سلام ماهانی عزیز. امروز میخوام در مورد وظایف مدیریت در یک مجموعه اقتصادی و کسب و کارهای مختلف باهاتون صحبت کنم و بهتون بگم که راز موفقیت یک مدیر در حوزهی انجام وظایفش چیه و چطوری میتونه بهترین نتیجه رو بگیره؟
- مدیر کیست؟ مدیریت چیست؟
- مهارتهای اساسی یک مدیر در انجام وظایف مدیریت
- بازوهای قدرت در مدیریت
- چک لیست وظایف مدیریت
مدیریت، قلب تپندهی هر مجموعه ایه. اگر بخوام مدیریت رو به سیستم فعالیت یک انسان تشبیه کنم و مدیر رو یکی از اجزای بدن انسان بدونم، میتونم اینجوری بگم که یک مدیر، درست مثل مغز انسان میمونه که همهی فرمانها برای مدیریت بدن رو در دست خودش داره.
مدیر کیست؟ مدیریت چیست؟
توی هر مجموعه، فرقی نمیکنه که یک کسب و کار باشه یا حتی یه گروه دانشجویی، حضور یک مدیر واجبه. به این دلیل که وقتی ما صحبت از یک مجموعه میکنیم، به طور مستقیم داریم در مورد آدمهای مختلف، سلایق مختلف، کارهای متعدد و چالشهای بی شماری صحبت میکنیم که اگر کسی تمام این متغیرها رو به یک سمت هدایت نکنه، طبیعتا مجموعه دچار فروپاشی میشه.
به زبان ساده بخوام براتون بگم، یک مدیر، در صدر وظایف مدیریت خودش، مسئولیت سازماندهی به همهی اتفاقات، افکار و چالشهای یک مجموعه به منظور رسیدن به یک هدف درجه یک رو داره که اگر وظایف خودشو درست انجام بده، میتونه به همشون برسه.
خب، تا اینجای کار رو تقریبا همهی اونایی که میان در حوزه مدیریت فعالیت کنن و یا زیر نظر یک مجموعه کار میکنن، میدونن، اما نکتهی اصلی از اونجایی شروع میشه که یک مدیر، با هر میزان تجربهای که داره، با هر میزان تحصیلاتی که داره، اصول وظایف مدیریت خودشو نمیدونه.
چرا؟ به یک دلیل بزرگ. مدیریت، یک کار تقلیدی نیست. مدیریت، یک کار خود به خودی و بدون برنامه نیست و نمیشه بر اساس یک سری اصول لحظهای و بی بنیاد اون رو به سرانجام رسوند. اشتباهی که خیلی از مدیران، خصوصا مدیرای جوان دارن اینه که:
” به جای اینکه برای خودشون یه چارچوب وظایف مدیریت درست کنن، یه چارت وظایف مدیریت دارن و این باعث میشه که کارهاشون مدام جلوی روشون باشه ولی نتونن به هیچ کدوم رو ساماندهی کنن و مدام توی یه دور باطل میفتن. “.
همچنین بخوانید درباره : تعریف مدیریت مالی چیست
جمع بندی
پس اگه بخوام یه جمع بندی درست و حسابی از تمام حرفام تا اینجا داشته باشم، باید بگم که مدیر، شخصیه که با استفاده از چارچوب وظایف مدیریت، مسئولیت ساماندهی به کارای یک مجموعه حالا از یک شرکت گرفته تا یک گروه ساده دانشجویی رو بر عهده میگیره.
و چارچوب مدیریت هم چیزی نیست جز وظایف یک مدیر و وظایف مدیریت چیزی نیست جز ترکیب سه اصل حیاتی. تجربه، توان و تحصیل. برای هر مدیر، هر روز کاری یک چالش محسوب میشه که باید با توان مدیریت خودش اون چالش رو حل کنه و برای حل کردن هر چالشی نیاز به تحصیل و یادگیری جدیدترین مباحث مرتبط با حوزهی وظایف مدیریت خودش داره.
اگر بخوام خیلی ساده تر بگم، یک مدیر اگر علم روز مدیریت رو نداشته باشه و به تکنیکها و شیوههای نو رهبری مجموعه، مدیریت منابع، مدیریت داراییها و… آشنا نباشه، نمیتونه از تمام توان خودش برای مدیریت یک مجموعه استفاده کنه و در نتیجه همهی تجربیاتش با شکست مواجه میشه.
پس فرقی نمیکنه که شما یک مدیر با تجربه باشید، یا یک مدیر جوان. چیزی که برای شما خیلی مهمه اینه که باید در گرو آموزش و یادگیری و به روز کردن اطلاعات خودتون، به توان کاری خودتون اضافه کنید و بتونید با اضافه کردن توان کاری، تجربیات بهتری رو در فضای کسب و کار یا مجموعهی خودتون داشته باشید.
متاسفانه خیلی از مدیرها هستن که این پروسه رو بر عکس طی میکنن و بجای اینکه آموزش درستی ببینن، سعی میکنن تمام وظایف مدیریت خودشون رو با تجربه خودشون یا مدیرای دیگه پیش ببرن و این باعث میشه که توان زیادی رو صرف کنترل مجموعه کنن و در نتیجه، فقط یک درس بزرگ میگیرن و اونم اینه که تجربه همیشه کافی نیست و نیاز به یادگیری اصول جدید هستش.
مهارتهای اساسی یک مدیر چیست؟
از اونجایی که اولین اصل موفقیت برای یک مدیر در انجام وظایف مدیریت، یادگیری و تحصیل مهارتهای جدیده، من براتون این مهارتهای اصلی و اساسی رو تو این آموزش به زبان بسیار ساده توضیح دادم و سعی کردم که تمامی تکنیکهای روز برای یادگیری این مهارتها و به کار بستن اونها رو براتون بگم.
فقط قبل از اینکه این بخش رو شروع کنم، باید بگم که نکتههایی که من اینجا براتون میگم، ساعتها در دورهها و آموزشها سرشون بحث کردم و همرو با جزئیات بسیار زیادی آموزش دادم و حالا شاکلهی سالها تجربهی خودم رو براتون اینجا آوردم. پس ذهنتون رو باز کنید و پذیرش یادگیری چیزای جدید رو در خودتون ایجاد کنید که بتونید وظایف مدیریت و مهارتهای اساسی اون رو یاد بگیرید.
1) رهبری
یکی از وظایف مدیریت، در هر مجموعهای، ایجاد یک هماهنگی در تمام اجزای مجموعه و در نتیجه، یک سو شدن مجموعه برای رسیدن به یک هدف مشترکه. این کار نیاز به یک رهبری داره. و تنها کسی که این برتری رو برای رهبری کردن یک مجموعه داره، یک مدیره.
اما همیشه سوال اینجاست که یک مدیر چطوری میتونه تیم خودشو رهبری کنه؟ و درست از همین جا اشتباهات بزرگ یک مدیر در حوزهی وطایف مدیریت رخ مید. چرا؟ به این دلیل که اکثر مدیرانی که از اصول مدیریت آگاه نیستند، اولین چیزی که به ذهنشون میرسه، زورگویی در محل کار و رهبری یک مجموعه است.
شاید شما هم دیده باشید که یک مدیر، برای کنترل مجموعه خودش، مدام از یک قیافه عبوس و لحنی زورگویانه استفاده میکنه، اما باید به شما بگم که این کار کاملا غلطه. یک مدیر باید جذبه داشته باشه، ولی اون چیزی که یک مدیر بهش نیاز داره، قدرت رهبری کردن هستش.
چطوری میتونه یک مدیر تیمشو رهبری کنه؟ یک مدیر برای یک رهبری موفق در مجموعه خودش، پیش از هر چیزی باید نیازهای مجموعه رو بشناسه و بعد سعی کنه با استفاده از یک رفتار مناسب، میان اعضای تیم یک هماهنگی مناسب ایجاد کنه تا نیازهای مجموعه بر آورده بشه. برای این کار، اول از همه خود مدیریت باید خودآگاهی، خود مدیریتی و اصول روابط اجتماعی با دیگران رو بلد باشه.
یک مدیر موفق، در زمینهی رهبری مجموعه خودش، باید با یک تعامل مثبت همهی اعضای مجموعه رو درگیر یک هدف کنه و این هدف چیزی نیست جز موفقیت شرکت. از طرفی دیگه بر خلاف تصوری که همه فکر میکنن از وظایف مدیریت یک مدیر هست، یک مدیر به هیچ عبوس و زورگو نیست و سعی میکنه همیشه با تشویق کردن و ایجاد انگیزه، تیم رو سرپا نگه داره.
2) ارتباطات
یکی از مهارتهایی که یک مدیر موفق بهش نیاز داره اینه که همیشه در دسترس کارمندانش باشه. این رو بدونید که یک مجموعه زمانی میتونه موفق شه که تمام اعضاش با هم دیگه ارتباط داشته باشن و بتونن خیلی راحت با هم تعامل کنن.
برای همین، یک مدیر باید تیمش رو به گونهای پرورش بده که همهی اعضای تیم، برای کارهاشون بتونن با همدیگه ارتباط بگیرن. این مسئله نیاز به دو تا بستر داره. اولیش جز وظایف مدیریت هست که فرهنگ ارتباط گرفتن و ارتباط سازی رو در مجموعه خودش پرورش بده.
اما دومین بستر، اینه که مدیریت باید کاری کنه که چه از طریق شبکههای اجتماعی، چه از طریق ایمیل، چه از طریق تماس تلفنی، راه ارتباطی با سایر کارمندان و خود مدیریت وجود داشته باشه. در واقع، گستردگی راههای ارتباطی، باعث میشه که اعضای یک تیم، بیشتر با هم در تعامل باشن.
و یه نکتهی طلایی هم بخوام بهتون بگم اینه که زمانی شما میتونید ارتباطات خوبی در مجموعه خودتون فراهم کنید که هنر خوب گوش دادن رو اول از همه خودتون اجرا کنید. یعنی کارمندان و اعضای مجموعهی شما اول از همه باید بتونن به این باور برسن که شما حرفهای اونها رو خوب گوش میکنید.
این رو یادتون باشه که تا زمانی که شما هنر خوب گوش دادن به کارمندان رو یاد نگیرید. هیچ کدوم از اعضای تیم شما به هماهنگی نمیرسن. چون شما هستهی مرکزی تیم هستید و اگر اعضای مجموعه نتونن یک ارتباط موثر با شما بگیرن و همه چیز یکطرفه باشه، بقیهی کارهای تیم هم دچار یک ناهماهنگی میشه.
3) همکاری
اگر میخواید تو کار مدیریت و انجام وظایف مدیریت، موفق باشید، پیش از هر چیزی باید این نکته رو یاد بگیرید که یک مدیر، باید بیش از همهی اعضای یک تیم، در همهی حوزهها فعالیت کنه و کنار تیم خودش باشه. چرا؟
به این دلیل که یک تیم کاری و اقتصادی، زمانی میتونه دستاورد مناسبی توی کارش داشته باشه که ساز و کار همکاری رو یاد بگیره. یک مدیر، به این دلیل که مرکزیت تیم رو در دستش داره، میتونه با رفتارش و نوع عملکردش به اعضای تیم این پیام رو بده که چگونه باید در همه کارها با هم مشارکت کنند.
ضمنا این رو هم جز مهارتهای یک مدیر بدونید که: ” شما باید برای کارهایی که تیم شما، در زمینهی کارهای مختلف میکنه، قدر دان باشید و به اونها انگیزه بدید. انگیزه دادن شما میتونه روحیهی جمعی تیم رو بالا ببره و این باعث بهره وری در کار شما میشه. “.
از طرف دیگه، الگو برداری از اعضای موفق در انجام کارها و نوع همکاریشون با سایر بخشها رو هم نباید فراموش کنید. یکی از وظایف مدیریت اینه که کارمندان الهام بخش رو مورد تمجید قرار بده و از سیستم موفق کاریشون الگو برداری کنه و به به باقی بخشها تعمیم بده.
4) تفکر نقادانه
توی هر بخش از یک تیم، یک سری وظایف وجود داره که به کارمندان اون بخش محول شده. و وقتی که هر کدوم از بخشهای یک تیم، کارشون رو درست انجام بدن، اون تصویر بزرگ و شمای کلی کار به ثمر میشینه و تیم موفق میشه.
اما این وسط، یک مدیر، باید همیشه یه تفکر تحلیلی و نقادانه نسبت به کارهای مجموعه داشته باشه. البته تفکر نقادانه به این معنی نیست که شما بخواید ایراد از کسی بگیرید. بلکه شما باید همه چیز رو تحلیل کنید و مدام در این فکر باشید که چطور میشه تعامل هر بخش رو با برنامهی کلی مجموعه بهتر کرد.
چرا؟ به این دلیل که وقتی که شما بعنوان یک مدیر، پشت میز برنامههای خودتون میشینید، تنها کسی هستید که شمای کلی برنامههای مجموعه رو دارید و تصویر بزرگ هدفها رو در اختیار دارید. این رو هیچ کدوم از کارمندان نمیدونن.
پس شما باید بعنوان یک مدیر تلاش کنید که تمامی بخشها رو با یک نگاه نقادانه و تحلیلی نسبت به برنامه بزرگتر زیر نظر بگیرید. و برای هر بخش این هدف بزرگ رو ترسیم و ترجمه کنید. این از وظایف مدیریت محسوب میشه که تمامی برنامههای شرکت رو متناسب با کار هر بخش توضیح بده و براشون نقشهی راه ترسیم کنه.
5) مدیریت مالی
هر مجموعهای برای بقای خودش، نیاز داره که از لحاظ مالی همیشه سرپا باشه. اما این از وظایف مدیریت هست که این بخش از یک مجموعه رو کاملا تامین کنه. یکی از اشتباه مدیران ما اینه که انتظار دارن کارمندها برای اونها پولسازی کنن. در حالی که این وظیفه خودشونه.
هر مدیری باید زبان اعداد رو بلد باشه. باید این رو خوب بدونه که استراتژیهای مالیش چیه؟ سرمایه گذاریهایی که کرده، چطور بازدهیای دارن؟ چه میزان میتونه روی محصولات و خدماتش سود بگیره و چجوری میتونه این سود رو هر زمان بیشتر کنه؟
اینها همه از وظایف مدیریت هستش. حتی این رو بهتون بگم که طرح ریزی یک استراتژی مالی، برای اینکه چقدر کارمند در چه بخشی فعالیت کنن. چطور با هزینههای کمتر تولید بیشتر داشته باشن؟ چطوری مدیریت بحران کنن در روزهای سخت هم به عهده مدیریت هست و از وظایف مدیریت محسوب میشه.
پس یک مدیر، باید همیشه سرش تو حساب و کتاب باشه. باید این رو مد نظر داشته باشه که تنها کسی که دید کلی به همهی اتفاقات مالی مجموعه داره خودشه و اونه که باید نقشهی راه یک درآمد بیشتر در ازای خرجکرد کمتر رو بکشه.
6) مدیریت پروژه
آخرین مهارتی که میخوام براتون ازش بگم، بحث مدیریت پروژه است. هر مجموعهی کاری و اقتصادیای در تمام دنیا، روی پروژههای کاری بنا شده و هر پروژه یه سری مولفه داره که برای به ثمر رسیدن باید اونها رعایت بشه.
درسته که بخش عظیمی از این مولفههای موفقیت یک پروژه در وظایف مدیریت نیست و توسط کارمندها باید انجام بشه، اما این رو مد نظر داشته باشید که مدیریت زمانی، مدیریت انرژی و مدیریت وظایف در پروژهها کاملا به عهده مدیریت هست و یک مدیر باید اونو انجام بده.
پس شما باید برای هر پروژه یک برنامه زمانی داشته باشید و در پی این برنامه زمانی برید سراغ نیروهای متخصص و تقسیم کار و فعالیتها رو داشته باشید تا که بتونید بیشترین بازدهی رو از روی هر پروژه بگیرید.
بازوهای قدرت در انجام وظایف مدیریت
اگر یه نگاه به لیست بالا بندازید، میبینید که هر کدوم از این وظایف، ساعتها میتونه ذهن یک مدیر رو به خودش مشغول کنه و اگر یک مدیر بخواد به طور مستقیم و اون هم به صورت انفرادی این کارها رو انجام بده، از خیلی از وظایف مدیریت خودش جا میمونه.
برای همین هم، ما توی علم مدیریت، یه اصطلاحی داریم به نام بازوهای قدرت در مدیریت. بازوهای قدرت چیا هستند؟ هر مدیری باید سه تا بازوی قدرت داشته باشه. که البته میتونه به وسعت کارش بستگی داشته باشه و یه موقعهایی هم هست که این سه تا بیشتر هم میشن. اما در یک حالت کلی، سه تا بازوی قدرت یک مدیر، سه تا مدیر زیر مجموعه هستن.
1) مدیریت منابع انسانی
اولین بازوی قدرت یک مدیر، بخش مدیریت منابع انسانی هستش. یک مدیر منابع انسانی، میتونه در بسیاری از بخشهای مربوط به تعاملات کارمندان با یکدیگر، به یک مدیر منابع انسانی مربوط میشه. مدیر منابع انسانی، به زبان ساده، مسئول جذب و مدیریت کارمندان و نیروهای یک مجموعه هستش.
همونطوری که بهتون گفتم، یکی از وظایف مدیریت هر مجموعه، اینه که با کارمندان تعامل داشته باشه و بتونه ارتباطات رو بین کارمندان قوی کنه. اما لازمهی این کار اینه که مدیریت منابع انسانی هر مجموعه، قبل از هر چیز، جذب خوبی در زمینهی نیروها داشته باشه و از سمت دیگه بتونه نیروها رو به لحاظ کارایی مدیریت کنه.
وقتی که جذب اتفاق افتاد و نمودار بهره وری هر نیرو مشخص شد، اون وقته که یک مدیر میتونه به راحتی هر چه تمام تر با استفاده از دادههایی که مدیریت منابع انسانی بهش میده، راهکارهای لازم برای تقویت مجموعه رو بسنجه و به استراتژی خودش جامهی عمل بپوشونه.
بسیاری از موارد نظیر قدرت مند سازی تیم، توان تیمی، روحیهی تیمی، سواد تیمی و… ، از مجموعه اتفاقاتیه که یک مدیر منابع انسانی باید اونها رو مدیریت کنه و در یک چشم انداز کلی اون رو با برنامه و هدفهای مجموعه منطبق کنه و بازدهی رو بالا ببره.
البته این توضیح مختصری بود که در مورد ساز و کار کاری مدیریت منابع انسانی بهتون دادم. اما اگر دوست دارید که از وظایف مدیریت منابع انسانی بیشتر بدونید، مقاله جامعی براتون آماده کردیم که میتونید مطالعهاش کنید.
2) مدیریت مالی
اگر ما مدیر رو مغز متفکر یک مجموعه فرض کنیم، قلب تپندهی یک مجموعه بی شک، مدیر مالی و مجموعهی مدیریت مالی شرکت هستند. هر مجموعهای برای بازدهی بهتر و از اون مهم تر برای بقایای خودش نیاز داره که از لحاظ مالی خودشو تقویت کنه.
یکی از مهارتهای یک مدیر اینه که زندگیشو وقف اعداد کنه اما به نظر شما یک مدیر میتونه تمام وقتشو صرف این کنه که با کلیهی مسائل مالی، سر و کله بزنه؟ فرض کنید از میزان ورودی پول به مجموعه گرفته، تا خرج کردها، تا حقوق کارمندان، تا سرمایه گذاریها و از سمت دیگه خروجیهای پول، همه مواردی هستن که مستقیما نیاز به نظارت و حساب و کتاب دارند.
پس نتیجه میگیریم که یک مدیر اگر بخواد بر روی اینها وقت بگذاره، تقریبا باید همه کاراش رو تعطیل کنه و این باعث میشه که یک مدیر نتونه به وظایف مدیریت خودش برسه. خب اینجاست که یک مدیر باید از بازوی دوم قدرت خودش استفاده کنه و یک مدیر مالی داشته باشه.
وظایف مدیریت مالی در یک مجموعه خیلی گسترده است که اگر دوس داشتید بدونید و یا قصد دارید که یک مدیر مالی موفق استخدام کنید، میتونید به مقالهی مربوط به وظایف مدیریت مالی سر بزنید و مطالعهاش کنید.
اما اگر بخوام به زبان ساده براتون بگم، میتونم این مسئله رو مطرح کنم که یک مدیر مالی، ضربان ورود، خروج و خرجکرد و هزینههای یک مجموعه رو در دست خودش داره و با دادههایی که به یک مدیر میده، مسیر پیشرفت مجموعه رو به لحاظ مالی تعیین میکنه.
3) مدیریت بازاریابی
در مورد بازاریابی مقالههای زیادی رو براتون آماده کردیم، از وظایف مدیریت بازاریابی گرفته تا اصطلاحات بازاریابی و از اون مهم تر استراتژیهای موفق بازاریابی، همه توی سایت هست و میتونید ازش استفاده کنید. اما این رو بدونید که مدیر بازاریابی، یکی از بازوهای قدرت در هر مجموعه است. چرا؟
به این دلیل که شما اگر بهترین محصولات و خدمات دنیا رو داشته باشید، زمانی که نتونید بر اساس قوانین بازاریابی، جامعه هدف و سلایق مشتری خودتون رو شناسایی کنید، طبیعتا بزرگترین آسیبهای موجود در کسب و کارتون رو تحمل میکنید.
پس وجود یک مدیر بازاریابی، که از قوانین آمیختهی بازاریابی استفاده کنه و از سمتی دیگه مشاور مدیریت باشه میتونه کلی به بهتر انجام شدن وظایف مدیریت توی زمینههای مختلف کاری کمک کنه. ضمنا این نکته رو هم یادتون باشه که هر کدوم از این بازوهای قدرت میتونن با همدیگه ارتباطات موثری داشته باشن.
اما از وظایف مدیریت اینه که رابطهی میان بازوهای قدرت رو هماهنگ کنه و دادههای هر کدوم رو دریافت کنه و با برنامه کلی مجموعه، منطبق کنه تا بتونه با تفکر تحلیلیای که داره بهترین نتیجه رو از هر کدوم از این بخشها دریافت کنه.
چک لیست وظایف مدیریت
خب حالا یه شمای کلی از هر بخش از کار یک مدیر دستمون اومده و میتونیم بگیم که یک مدیر بر اساس مهارتهایی که در زمینهی انجام وظایف مدیریت داره و بر اساس نیروهایی که در زمینهی به ثمر رسیدن اهدافش داره، باید یه سری از وظایف رو به نحو احسن انجام بده.
من اینجا یه لیست براتون آماده کردم که این لیست انجام وظایف مدیریت هست.
- جذب و به کارگیری نیروهای متخصص با هماهنگی مدیریت منابع انسانی
- آموزش به کارمندان و نیروهایی که تازه وارد مجموعه شدهاند.
- راهنمایی و رشد نیروهای حال حاضر مجموعه و تلاش برای بالا بردن بهره وری.
- مواجهه با مشکلات و ایرادات پیش آمده در کار.
- حمایت از رویکردهای حل مشکل و کمک به پروسهی تصمیم گیری حل چالش ها
- ایجاد برنامهای برای بهره وری زمانی در مجموعه
- تببین برنامههای شرکت در قامت در زمینهی برنامههای عملی و انفرادی
- زیر نظر گرفتن فعالیتها و عملکردها و ایجاد بستری برای تحلیل هر کدام
- زیر نظر گرفتن تمامی مخارج و هزینهها و مدیریت درآمدها
- پیگیری گزارشهای کاری از سوی مدیریت ارشد و انتقال داده ها
- برنامه ریزی و تعیین هدف برای دورههای آینده کاری
با این برنامه و چک لیست شما میتونید کارهای مختلف رو در زمینههای مختلف مدیریت کنید. یادتون باشه که تسلط بر روی وظایف مدیریت، و سامان دادن به اصول و راهکارها، میتونه چندین برابر مجموعه شما رو به لحاظ نظم کاری و به لحاظ بهره وری تحت تاثیر قرار بده. پس با یک برنامهی منظم، مجموعهی خودتون رو به یک سطح استاندارد و حتی عالی از لحاظ مدیریتی برسونید.
سوالات متداول :
[sp_easyaccordion id=”116036″]