ماتریس آیزنهاور

سلام ماهانی عزیز.وقتتون بخیر

شاید اکثر ما با این مشکل روبرو شده باشیم ، که به دلیل کمبود زمان و نداشتن وقت به هیچ  یک از کارهایمان نرسیده باشیم. اما راه حل چیست؟ چه طور می توانیم با مدیریت زمان و با اولویت بندی به تمام کارهایمان برسیم و بتوانیم که بازده خوبی از کارهایمان داشته باشیم؟اگر شما هم این دغدغه ها را دارید و در مدیریت زمان مشکل دارید،پس این مقاله مخصوص شماست.

این ماتریس نخستین بار توسط دیوایت دی آیزنهاور حوالی سال ۱۹۵۴ عرضه شد و بعد ها در کتاب هفت عادت مردمان موثر استیفن کاوی بیشتر به آن پرداخت شده. این ماتریس از چهار قسمت تشکیل شده است و کارهای ما را به چهار قسمت تقسیم می‌کند و به ما کمک می کند که بتوانیم کار های خودمان را به بهترین شکل اولویت بندی کنیم. اما چرا اولویت بندی کارها مهم است؟ چطور باید این کار را انجام دهیم؟

اولویت بندی کارها بسیار مهم است و اهمیت آن به این علت است که اگر ما کارهایمان را اولویت بندی نکنیم این احتمال وجود دارد که بی مورد فقط برای کارهای روزمره خودمان زمان بندی کنیم. این کار باعث خواهد شد که ما فقط بتوانیم کارهایمان را در زمان هایی که تعیین کرده ایم انجام دهیم و خوشحال باشیم که طبق اصول مدیریت زمان، کارهای خودمان را پیش می‌بریم و چقدر خوب در حال تیک زدن کارهایمان هستیم.

خطر این اتفاق آنجاست که ما کارهایمان را اولویت بندی نکرده باشیم، چون این احتمال وجود دارد که کارهایی که ما انجام می‌دهیم از اهمیت زیادی برخوردار نباشند و در درازمدت ما را به اهدافی که داریم نرسانند. اگر کارهایمان را اولویت بندی کنیم می‌دانیم که اغلب کارهایی که ما انجام می‌دهیم در مسیر اهدافمان است و قرار است ما را به اهداف خودمان برساند. پس از قبل از اینکه بخواهیم کارهای خودمان را اولویت بندی کنیم، اهدافمان را با هدف گذاری و برنامه ریزی شفاف کنیم و چشم انداز ایده آلی که می‌خواهیم به آن برسیم را به واضح ترین شکل ممکن مشخص کنیم.

اتفاقا یکی از دیگر از کاربردهای ماتریس آیزنهاور این موضوع است که ما می‌توانیم علاوه بر اولویت بندی کارهایی که برای رسیدن به اهدافمان باید انجام دهیم، می‌توانیم خود اهدافمان هم اولویت بندی کنیم. برای مثال ما یک چشم انداز ده ساله برای خودمان داریم و در این ده سال می خواهیم به چند هدف برسیم و رسیدن به این چند هدف نشان دهنده این است که ما به چشم انداز خودمان رسیده‌ایم، ما باید همین اهداف هم اولویت بندی کنیم به این علت که نمی‌توان به صورت همزمان به تمامی این اهداف دست پیدا کرد و باید مشخص کنیم که کدام یک از این اهداف برای ما مهم تر هستند و به کدام یک زود تر باید برسیم. کدام هدف ها مهم هستند اما تفاوتی نمی‌کند که چه زمانی به آنها دست پیدا می‌کنیم و فقط در نظر ما رسیدن به آنها مهم هستند.

بنا بر تعاریفی که تا به الآن داشتیم شما باید در ابتدا چشم انداز خودتان را مشخص کنید و سپس اهدافی که برای رسیدن به آن اهداف وجود دارد را مشخص کنید و آن هدف هارا اولویت بندی کنید و سپس کارهایی که برای رسیدن به این اهداف باید انجام بدهید را برای خودتان مشخص کنید و سعی کنید که آنها را هم اولویت بندی کنید.

پس از این که اولویت بندی کردید تازه می‌توانید از تکینک های مدیریت زمان استفاده کنید. در این شرایط می‌دانید تک تک کارها و اقدام هایی که انجام می‌دهید برای چه هدفی است و شما را به چه هدفی می خواهد برساند، کدام کارها را اگر انجام دهید فقط شما را عقب می‌اندازند و بهتر است که کلا انجام نشود.

ماتریس ایزنهاور : کارهای مهم و فوری

این کارها اولویت بسیار زیادی دارند و بهتر است که هرچه سریعتر انجام شوند و اهمیت آنها زیاد است و بهتر است که هرچه توان دارید را صرف این کارها کنید وتا با استفاده از آنها بتوانید کارهای مهم خودتان را که جز کارهای فوری شما نیز هستند را در کم ترین زمان ممکن انجام دهید.

این موضوعات به شما کمک خواهند کرد  که به بهترین شکل ممکن کارها و یا اهدافی که از همه مهم‌تر هستند را کشف کرده و زمانتان را روی آنها بگذارید و هر چه سریع‌تر آنها را انجام دهید.

در ضمن به این نکته هم توجه داشته باشید که هر چه جلو‌تر می‌روید باید از زمان  خودتان بیشترین استفاده را کنید که بتوانید و نگذارید که کارهایتان وارد این مرحله شوند. اگر توجه داشته باشید بیشتر اتفاقاتی که برای شما می‌افتند و شما باید خیلی فوری کاری را انجام دهید که اتفاقا این کار تاثیر بسیاری هم در زندگی شخصی یا کاری شما دارد به این علت است که شما در گذشته در صورتی که برای شما مهم بوده اند ولی فوریتی نداشته اند و شما آنها را انجام نداده اید که امروز به این روز رسیده‌اید و مجبورید که در مدت زمان کم آن کار را انجام دهید.

البته از این پس شما می‌توانید بنا به چشم انداز و اهمیت هدف گذاری که انجام داده اید اقدام های خودتان را اولویت بندی کنید و طبق این اولویت بندی که انجام داده اید کارهای خودتان را انجام دهید و تمام تلاش خود را بکنید که کارهایی که مهم و غیر فوری هستند به هر علتی به کارهای مهم و فوری تبدیل نشوند.

البته که برخی از کار وجود دارند که به صورت ناگهانی برای شما پیش می‌آیند وشما باید آنها را انجام دهید برای مثال شما تصور کنید که شما قصد دارید تا آخر ماه بعدی یک میلیون به درآمد خود اضافه کنید و در این بین یک فرصتی پیش می‌آید که شاید در برنامه شما نیست ولی اگر آن را انجام بدهید این اتفاق می افتد و تا یکسال هر ماه شما یک میلیون به دستتان میرسد.

در این شرایط با اینکه برای آن کار برنامه ریزی نکردیه اید ولی اینکار به برنامه مهم و وفوری شما تبدیل می‌شود. به جز این مثالی که زدیم وبه طور کلی فرصت های ناگهانی که برای شما پیش می آیند و شما را یک قدم به هدفتان نزدیک تر می‌کنند باید جز کارهای مهم و فوری شما باشند و بهتر است شما باید کاری کنید که همه کارهایتان در مرحله غیر مهم و فوری به پایان برسند و اصلاً وارد این مرحله نشوند. به یاد داشته باشید هرچه کارهایی که بر عهده شماست کم تر در این مرحله باشند شما احساس آرامش بیشتری را تجربه خواهید کرد.

پیشنهاد ما به شما : غلبه بر تنبلی 

ماتریس ایزنهاور : کارهای مهم ِ غیرفوری

در ماتریس ایزنهاور کارهایی که شما دوست دارید در زندگیتان انجام دهید و شما را به اهدافتان می‌رسند در این مرحله قرار دارند و اصولاً از اهمیت بالایی برخوردارند و بسیار مهم هستند و فقط ضرورت خاصی ندارند.

شما در ابتدا باید سعی کنید که کارهای مهم و فوریتان را انجام دهید و پس از آن تمامی کارهایتان را که در این مرحله هستند را انجام دهید تا روزی به کار مهم و فوری تبدیل شوند.

برای مثال شما تازه دانشجو شده اید و قصد دارید که دکتری خود را در کشور آلمان بخوانید و با خودتان می‌گویید که خب من ۶ سال دیگر وقت دارم و به وقتش شروع می‌کنم.

این حرف یعنی اینکه شما می‌دانید که اینکار مهم است ولی منتظرید که در دوسال آخر به صورت فشرده زبان آلمانی را یاد بگیرید.

در حالی که اگر از همین الآن شروع کنید به یادگیری زبان، نه تنها با استرس کم تر آن را یاد می‌گیرید بلکه می‌توانید به صورت خود آموز قسمت اعظم این زبان را یاد بگیرید و هزینه کم‌تری صرف آموزش کنید.

همچنین شما می‌توانید پس از مدتی که این زبان را یاد گرفتید زبان سوم خودتان را هم یاد بگیرید و قالبلیت های خودتان را بیشتر کنید. این مرحله، مرحله ای است که اگر آن را به بهترین شکل عملی نکنید در آیند ه احتمال آنکه فرصت‌های زیادی را از دست بدهید وجود  دارد.

پیشنهاد ما به شما : تندخوانی کمک آزمون

ماتریس ایزنهاور : کارهای غیر مهم اما فوری

این کارهایی است که می‌دانید که اهمیت زیادی در مسیر اهداف شما ندارند ولی کن مجبورید آنها را انجام دهید.در ماتریس آیزنهاور شما در مواجه با چنین کارهایی دو راه حل دارید اول از همه اینکه زمان انجام کارهایتان را تغییر دهید و سعی کنید که در یک زمان دیگر‌ آنها را انجام دهید و یا اینکه به دنبال افرادی باشید که بتوانند به بهترین شکل ممکن این کار را برای شما انجام دهند و آن کار را به آنها بسپاردید.

البته احتمال دارد که جابه جا کردن زمان انجام دادن کاری دشوار باشد و شما مجبور باشید راه دوم را انتخاب کنید و دیگران تقضا کنید که به شما کمک کنند.

کارهای غیر مهم و غیرفوری

متاسفانه به دلیل نداشتن برنامه ریزی و هدف گذاری اصولی بیشتر زمان ما صرف این کارها می‌شود. برای مثال ساعت ها نشستن پای تلوزیون، ساعت‌ها چک کردن اینستاگرام و تلگرام و صحبت های بی فایده در گروه های مختلف و یا خواندن مقاله های زرد درباره هنرمندان در اینترنت و … باعث می‌شوند که ما بیشتر زمان خودمان را هدر دهیم و نتوانیم برای کارهای مهم فوری و غیر فوری خودمان زمان صرف کنیم و در نهایت این اتفاق باعث می‌شود که نه تنها برای موفقیت و پیشرفت خودمان تلاشی کنیم بلکه اگر فرصت جدیدی برای در زندگی به وجود بیاید ما نتوانیم از آن به خوبی استفاده کنیم و با از دست دادن آنها فقط میزان موفقیت خودمان را کاهش می‌دهیم بلکه حسرت آنها را تا آخر زندگی همیشه خواهیم.

آیا ماتریس آیزنهاور فقط برای برنامه ریزی فعالیتهای روزمره است؟

قبل از اینکه بخواهیم درباره چشم انداز ایده آل و هدف گذاری و برنامه ریزی شما صحبت کنیم بهتر است که ابتدا در باره ماتریس آیزنهاور صحبت کنیم.

ماتریس آیزنهاور از چهار قسمت مهم و فوری، مهم و غیر فوری، کم اهمیت و فوری و کم اهمیت و غیر فوری تقسیم کرد.

شما باید سعی کنید که کارهایتان را اولویت بندی کنید ماتریس آیزنهاور می‌تواند به شما در این زمینه کمک کند.

اما همان طور که گفتیم شما قبل از اولویت بندی کارهایتان اول از همه باید ببینید که به کجا می‌خواهید برسید و چشم انداز زندگی شما چیست؟

چشم انداز زندگی یک تصویر کلی‌تر و بزرگ‌تر از هدف است و به شما کمک می‌کند که اهدافتان را در جهت رسیدن به آن تنظیم کنید. چشم انداز به زندگی شما جهت می‌دهد و به شما این قدرت را می دهد که کنترل زندگی خودتان را در دست بگیرید.

برای مثال شما تصور کنید که سکان یک قطار را در دست دارید. آن شهری که می‌خواهید به آن برسید چشم انداز کلی شماست، آن شهری که شما قصد سفر به آن را دارید چشم انداز کلی شماست و ایستگاه هایی که در طول مسیر در آنها متوقف می شوید اهداف شما هستند. چشم انداز و اهداف هر دو برای شما ضروری‌اند.

بدون داشتن چشم انداز، شما اصلاً نمی دانید که کجا باید بروید و همینطور بدون هدف فقط به جلو می‌روید. اگر هم برای خودتان هدف نگذارید رسیدن به چشم انداز خودتان  در واقع غیر قابل دستیابی خواهد بود و شما به راحتی نخواهید توانست که آنها را عملی کنید.

شاید چشم انداز و هدف کلی که دارید فقط از نظر خودتان منطقی باشد ولی یکی از ویژگی‌های یک چشم انداز ایده آل این است که بتوانید آن را به راحتی به دیگران توضیح دهید و همچنان برای خودتان شفاف باشد به طوری که بدانید اهدافی که می‌گذارید از چه جهت به شما کمک خواهد کرد که به هدفتان برسید.

پس از اینکه چشم انداز خودتان تعیین کردید نوبت به آن می‌رسد که برای خودتان هدف گذاری کنید و بخواهید که به بهترین شکل ممکن اهداف خودتان را طراحی کنید.

یکی از روش‌هایی که برای هدف گذاری وجود دارد و بسیار هم از آن استفاده می‌شود روش هدف گذاری اسمارت smart است. هدف گذاری اسمارت به ما می گوید که یک هدف باید قابل اندازه گیری، مشخص، قابل دسترسی، واقع بینانه و زمان دار باشد.

مشخص:

باید همه جنبه های هدفتان را برای خودتان شفاف کنید. تک تک موارد از جمله این که چه کاری باید انجام بدهید؟ چه کسانی در این مسیر می‌توانند به شما کمک کنند؟ چه منابعی برای شروع این هدف دارید؟ این هدف چطور می‌تواند در چشم انداز شما تاثیر گذار باشد.

قابل اندازه گیری:

پس از اینکه هدف خودتان را به طور کامل شفاف کردید باید هدفتان را قابل اندازه گیری کنید. قابل اندازه گیری بودن هدف به شما از دوجهت کمک می‌کند. اول از همه به شما این کمک را می‌کند که بتوانید میزان پیشرفت خودتان را در نظر بگیرید. دوم از همه در مدیریت زمان به شما کمک می کند که در هر روز چه مقدار برایش وقت بگذارید.

پیشنهاد کا به شما : اهمال کاری چیست؟

زمان دار و واقع بینانه:

هدف شما باید زمان دار باشد به این معنا که شما باید مشخص کنید که چه زمانی باید به اهدافی که دارید را عملی کنید.

همچنین باید اهدافی که برای خودتان تعیین کرده‌اید به صورت واقع بینانه تعیین شده باشند برای مثال شما نمی‌توانید ناگهان در اردیبهشت‌ماه تصمیم بگیرید که می‌خواهید پزشک شوید و در دو ماه تمام درس‌های دبیرستان را بخوانید و در کنکور رتبه تک رقمی هم به دست بیاورید و مستقیم به رشته پزشکی وارد شوید.

قابل دسترسی: هدفی که شما انتخاب می‌کنید باید به نحوی باشد که شما بتوانید بر اساس توانمندی‌هایتان به آن دسترسی پیدا کنید. قابل دسترس بودن هدف امکان تحقق آن را پیدا می‌کند.

پس از اینکه اهداف خودتان را از این روش مشخص کردید نوبت به این موضوع می رسد که آنها را طبق ماتریس آیزنهاور اولیت بندی کنید و ببینید که رسیدن به کدام یک از این اهداف مهم تر است و آن را در اولویت خودتان قرار دهید و پس از آن سعی کنید که به بهترین شکل ممکن آنها را عملی کنید. به یاد داشته باشید که این اهداف شما باید در نهایت شما را به چشم انداز اصلی خودتان برسانند.

سخن پایانی:

از اینکه تا پایان این مقاله همراه من بودید از شما متشکرم. در این مقاله سعی کردیم که به کمک ماتریس آیزنهاور ،راهکارهایی برای مدیریت زمان ارائه بدهیم که ما را زودتر و با زمان بندی درست به اهدافمان برساند.

اگر درباره ی این مقاله صحبت و یا نظر خاصی دارید ،می توانید در بخش نظرات برایمان بنویسید و مطئن باشید که تمام کارشناسان مجموعه ماهان تیموری با اشتیاق پاسخگو شما خواهند بود.

سوالات متداول: