آموزش مدیریت زمان در مدیریت پروژه

سلام ماهانی عزیز. اگه تو هم توی مدیریت پروژه مشکل زمان داری و دلت میخاد که جدیدترین استراتژی‌های مدیریت زمان در مدیریت پروژه رو بدونی، این مقاله که درباره آموزش مدیریت زمان در مدیریت پروژه هست ،بهت کمک میکنه که با بهترین متدهای روز آشنا بشی.

 

یکی از بزرگترین دغدغه‌هایی که در بحث مدیریت پروژه وجود داره، دغدغه‌ی زمان هستش. اگر نگاهی به آمار رسمی پروژه‌های مختلف داشته باشید، می‌بینید که همیشه پروژه‌ها با یه مشکل بزرگ مواجه هستن و اونم چیزی نیست جز اینکه در سر زمان مقرر تموم نشدن و این باعث شده که به کلی پروژه یا لغو بشه یا با مشکلات بسیاری روبرو بشه.

این مشکلی نیست که فقط تو پروژه‌های بزرگ باشه، حتی پروژه‌های کوچک و پروژه‌های نرم افزاری با داده‌های امروزی و تکنولوژی‌ای که هست هم به مشکل زمان میخوره و مشکل در جایی نیست جز برنامه ریزی برای زمان در پروژه.

ما در مدیریت پروژه اصلی رو تعریف میکنیم به نام مدیریت زمان. یعنی شما به عنوان کسی که پروژه رو شروع می‌کنید باید به این نکته آگاه باشید که هر پروژه‌ای یک قالب بسیار محدود داره و شما نمیتونید تحت هیچ شرایطی، خارج از این قالب محدود فعالیت کنید.

دو قالب محدودی که توی پروژه‌ها هستن و ما مجبوریم که از اون‌ها پیروی کنیم، قالب زمان و بودجه هستند. در واقع ما هر پروژه‌ای رو که شروع می‌کنیم، باید به این نکته توجه داشته باشیم که درسته که هدف برای ما مهم ترین چیز در پروژه است، اما قرار هستش که این هدف تو یه بازه زمانی محدود به نتیجه برسه و قرار هم هست که توی این بازه زمانی محدود، یه مقدار مشخصی از بودجه رو صرف اون پروژه بکنیم.

پس مدیریت زمان و مدیریت بودجه توی هر مدیریت پروژه‌ای، حرف اول رو میزنه. ما برای مدیریت بودجه مقاله‌های متعددی براتون آماده کردیم اما امروز میخایم در مورد مدیریت زمان در مدیریت پروژه با شما صحبت کنیم و به شما بگیم که چطوری میتونید با ساده ترین استراتژی‌ها مسئله زمان رو برای خودتون حل کنید و دیگه به مشکل مدیریت زمان برنخورید.

استراتژی‌های برتر مدیریت زمان در مدیریت پروژه

استراتژی و برنامه ریزی دو عنصر به هم پیوسته هستند که بدون هم هیچ معنایی پیدا نمی‌کنند. اگر مقاله آموزش مدیریت پروژه رو خونده باشید، اونجا به شما گفتیم که یکی از مقدماتی که شما باید در بحث مدیریت پروژه داشته باشید، این هست که یک برنامه ریزی درست برای کارتون داشته باشید.

برنامه ریزی شما اونجا به بخش‌های مختلفی تقسیم میشد که زمان هم یکی از اون بخش‌ها بود. اما حالا میخایم اون برنامه ریزی زمانی رو با چند تا استراتژی درجه یک همراه کنیم که شما بیشترین بهره رو از مبحث مدیریت زمان در مدیریت پروژه ببرید. فقط این نکته رو فراموش نکنید که برای انجام این استراتژی‌ها، لازم هستش که همه شون رو با هم توی کارتون داشته باشید. اینکه شما نصفه نیمه این استراتژی‌ها رو انجام بدید، هیچ فایده‌ای نخواهد داشت.

پیشنهاد ما به شما : تفاوت سازمان رسمی و غیر رسمی

تمرکز بر روی برنامه کاری از آغاز روز

اولین استراتژی‌ای که می‌خوایم تو بحث مدیریت زمان بهتون بگیم این هستش که هر روزی که شما پروژه خودتون رو استارت میزنید و هر روزی که کار بر روی پروژه‌ی خودتون رو شروع می‌کنید باید با یک هدف مشخص و صد البته متمرکز باشه.

اینطور نیست که شما سر کار بیاید و هر چیزی که حس کنید باید اون روز انجام بدید، یا دم دستتون بیاد برای انجام دادن، اون رو انجام بدید. شما قبل از اینکه کارتون رو شروع کنید، باید بدونید که امروز میخواید رو چه چیزی کار کنید و تمرکزتون رو کامل بر روی همون چیز بگذارید.

این کار باعث میشه که هرج و مرج و بی نظمی از کار شما حذف بشه و وقتی که هرج و مرج و بی نظمی در مدیریت پروژه نباشه، طبیعتا کارها هم طبق برنامه پیش میره و هم نتیجه‌ی بهتری میدن. پس اولین کار اینه که تمرکز خودتون رو بر روی کار واحدی بگذارید که قراره توی روز انجام بدید.

و آخر هر روز هم بررسی کنید و ببینید که چقدر تونستید اون هدفی که اول روز شروع کردید رو به سرانجام برسونید. چقدر تونستید خودتون رو نزدیک به اون آرمان ذهنتون کنید.  اگر از پس کارتون بر اومدید که باید به خودتون آفرین بگید، اما اگر اینطور نشده، بهترین کار اینه که یه بار دیگه روزتون رو مرور کنید و خلاهای کاری خودتون رو پیدا کنید.

برنامه‌ی‌تان را تک بعدی نچینید.

یکی از اشتباهاتی که توی مبحث مدیریت زمان توی مدیریت پروژه وجود داره اینه که در روز برنامه ریزی، وقتی که ما کارمون رو برنامه ریزی می‌کنیم، برای هر روز یک کار واحد رو تعریف می‌کنیم و روزهای بسیاری میشه که ما اون کار رو انجام میدیم و برای باقی روز کار دیگه‌ای نداریم که انجام بدیم.

اما روزهایی هم هستش که ما یک کار رو که پیش بینی کرده بودیم یه روزه تموم میشه، نمیتونیم یه روزه انجام بدیم و مجبوریم که اون رو یک روز دیگه هم ادامه بدیم و یک روز از برنامه‌ی خودمون عقب میافتیم. خب اینجا دو تا اتفاق افتاده.

یک اینکه ما موقع برنامه ریزی، به این توجه نکردیم که هر کاری ممکنه چقدر وقت ما رو بگیره و دو اینکه ما به این فکر نکردیم که یه ضریب خطایی برای خودمون بزاریم که اگر کارمون دیرتر تموم شد چطور مدیریتش کنیم.

حالا استراتژی‌ای که وجود داره اینه که ما باید روی دو تا چیز تمرکز ویژه داشته باشیم تا از این تک بعدی بودن بیرون بیایم.یک اینکه وقتی میخایم برای کارهامون برنامه ریزی کنیم به این نکته توجه کنیم که ارزش زمانی هر کار چقدر است و براش به همون اندازه وقت بگذاریم.

و دو اینکه برای برنامه خودمون به ضریب خطا یا رشد هم در نظر بگیریم. به عنوان مثال اگر شما امروز برنامه داشتید کاری رو انجام بدید و به هر دلیلی نشد که اون رو در وقت امروز خودتون انجام بدید، باید به این فکر کنید که حتما یه ضریب خطا توی برنامه هاتون پیش بینی کردید که از پسش بر بیاید.

و در مقابل باید به این هم فکر کنید که اگر کاری که می‌خواید انجام بدید به هر دلیلی زودتر تموم شد، این قدرت رو داشته باشید که به برنامتون رو منعطف کنید و به کارهای دیگه برسید. این‌ها باعث میشه که زمان به طرز عجیبی تحت اختیار شما باشه و شما در مسیر مدیریت پروژه یک دید چند بعدی داشته باشید.

از مزاحمت‌ها و اتلاف وقت جلوگیری کنید.

خیلی وقت‌ها میشه که ما تو یه پروژه‌ای هستیم و حواسمون نیست که بیش از زمانی که داریم کار میکنیم، اتلاف وقت داریم. مثال‌های زیادی میشه زد، اما من از چیزای ساده شروع میکنم که به شدت میتونه به روند زمانی کار شما آسیب بزنه.

فرض کنید که شما برای هر یک ساعت کار در برنامه زمانی خودتون، پنج دقیقه وقت استراحت اختصاص دادید. اما این پنج دقیقه وقت استراحت شما، در واقع بیش از پنج دقیقه طول میکشه، چون تا با همکاراتون بشینید و چای بزارید و یه صحبتی با هم بکنید، می‌بینید که یه ربع از وقتتون رفته.

خب حالا یه جمع و تفریق ساده کنید و بیبنید که اگر قرار باشه ده روز از پروژه هر روز به مدت چندین بار یک ربع از زمانتون رو از دست بدید، چه اتفاقی در کل روزهای پروژه میافته؟ طبیعتا شما روزهای زیادی رو در سر پروژه از دست میدید که میتونستید به کار بپردازید و پروژتون رو زودتر و با بودجه کمتر تموم کنید. اینهاست که مبحث مدیریت پروژه رو بسیار مهم میکنه.

یا یه مبحث دیگه که توی مدیریت پروژه هست، مزاحمت‌های کاریه. چند درصد از زمانی رو که سر کارتون هستید، به چک کردن گوشی و تلگرام و اینستاگرام و صحبت با این و اون میگذرونید. اگر شما مدیریت پروژه رو دارید و متوجه همچین رفتاری هستید، باید جلوشو بگیرید و اگر عضوی از پروژه هستید و مدام وقت کم میارید، باید یادتون باشه که قوانین مدیریت پروژه میگه که اتلاف زمان رو باید به حداقل برسونید و چیزهایی که برای شما در طول پروژه مزاحمت ایجاد می‌کنند رو از خودتون دور کنید.

پیشنهاد ما به شما : مثال سازمان غیر رسمی

با یک دست، چند تا هندونه برندارید.

یکی از چیزهایی که به شدت میتونه شما رو در مبحث مدیریت زمان دچار مشکل کنه، این هستش که تو مسیر انجام پروژه، هی از یک شاخه به شاخه‌ای دیگر بپرید و یا اینکه بخواید چند تا کار رو با هم همزمان انجام بدید. این بدترین کاریه که شما میتونید توی پروژه‌های خودتون داشته باشید.

یکی از توصیه‌هایی که تمام استراتژیست‌های حوزه مدیریت پروژه برای بهبود رابطه زمانی توی یک پروژه انجام میدن اینه که شما به هیچ وجه نباید با یک دست چند تا هندونه بردارین. هر کاری توی هر پروژه‌ای، یه درصد از اولویت رو داره و شما باید این اولویت بندی رو به عالی ترین شکل ممکن در بین کاراتون داشته باشین.

اگر بخواید پنج تا کار رو با هم همزمان پیش ببرید، نه تنها نمیتونید تمرکز درستی داشته باشید، بلکه هیچ زمان بندی درستی هم برای انجام دادن هیچ کدوم ندارید و این باعث میشه که یه هرج و مرج اساسی توی مدیریت پروژه ایجاد بشه.

پس اگر میخواید کارهای مدیریت پروژه‌ی شما درست انجام بشه و در کنار اون بهترین نتیجه رو بگیرید، بهتره که بر روی یک کار تمرکز کنید و در کنارش سعی کنید که برنامه هاتون رو انعطاف پذیر کنید. برای این کار توی مدیریت پروژه، یه اصلی رو تعریف میکنیم به نام انعطاف پذیری.

فرقی نمیکنه که شما در چه بخشی از پروژه فعالیت میکنید. چیزی که خیلی مهمه اینه که شما باید کنترل کارهای خودتون رو با تمرکز بالا در دست بگیرید. و اساس کاری تون این باشه که اولویت روی بر کارهای اصلی و مهم بگذارید. حالا این بین اگر زمانی اضافه آوردید یا احساس کردید که میشه یه کار دیگه رو هم برای اون روز انجام داد، با هماهنگی مدیریت پروژه برید سراغ اون کار تا مسئله زمان و برنامه ریزی گروهی هیچ وقت بهم نریزه.

مرور برنامه زمانی

از اشتباهات مدیریت پروژه که خیلی هم پیش میاد اینه که روزهای اول همه چیز منظم پیش میره و مدیریت پروژه سعی میکنه که برنامه‌ها رو چک کنه و همه طبق یه برنامه‌ای پیش میرن، اما یه مقدار که از پروژه میگذره و چالش‌ها شروع میشه، همه چیز فراموش میشه.

همه اونقدر درگیر کار میشن که دیگه کسی گزارش کار نمیده و حتی خود مدیریت پروژه هم دیگه نمیرسه اونجوری که باید و شاید کارها رو مدیریت کنه. اینجاست که برنامه زمانی بهم میریزه و اصل‌های مهم فراموش میشه.

چون اگر زمان رو در نظر نمی‌گیریم، هیچ وقت نمیتونیم بر اساس برنامه‌ای که برای رسیدن به نتیجه خودمون ریختیم، پیش بریم و همه چیز بهم ریخته میشه. پس اینجا یه کار مهم داریم و اونم اینه که ما باید تحت هر شرایطی، دو تا گزینه رو هر روز چک کنیم، یک گزارش کار تک تک اعضای تیم و دو مبحث برنامه ریزی زمانی برای روز بعد.

در واقع هر روز ما با این شروع میشه که برنامه روز رو انجام بدیم و آخر روز با این تموم میشه که گزارش همه رو بخونیم و ببینیم که چقدر بر اساس برنامه زمانی خوب پیش رفتیم. اگر همه چیز اوکی بود که بر اساس پلن مدیریت پروژه‌ای که از قبل طراحی کردیم و برنامه‌هایی که ریختیم، میریم سراغ برنامه‌های روز بعد و این رو در جلسه‌ی پایان کار اعلام میکنیم که فردا قرار هست چکار کنیم.

در واقع با این کار هم یه نظم به کارمون هدیه کردیم و هم این قاعده روانی رو ایجاد کردیم که هر کس میدونه که روز بعدش باید چه کارهایی رو انجام بده و این باعث میشه که همه بر اساس انتظاری که ازشون میره، خودشون رو برای یه روز کاری دیگه توی پروژه آماده کنن.

و حرف آخر این هستش که کار مدیریت زمانی تو مدیریت پروژه، اصلا کار سختی نیست و اصلا هم کار راحتی نیست. بلکه فقط یک نظم فوق العاده می‌خواد. شاید تو فضای کارمندی اگر یه کاری امروز انجام نشه، بشه به فردا موکولش کرد و هیچ اتفاقی نیفته.

ولی بحث پروژه‌های کاری این شکلیه که شما اگر یه روز تاخیر کنید، و اگر یه لحظه حواستون به کارتون نباشه همه چیز به هم ریخته میشه و دیگه تحت هیچ شرایطی نمیتونید اونجوری که باید و شاید نتیجه خوبی از کارتون بگیرین. پس دانش خودتون رو در این زمینه بالا ببرید، تا حساسیت‌ها رو با یک برنامه ریزی درست پشت سر بگذارید.

 

سوالات متداول :

تمرکز بر روی برنامه کاری امروز،اولین استراتژی‌ای که می‌خوایم تو بحث مدیریت زمان بهتون بگیم این هستش که هر روزی که شما پروژه خودتون رو استارت میزنید و هر روزی که کار بر روی پروژه‌ی خودتون رو شروع می‌کنید باید با یک هدف مشخص و صد البته متمرکز باشه.

یکی از اشتباهاتی که توی مبحث مدیریت زمان توی مدیریت پروژه وجود داره اینه که در روز برنامه ریزی، وقتی که ما کارمون رو برنامه ریزی می‌کنیم، برای هر روز یک کار واحد رو تعریف می‌کنیم و روزهای بسیاری میشه که ما اون کار رو انجام میدیم و برای باقی روز کار دیگه‌ای نداریم که انجام بدیم.

یه مبحث دیگه که توی مدیریت پروژه هست، مزاحمت‌های کاریه. چند درصد از زمانی رو که سر کارتون هستید، به چک کردن گوشی و تلگرام و اینستاگرام و صحبت با این و اون میگذرونید. اگر شما مدیریت پروژه رو دارید و متوجه همچین رفتاری هستید، باید جلوشو بگیرید و اگر عضوی از پروژه هستید و مدام وقت کم میارید، باید یادتون باشه که قوانین مدیریت پروژه میگه که اتلاف زمان رو باید به حداقل برسونید و چیزهایی که برای شما در طول پروژه مزاحمت ایجاد می‌کنند رو از خودتون دور کنید.

3 پاسخ

دیدگاهتان را بنویسید