی ریخته اید که مدیریت زمان زندگی تون رو در دست بگیرید،.باید بگوییم که باید چند روز، بعنوان مثال به مدت یک هفته،.تمام کارهاتون رو زیر نظر بگیرید.

روزهاتون رو عادی سپری کنید و هر کاری که انجام میدهید رو بنویسید..در آخر هر روز، میزان اتلاف زمان رو بر روی کارهایی که انجام داده اید و دارای اولویت نبوده اند، بنویسید..بعنوان مثال: “امروز ناهارم رو در نیم ساعت تمام کردم،.اما یک ساعت و نیم روی میز ناهار با دوستانم بگو بخند کردم.و هیچ نتیجه ای برایم نداشت جز آنکه یک ساعت دیرتر به خانه آمدم.”

این کار باعث می شه که یک خط قرمز برای زمان های از دست رفته در دست داشته باشید.و بتونید با دید بهتری زمان های از دست رفته رو کنترل کنید.

2. نتیجه گرا باشید

انسان های نتیجه گرا، مفهوم زمان رو بهتر درک می کنند..اصولا وقتی که بدون هیچ برنامه ای برای کسب نتیجه وارد یک کاری می شوید، زمان از دست شما خارج می شه.و ساعت های زیادی رو صرف کاری می کنید که نتیجه ای از آن نمی گیرید..بعنوان مثال، اگر قرار است که امروز با یک مدیر دیدار داشته باشید.و یا با رئیس بانک صحبتی داشته باشید، بدنبال حاشیه نباشید، نتیجه رو بدانید.

اگر قرار است که قراردادی رو تنظیم کنید ،.فقط برای تنظیم قرار داد بروید. هیچ وقت با خودتان نگویید که:.”حالا برم به امید خدا که یه قراردادی هم ببندم.”.این باعث می شه که ساعت های زیادی رو صرف گفتگوهای حاشیه ای و یا کارهای جانبی کنید.

پس نتیجه رو در نظر بگیرید و متناسب با نتیجه ای که در ذهن دارید.برای انجام کارها اقدام کنید. اگر قرار است به بانک بروید و یک پرینت حساب بگیرید،.نیاز نیست که یک ساعت با رئیس بانک، بر سر مسائل اقتصادی روز صحبت کنید..به بانک بروید و پرینت حساب تون رو بگیرید. به همین سادگی.

محدودیت زمانی بگذارید

3. محدودیت زمانی برای انجام کارها بگذارید

علاوه بر نتیجه گرایی، باید محدودیت زمانی رو نیز به کارهای روزمره ی تون اضافه کنید..همه ی ما کم و بیش، با چند دقیقه اختلاف، می دانیم.که تمام کارهامون چقدر زمان برای انجام شدن نیاز دارند.

پس بهتر است که برای هر کار یک محدودیت زمانی بگذاریم تا بتوانیم به همه ی کارهامون بپردازیم..مثلا اگر قرار است امروز خرید منزل داشته باشیم.و بر اساس محاسبات خودمان و لیست خریدمان،.تخمین زده ایم که نیم ساعت بیشتر نباید صرف این کار شه،.به همان نیم ساعت پایبند باشیم.

اینطور نباشد که از اولین قفسه فروشگاه تا آخرین قفسه رو طی کنیم برای اینکه یک لیست خرید رو خریداری کنیم..بطور مشخص، به سراغ لیست برویم و آن کار رو در محدوده ی زمانی ای که تعیین شده است انجام ببدیم..این کار در کنار نتیجه گرایی، یکی از تکنیک های اصلی مدیریت زمان می باشند.

4. از اول هفته ، برنامه های کاری خودمان رو تنظیم کنیم.

برای کارهای مهم، نمی توان روزانه تعیین برنامه زمانی کرد. ما برای کارهای مهم،.مثل قرار کاری، مثل مطالعه کردن، مثل سفر رفتن و خیلی از اتفاقات دیگر،.باید از اول هفته برنامه ریزی کنیم.

این برنامه قطعی، به ما امکان برنامه ریزی برای کارهای با اولویت کمتر رو می دهد..ما اگر بدانیم که روز دوشنبه صبح یک قرار کاری داریم.و از اول هفته برنامه ی خودمان رو تنظیم کنیم،.دیگر هیچ اختلالی در برنامه بوجود نمی آید و ما سر وقت،.بر اساس زمان تعیین شده، مدیریت زمان کار مهم خودمان رو در دست می گیریم.

اگر برنامه ای تعیین شده از اول هفته نداشته باشیم،.هم پوشانی بسیاری روی کارها داریم. یک مثال ساده این است که قرار دکتر دندانپزشک خودمان رو درست در همان زمانی تعیین می کنیم.که قرار مهمی با یکی از مدیران برجسته کشور داریم..چرا؟ به این دلیل که هیچ لیست مشخصی از برنامه ها نداریم که به ما اولویت کارهامون رو نشان دهد.

5. یک برنامه منعطف روزانه نیز داشته باشید.

طبیعتا همه ی کارها رو نمی توان از اول هفته مدیریت زمان کرد..چرا که بسیاری از کارها با اولویت درجه دوم و سوم، ممکن است که تغییر زمان داشته باشند.و یا به صورت اتفاقی برای ما رخ دهند..اینجاست که ما باید برای هر روزمان یک برنامه انعطاف پذیر هم داشته باشیم.

مثلا بیرون رفتن با خانواده و یا رفتن به تولد یکی از دوستان، چیزی نیست.که ما از اول هفته برنامه ریزی کنیم..و باید کمی انعطاف در برنامه های روزانه داشته باشیم که به آن ها هم برسیم..البته این نکته فراموش نشه که برنامه هفتگی ما همیشه در اولویت است.

ویژگی دیگری که برنامه روزانه دارد این است که اگر یکی از برنامه های روزمان دچار مشکل شد.و یا به کل لغو شد، ما سر درگم نیستیم.و یک برنامه جایگزین برای آن داریم.

مثلا فرض کنید که امروز با استاد دانشگاه تون قرار داشتید.و یک ساعت پیش از قرار پیامی از استاد دریافت می کنید که دیدار امروز کنسل است..خب شما باید در این زمان چه کار کنید؟ آیا باید یکساعت از وقت تون رو هدر دهید؟.طبیعتا قانون مدیریت زمان می گوید که یک برنامه ی منعطف داشته باشید.و در آن یک ساعت مثلا به مطالعه بپردازید.

6. یک لیست برای کارهای انجام شده ترتیب دهید.

ما زمانی میتوانیم به مدیریت زمان برسیم که یک گزارش کامل از کارهای انجام شده ی خودمان داشته باشیم..در واقع اگر ما ندانیم که به کدام یک از توانایی هامون پرداخته ایم.و کدام یک رو رها کرده ایم، هیچ گاه نمی توانیم مدیریت زمان رو در دست بگیریم.و یک بهبود مقطعی در برنامه ی کاری مان ایجاد می شه.

اما برای اینکه بتوانیم یک ساز و کار نظام مند داشته باشیم،.بهترین کار این است که تمام کارهای انجام شده ی مان رو لیست کنیم..اگر به صد در صد کارهامون رسیده ایم و برنامه هفتگی و روزانه رو انجام داده باشیم،.آنگاه ما زمان رو مدیریت کرده ایم . ولی اگر هنوز خللی در کار باشد، می توانیم با تقسیم بندی کارها،.مدیریت زمان برای رفع موانع برنامه ریزی رو نیز انجام بدیم.

7. مهم ترین کارهاتون رو همان اول صبح انجام دهید

یکی از رازهای موفقیت افراد موفق، این است که همه ی کارهای مهم خود رو در صبح ها انجام میدهند..پس شما هم می  تونید از این تجربه ی بزرگان در خصوص مدیریت زمان استفاده کنید.

سعی کنید همه ی کارهای اولویت دار، از قرار های کاری ،.کارهای اداری، حتی مطالعه و خرید کردن رو در صبح انجام دهید.و برای هر روز صبح تون یک برنامه فشرده و دقیق ترتیب دهید..این کار به شما کمک می کنه که در نیمه ی روز، بخش مهمی از کارهاتون رو انجام داده باشید.و با انعطاف بیشتری به باقی کارهاتون بپردازید.

تمرکز در مدیریت زمان

8. تمرکز داشته باشید

یکی از دشمنان اصلی مدیریت زمان، عدم تمرکز است. برای همه ی ما بارها پیش آمده است.که در حال انجام یک کار مهم، ناگهان با اعلان گوشی و یا تماس یکی از دوستان مان،.به کل از آن کار فاصله گرفته باشیم و یک زمان زیادی رو بر سر کاری مهم از دست داده باشیم..این یک نمونه ساده از عدم تمرکز و تاثیر منفی آن بر روی مدیریت زمان است.

بهترین تکنیکی که برای تمرکز و مدیریت زمان می توانیم به شما پیشنهاد کنیم این است.که پیش از انجام هر کار مهم، تمام مزاحمین و چیزهایی که حواس شما رو پرت می کنند رو به کل از بین ببرید.

اگر مشغول یک کار مهم هستید و یا در یک جلسه ی کاری هستید،.گوشی خودتان رو خاموش کنید..دقت کنید که گفتیم خاموش، نگفتیم سایلنت. این کار باعث می شه که شما در زمان مشخص،.بدون هیچ بر هم زننده ی تمرکزی، به کارتان برسید.و یا لزومی ندارد که وقتی در حال یادگیری و مطالعه هستید،.یک گوشتان هم به اخبار تلویزیون باشد. سعی کنید،.کاری که انجام میدهید رو با تمرکز و با حذف عوامل مزاحم انجام دهید..نتیجه ی شگفت انگیز آن رو در مدیریت زمان خواهید دید.

9. چند کار رو با هم انجام ندهید

یک ضرب المثل قدیمی ایرانی می گوید که: “انسان دو دست بیشتر ندارد.”.متاسفانه، این سرفصل، یکی از آسیب های جدی بحث مدیریت زمان است..اگر میخواید که از زمان به صورت بهینه استفاده کنید،.تحت هیچ شرایطی نباید دو کار رو به صورت همزمان انجام دهید.

تنها بر روی یک کار تمرکز کنید و سعی کنید آن رو به بهترین شکل ممکن انجام دهید.و بعد به سراغ کار بعدی بروید. این که شما چند کار رو به صورت همزمان انجام بدهید،.باعث می شه که هم زمان رو از دست بدهید.و هم اینکه در هیچ کدام از کارها نتیجه ی مطلوبی دریافت نکنید.

10. استخاره نکنید، انجام دهید

یکی از عادات بد ما ایرانی ها این است که همیشه منتظر یک اتفاقیم تا که یک کاری رو انجام بدیم..بارها این جمله رو از اطرافیان خودمان شنیده ایم که:.”الان حالیش نیست، بذار هر وقت حالش اومد انجامش میدم.”.این یک آسیب بزرگ در بحث مدیریت زمان است.

هر کاری رو بدون هیچ استخاره و انگیزه ای انجام بدهید. و از آن مهم تر که به هیچ وجه جمله شرطی برای انجام کارهاتون استفاده نکنید. بارها پیش آمده که می گوییم: “اگر امروز کارهایم رو سر وقت تمام کنم، شب حتما چند صفحه مطالعه می کنم.”

این هم یکی از آن کارهایی است که باعث اتلاف وقت می شه. این جمله رو به این حالت تغییر دهید:.” امروز کارهایم رو انجام میدهم و بعد هم به مطالعه می پردازم.” .اگر کارها رو بدون معطلی و استخاره کردن انجام دهید،.به همه ی کارهاتون می رسید و زمان هم زیاد می آورید. شک نکنید.

11. دنبال ایده آل نباشید

ایده آل هیچ وقت رخ نمی دهد. اصلا بگذارید خیالتان رو راحت کنیم..هیچ ایده آلی وجود ندارد،.چرا که اصولا ایده آل سقفی ندارد و هر بار که شما بگویید کاری رو باید ایده آل انجام دهم،.یقینا از آن بهتر هم می شه..پس به کل ایده آل گرایی رو فراموش کنید.و جای آن رو با کمال گرایی عوض کنید.

فرق این دو، در این است که شما برای مدیریت زمان و موفقیت در کارهاتون،.باید با تمام قدرت کاری رو که برای آن برنامه ریزی کرده اید رو بصورت کامل و تمام و کمال انجام دهید..وقتی به این هدف رسیدید، آن کار انجام شده است و باید به سراغ کار بعدی بروید..اگر بخواهید دچار وسواس ایده آل گرایی بشوید،.باید بگوییم که به یک کارتان هم در روز نمی رسید.

12. روی جزئیات وقت نگذارید

وقتی صحبت از اولویت ها می کنیم،.یعنی شما باید کارهایی که درجه اهمیت بیشتری دارند رو به ثمر برسانید..اما متاسفانه بسیاری از کسانی که قصد دارند برای خودشان اولویت تعیین کنند، بجای برنامه ریزی بر روی شمای کلی زندگی،.آنقدر وارد جزئیات می شوند که به کل برنامه مدیریت زمان در حاشیه قرار می گیرد.

این رو به خاطر داشته باشید که جزئیات، شما رو از اصل باز می دارند..سعی کنید چشم انداز درست داشته باشید و به چشم انداز پایبند باشید.

13. به خودتان استراحت دهید

ذهن انسان پس از انجام نود دقیقه فعالیت متمرکز،.دچار خستگی می شه و نیاز به استراحت دارد..یادتان باشد که هیچ گاه مدیریت زمان،.قرار نیست به بیگاری تبدیل شه..شما باید برای زمان های استراحت خودتان هم برنامه ریزی داشته باشید.

چرا که اگر استراحت نکنید، تمرکزتان از بین می رود و از بین رفتن تمرکز و خستگی،.باعث می شه که شما زمان رو از دست بدهید و این خلاف تکنیک مدیریت زمان است..پس بعد از هر 90 دقیقه کار پی در پی،.حتما به خودتان یک ربع استراحت بدهید و بعد به دنبال کار دیگر بروید.

یادتان باشد، مفهوم مدیریت زمان، به هیچ وجه به معنای کار کردن زیاد نیست..شما باید به اندازه یک انسان عادی استراحت کنید.و به همان میزان هم کار کنید. تکنیک مدیریت زمان، بهره بردن درست از زندگی عادی است.

14. از زمان های انتظار به درستی استفاده کنید

بخشی از زمان ما، در انتظار تلف می شه . گاهی اوقات منتظر اتوبوس بعدی هستیم..گاهی منتظر هستیم که همسرمان آماده شه و به یک مهمانی برویم..گاهی منتظر آن هستیم که مدیریت جلسه اش تمام شه و او رو ببینیم.

اما اگر یک حساب سر انگشتی داشته باشیم،.می بینیم که همین زمان های انتظار، یکی از آن دسته زمان های از دست رفته ای هستند.که ما رو از زندگی عقب می اندازنه. پس از زمان های انتظار تا می تونید بهره بگیرید.

بهترین راه برای بهره بردن از زمان های انتظار مطالعه کردن و آموزش دیدن است..کتاب ثروتمندترین مرد بابل، یکی از آن کتاب هاست که می تونید از فروشگاه تهیه کنید.و در زمان های انتظار، حتی پشت ترافیک،.به آن گوش کنید و مدیریت زمان رو در راستای آموزش خودتان به کار بگیرید.

15. غرق شبکه های مجازی نشوید

بخش عظیمی از زمان روز ما، در شبکه های اجتماعی نابود می شه..اگر مرحله ی یک رو به درستی انجام داده باشید، حتما به این نتیجه رسیده اید.که بیشتر وقت خودتان رو در شبکه های مجازی از دست داده اید.

اما باید بگوییم که برای سر زدن به شبکه های اجتماعی یک برنامه درست داشته باشید..وقت خودتان رو صرف پست ها و پیام هایی که هیچ سودی برای زندگی تون ندارند، نکنید.

16. تعارف رو کنار بگذارید

ما ایرانی ها با تمام خوبی هامون، یک خصلت ناپسند داریم و آن تعارف کردن است..ما با همه ی انسان ها تعارف داریم. گاهی حاضریم که زندگی مان،.اهداف مان، موفقیت مان رو رها کنیم ولی تعارف رو زمین نگذاریم.

برای مدیریت زمان، یک مهارت مهم وجود دارد و آن نه گفتن به همه ی خواسته ها و تعارفاتی است.که زندگی و زمان شما رو مختل می کنه. پس تا می تونید نه بگویید و نه گفتن رو تمرین کنید.

17. ورزش کنید

زمان، موقعی برای شما کارآمد است که شما تن سالمی داشته باشید تا بتونید به همه ی کارهای زندگیتون برسید..پس حداقل روزی پانزده دقیقه ورزش کنید و سعی کنید با ورزش کردن همیشه خودتان رو شاداب نگه دارید..شادابی شما کمک می کنه که زمان بیشتری در زندگی داشته باشید.و کارهاتون رو نیز متمرکز تر انجام دهید.

18. خوب بخوابید

هیچ الزامی در کار کردن بیش از حد نیست و هیچ الزامی وجود ندارد که شما برای مدیریت زمان،.از خواب و خوراک تون بزنید. شما با این کار نه تنها زمان رو مدیریت نکرده اید،.بلکه مدیریت زندگی تون رو نیز از دست داده اید.

پس تا می تونید استراحت کنید و به خودتان استراحت دهید.و سعی کنید که برنامه زندگی تون رو عاقلانه و بدون هیچ فشاری بر روی دیگر بخش های زندگی تون تنظیم کنید.

19. تغییرات خودتان رو ثبت کنید

تا بدین جای کار شما  باید هجده مرحله رو انجام بدهید که طبیعتا در یک روز یا دو روز به نتیجه نمی رسد.و شما باید عادت مدیریت زمان رو در زندگی تون نهادینه کنید..برای این که یک این عادت همراه با انگیزه شه، تغییرات خودتان رو ثبت کنید..این کار باعث می شه که هر روز برای مدیریت زمان انگیزه ی بیشتری داشته باشید.

20. یک بار دیگر ، زمان رو تحلیل کنید

حال وقت آن است که نتیجه رو بسنجید..برای این کار بهترین راه این است که یک بار دیگر زمان زندگی تون رو تحلیل کنید..درست مثل مورد اول. اگر تغییر محسوسی مشاهده کردید، مطمئن باشید که در مسیر موفقیت در حال حرکت هستید.

اما اگر هنوز احساس می کنید که جای تغییر وجود دارد،.خودتان رو شماتت نکنید و به این مسیر افتخار کنید..شما امروز قدرت تحلیل زندگی رو پیدا کرده اید و نیاز به تغییر رو تشخیص داده اید..این اولین گام برای رسیدن به موفقیت در زندگی است.

اولویت بندی کارها در مدیریت زمان

سلام ماهانی عزیز. اگر تو هم مثل خیلی‌ها زمان کم میاری و نمیدونی چجوری کارای اولویت دار خودتو به موقع انجام بدی و به همه‌ی کارات برسی، این مقاله مربوط به اولویت بندی کارها رو بخون. تو این مقاله، بهت گفتم که چجوری میتونی زمان رو برای کارهای اولویت دار مدیریت کنی.

تکنیک خفن مدیریت زمان و اولویت بندی کارها

تکنیک‌های خفن مدیریت زمان و اولویت بندی کارها

عدم مدیریت زمان، مشکلیه که هر کسی رو میتونه دچار گرفتاری‌های زیادی کنه و متاسفانه باید گفت که خیلی از مردم دنیا هستن که با مشکل مدیریت زمان روبرو هستن. اما از این مسئله‌ بدتر، وقتیه که شما برای کارای اولویت دار خودتون هم مدیریت زمان رو نداشته باشید.

یه وقتایی هست که آدم به کارای خودش میرسه و آخر روز میبینه که یه سری کارا رو نتونسته انجام بده و زمان کم آورده، اما یه حالت دیگه هم داریم که اولویت بندی کارها هم بهم میخوره و ما برای کارای اولویت دار خودمون هم زمان کم میاریم.

اینجاست که باید یه فکر اساسی برای زمان بندی اولویت کارها داشته باشیم و از چند تا تکنیک طلایی برای اولویت بندی کارها استفاده کنیم. تیم ماهان تیموری، مدت‌ها روی این قضیه کار کرده تا که به یه روش جامع در مورد اولویت بندی کارها رسیده و میخواد توی این آموزش به شما بگه که چطوری هم کارهای اولویت دار خودتون رو انجام بدید و هم زمان برای بقیه‌ی کاراتون اضافه بیارید و بتونید به همه‌ی کاراتون برسید.

اما قبل از اینکه این مقاله رو بخونید، حتما یه سر به مقاله مدیریت زمان تیم ماهان تیموری بزنید. چون خیلی از مشکلات پایه در اولویت بندی کارها، مربوط میشه به مقدمات بحث مدیریت زمان و اگر اون‌ها رو درست انجام ندید، تکنیک‌های این مقاله رو هم نمیتونید به خوبی توی زندگیتون پیاده کنید.

برای این که اولویت بندی کارهاتون رو رعایت کنید، باید چند تا تکنیک ساده رو بلد باشین و بهش عمل کنین.

اولویت بندی کار های روزانه

1) تمامی کارهای روزانه خودتون رو لیست کنید.

اولین کاری که برای اولویت بندی کارها باید انجام بدید اینه که تمامی کارهای روزانه خودتون رو لیست کنید. این لیست کردن ممکنه یه مقدار طول بکشه. چون طبیعتا شما یه سری کاراتون هر روز مشخص میشه و یه سری کارا هم هست که ثابته.
اما اگر می‌خواید به یک دقت و برنامه ریزی در اولویت بندی کارها برسید، یک هفته وقت بگذارید و کارهاتون رو بررسی کنید و همه رو روی کاغذ بیارید و سعی کنید که جز به جز اون‌ها رو مشخص کنید. این باعث میشه که یک شمای کلی از مدیریت زمان در اولویت بندی کارها داشته باشید.

2) برنامه روزانه را از همه‌ی کارها جدا کنید.

دومین کاری که باید برای اولویت بندی کارها انجام بدید اینه که برنامه روتین روزانه تون رو به کل از تمامی کارها جدا کنید. این که چه ساعتی از خواب بیدار میشید، اینکه باید هر روز سر کار برید. اینکه هر شب باید یه سر به خونوادتون بزنید.

این‌ها میشن کارای روزمره. یعنی کارایی که هر روز یا حداقل یک روز در میان انجامش میدین. این‌ها رو به طور کامل از لیستی که تهیه کردید، حذف کنید و در یک لیست دیگه بنویسید. چرا؟ به این دلیل که کارای اولویت دار اگر جز روتین ما قرار بگیرند، دیگه اولویت دار نیستند.

پس شما باید کارهایی رو در لیست روزمره‌ی خودتون بگذارید که انجام دادنشون بخشی از زندگی شما شده و شما باید به صورت یک عادت و یا یک وظیفه اونها رو انجام بدید. مثلا عادتتون شده که هر روز ناهار رو با خونواده بخورید. یا وظیفتونه که هر روز 8 صبح برید به محل کارتون. این‌ها دیگه از اولویت بندی کارها خارج میشن و جز کارای روتین محسوب میشن.

3) تکلیفتون رو با کارهای روزمره مشخص کنید.

قبل از اینکه ما به سراغ اولویت بندی کارها بریم باید تکلیفمون رو با برنامه روتین هر روزمون مشخص کنیم. اگر شما هم از اون دسته آدم‌هایی هستید که ساعت خواب مشخصی ندارید. ساعت وعده‌های غذاییتون مشخص نیست. ساعت رفت و آمدتون از سر کار هم دقیق نیست.

باید بگم که به هیچ وجه نمیتونید با این وضعیت اولویت بندی کارهاتون رو به درستی انجام بدین. به این دلیل که پایه‌ی برنامه‌های شما برنامه‌ی روزانه شماست. تا زمانی که شما تکلیفتون رو با این برنامه روشن نکنید، نه تنها برای اولویت بندی کارها، بلکه برای ساده ترین چیزا هم نمیتونید برنامه ریزی داشته باشید.

پس یه کاغذ جدا بردارید و سعی کنید اول برای خودتون یک برنامه روزانه درست بنویسید. میدونم خیلی سخته که بخواید یه دفعه خودتون رو با نظم روبرو کنید، اما یادتون باشه که تنها 21 روز زمان نیاز دارید که یک عادت جدید در خودتون بگذارید.

وقتی که تکلیفتون با کارهای روزمره مشخص شد، میتونید خیلی راحت برای کارای مهم تر برنامه ریزی کنید، چون میدونید که روزتون دقیقا از چه ساعتی شروع میشه و چه ساعتی هم قراره روزتون رو به پایان برسونین. این چیزیه که برای برنامه ریزی کارها و اولویت هاتون بهش نیاز دارید.

اهداف بلند مدت و کوتاه مدت

4) اهداف بلند مدت و کوتاه مدت خودتون رو بنویسید.

یکی از چیزهایی که میتونه به اولویت بندی کارهای ما خیلی کمک کنه، نوشتن اهدافه. چون ما یه وقتی هست که با یه سری کارهای روزانه اولویت دار روبروییم و یه وقتی هم هست که ما به کل، با اهداف کوتاه مدت و بلند اولویت دار روبرو هستیم.

برای کارهای اولویت دار در روز، باید برنامه‌ای جدا داشته باشیم، ولی برای اهداف نیاز هستش که از همین امروز کل اهداف بلند مدت و کوتاه مدت خودمون رو بنویسیم تا بتونیم به یک اجماع نظری در مورد اولویت بندی کارها برسیم

دسته بندی اهداف

5) اهداف خودتون رو دسته بندی کنید

خب اینجا جاییه که ما اولین قدم عملی در اولویت بندی کارها رو باید انجام بدیم. ما وقتی که کل اهداف کوتاه مدت و بلند مدتمون رو نوشتیم، وقتشه که بریم سراغ دسته بندی و مشخص کنیم که کدومشون برای ما اولویت دار هستند و کدومشون اولویتی کمتری دارند و کدومشون اصلا بدون اولویت هستند.

بگذارید یه مثال براتون بزنم. فرض کنید که شما توی مورد چهار نوشتید که اهداف بلند مدت، مهاجرت از کشور و اهداف کوتاه مدت یادگیری زبان، تکمیل مقاله‌های تحقیقی، سرمایه گذاری و… . خب وقتی بخواید اهدافتون رو دسته بندی کنید، نیاز دارید که برای همه‌ی این کارها که خیلی هم مهم هستند، یک ساز و کاری داشته باشید.

من اینجا میخوام به شما چیزی رو بگم که الهام گرفته از ماتریس آیزنهاور هستش. اگر می‌خواید اولویت کارها رو دسته بندی کنید و نقش زمان رو هم در اون جدی بگیرید، بهترین راه اینه که کل کارهاتون و برنامه اولویت بندی کارهاتون رو به چهار دسته تقسیم کنید.

دست بندی ها بر اساس…

کارهای فورری و مهم، کارهایی هستن که هم به لحاظ اولویت بندی زمانی در اولویت هستن و هم اینکه خود کار و ماهیت کار هم ارزشش بالاست. مثلا همین بحث مهاجرت که براتون مثالشو زدم، خیلی کارهای مهم و فوری داره که اولیش یادگیری زبانه. هم مهمه از این جهت که اگر زبان بلد نباشی، مهاجرت امکان پذیر نیست و هم زمانش خیلی مهمه از اون جهت که بالاخره باید زود انجام بشه و برای مهاجرت هم طبیعتا یک زمان محدودی وجود داره.

کارای غیر فوری اما مهم، دسته‌ی دوم توی اولویت بندی کارها هستن. این دسته از کارا مهم نیست که سریع انجام بشه، اما مهمه که انجام بشه. به عنوان مثال شما فرض کنید بچه هاتون رو می‌خواید مدرسه ثبت نام کنید و یک واریزی برای شهریه‌ی مدرسه داشته باشید.

دسته‌ی سوم کارهای فوری و غیر مهم هستن. یعنی یه سری کارا هست که شما باید سریع انجام بدید ولی اهمیتشون خیلی پایینه. مثلا پرداخت قبض برق کاریه که باید فورا انجام بشه اما خب اهمیت کار اونقدری نیست که ما رو بخواد نگران کنه.

و اما دسته‌ی آخر، کارهایی هستن که نه مهم به لحاظ زمانی هستن و نه مهم به لحاظ ماهیت کار. اینجاست که باید گفت که این دسته از کارها رو همون اول باید گذاشت. مثلا شما یهو هوس می‌کنید که برید پارک و قدم بزنید.

6) کارهای فوری و مهم رو اول صبح انجام بدید

تکنیک ششمی که می‌خوام تو اولویت بندی کارها بر اساس مدیریت زمان بهتون بگم اینه که همیشه آغاز روز خودتون به کارهای مهم اختصاص بدید. چرا؟ به این دلیل که وقتی در اول روز کارهای مهم هم به لحاظ زمانی و به لحاظ ماهیت کار رو انجام بدید اونموقع خیالتون راحته که برای باقی روز میتونید به بقیه برنامه هاتون برسید.

اما یه چیزی هست این وسط که خیلی باید بهش توجه کنید. اونم اینه که یه وقتایی یه کارای مهم و فوری‌ای پیش میاد که توی لیست کارها و اهداف بلند مدت و کوتاه مدت ما نبوده. مثل اینکه مثلا همسرتون زنگ میزنه و میگه که با ماشین تصادف کرده و شما باید خودتون رو برسونید به محل تصادف.

خب این کار هم مهمه و هم فوری، اما از اونجایی که ما توی اهداف بلند مدت و کوتاه مدتمون رهش فکر نکرده بودیم، تبدیل میشه به یک بار مضاعف بر روی فشارهای کاری در یک روز. اما باید بگم که جای نگرانی نداره، این دسته از کارها، استثنا هستند و اگر یه بار اتفاق افتادن، مشکلی برای برنامه‌های ما ایجاد نمیکنن.

اولویت بندی کار ها

7) اول هر هفته اولویت بندی کارهاتون رو مشخص کنید.

خب، حالا دیگه شما تکلیفتون با کارهای روزمرتون روشن شده و از طرفی برنامه و سیستم اولویت بندی کارها رو هم بلدید. حالا وقتشه که اول هر هفته، برای کارهایی که در طول هفته دارید، برنامه ریزی کنید. این برنامه ریزی باید جدای از روتین زندگی باشه ولی باید دقیق انجام بشه.

منظور از دقیق انجام شدن اینه که زمانش مشخص باشه و بدونید که دقیقا چه کاری قراره انجام بشه. اینم بد نیست بهتون بگم که نصف زمان‌های از دست رفته‌ی عمرما، فقط به این دلیل از دست رفتند که ما دقیقا نمیدونستیم که قراره در اون بازه زمانی چه کار مشخصی انجام بدیم و چقدر باید از زمانمون رو صرف اون کار کنیم؟

پس سعی کنید اولویت بندی‌ها رو از ابتدای هر هفته شروع کنید و اگر هم تغییر برنامه‌ای در طول هفته رخ داد، سعی کنید حتما یه زمان جایگزین برای برنامه‌ی اولویت بندی کارها ترتیب بدید و نگذارید که کارهای شما نصفه نیمه تموم بشه.

8) کارهای سخت رو بگذارید اول هفته

عمده‌ی مردم اینجورین که انجام کارای سخت رو میگذارن آخر هفته و انتظار دارن که کارهاشون خوب انجام بشه اما حقیقت اینه که اگرمی خواید به یک موفقیت درست و حسابی در اولویت بندی کارها برسید، باید کارهای سخت رو بیارید در اول.

به این دلیل که وقتی شما کارهای سخت رو در همین اول انجام بدید، ذهنتون آزاد میشه و این باعث میشه که احساس کنید یک هفته‌ی بسیار عالی رو پیش رو دارید و از باقی هفته لذت خاصی می‌برید. از سمت دیگه وقتی کارهای سخت رو بیارید اول هفته، اولویت بندی کارها رو جوری چیدید که انرژی شما زیاده و این انرژی سرعت میده به کارهای سخت و سریع انجام میشن.

9) به برنامه زمانی خودتون پایبند باشید

از اینجا به بعد، دیگه اولویت بندی کارها مشخصه. دیگه میدونید که کدوم کار شما در چه روزی باید انجام بشه و کدوم یک از کارای دیگه‌ی شما، قراره در چه تایمی به سرانجام برسه. برنامه روزانه‌ی خودتونم که دارید و این باعث میشه که دیگه یه برنامه منظم از زندگی داشته باشید.

پس حالا میمونه فقط یک چیز و اون چیزی نیست جز به سرانجام رسوندن تک تک کارها راس زمانی که تعیین کردید. این رو بدونید که حالا دیگه هیچ بهانه‌ای برای انجام ندادن کارها نیست. دیگه هیچ چیزی نیست ک شما رو از کارهاتون عقب بندازه. پس فقط باید اراده کنید و کارهاتون رو به موقع انجام بدید.

و اما نکته‌ی دهم….

برای رسیدن به موفقیت، هیچ کس جز خود شما نمیتونه به داد شما برسه و هیچ کس نمیتونه به شما کمک کنه، مگر اینکه خود شما بخواید. اگر می‌خواید به یک رشد در کسب و کار و یک رشد در زندگی برسید، باید تمام تلاشتون رو بکنید که به خودتون متعهد باشید.

این تعهد به خودتون رو اگر در اولویت همه‌ی مسائل زندگی بگذارید اونوقته که میتونید معنای خوشبختی، موفقیت و ثروت رو در زندگی خودتون درک کنید. پس برای رسیدن به همه‌ی آرزوهای زندگی خودتون، اول به خودتون متعهد باشید.

و اما توصیه ی آخر ….

زمان رو نمی توان کنترل کرد. زمان هیچ گاه برای من و شما نمی ایستد..گذشته بر نمی گردد و آینده هم هیچ گاه از پیش تعیین نمی شه..پس ما فقط قادر به مدیریت زمانی هستیم که همین حالا قدرت تصمیم گیری برایش رو داریم.

پس باید تلاش کنیم که حال زندگی خودمان رو خوب کنیم..اگر ما قدرت در دست گرفتن زمان رو یاد بگیریم،.مطمئنا توانایی هامون هم بیشتر دیده می شوند و در مدتی کوتاه این قدرت رو هم خواهیم داشت که به توانایی هامون اضافه کنیم و از آن ها پله ای برای صعود بسازیم.

یادتان باشد، این بیست نکته به ظاهر ساده، بزرگترین تغییرات رو در زندگی انسان های بزرگ به وجود آورده است و همگی از توصیه هایی است که استاد ماهان تیموری، در مسیر موفقیت به همه ی همراهانشان دارند. پس برای تغییر بزرگ، باید از همین نکته های بسیار کوچک شروع کنید.

این مطلب برای تو سودمنده، حتما بخونش :
ماهان تیموری کیست؟ | بنیان گذار بیزینس کوچینگ و هوش مالی در ایران

12 دیدگاه برای “مدیریت زمان | 10 + 10 تکنیک کاربردی و برتر

    • محمدحسین شفاعی
      محمدحسین شفاعی گفته:

      سلام و درود ، امیدوارم عالی باشید
      بسیار خرسندیم که مورد توجه شما و مفید واقع شده است
      رسالت ما هر جه ثروتمند تر شدن مردم عزیز ایران هست
      سلامت، شاد، موفق وسربلند باشید !

  1. علی قربانی صدر گفته:

    سلام ، یکی از مشکلات بزرگ مغز انسان بدنبال نتیجه سریع بودن است ، از این باب وقتی به شخصی گفته شود ، امروز فلان پاداش را در مقابل انجام ماموریتی خاص خواهی گرفت تا گفته شود پاداش بالاتری برخوردار خواهید شد منتها در زمانی طولانی تر ، مغز سعی در فرار و نپذیرفتن اقدام مورد نظر برنامه ریزی میکند ، لذا استاد بزرگوار و هوشیارم منابعی جهت تحقیق حد الامکان ترفندهای موجز که در زمانی کوتاهتر نتیجه‌ی ملموسی را به مغز که در واقع بدنبال مدیریت زمان با صرف کمترین انرژی می باشد ، ارائه بفرمایند ، چرا که بخصوص در جامعه ما تنبل و راحت طلبی است

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *