کاربردی ترین اصول برای سیستم سازی کسب و کار

آیا تا به حال مدیران و صاحبان کسب و کاری را دیده اید ، بدون اینکه بخواهند هر روز سر کار بروند و به قول معروف بالای سر کارشان باشند، چرخ صنعتشان به راحتی می چرخد و به شکل عالی کسب درآمد می کنند؟ اگر برای شما هم این موضوع جای سؤال دارد، می توانید جواب سؤال خود را در سیستم سازی کسب و کار ( business systemization  ) پیدا کنید.

اما چگونه می توان چنین کاری کرد؟ اصلاً برای این موضوع مهم چه اقداماتی باید انجام داد؟ قطعاً اولین قدم آموزش سیستم سازی در کسب و کار است که خود شامل موارد مختلفی از جمله ایجاد قیف فروش، اتومیشن، تحلیل کسب و کار و بازاریابی می شود که همه آن ها را می توان در سیستمی به نام CRM یا سیتسم ارتباط با مشتری پیدا کرد.

اتومیشن چیست؟

اتومیشن به این معنا است که شما سیستمی را طراحی کنید که کارها را به صورت خودکار انجام دهد و نیازی به شما نداشته باشد. بنابراین شما به عنوان صاحب کسب و کار باید بتوانید با تفویض اختیار، به کمک سیستم هایی مانند CRM و برنامه ریزی درست کاری کنید ، امور خود به خود انجام شوند و به نتیجه برسند و در اصل نیازی به دخالت شما نداشته باشد.

به عنوان مثال برای به وجود آوردن قیف فروش مسیری را دنبال کنید که افراد در فرآیند آن ، به صورت خودکار وارد شده و محصولات شما را خریداری کنند.

قیف فروش چیست؟

قیف فروش فرآیندی است که در آن افراد مرحله ، به مرحله از شما خرید می کنند و به مشتریان وفادار شما تبدیل می شوند و در نتیجه شما می توانید محصولات بیشتر و گران قیمت تری را به آن ها بفروشید. این فرآیند از شناسایی مشتری هدف تا تبدیل شدن او به مشتری واقعی را شامل می شود.

تحلیل کسب و کار

برای این کار شما باید بتوانید به خوبی کسب و کار خود را تجزیه و تحلیل کنید و در مسیر درست قدم بردارید. این در حالی است که باید دیدگاه خیلی خوبی نسبت به کسب و  کار و بازار کار خود داشته باشید تا کسب و کار شما بتواند در هنگام بروز چالش ها و موانع به راحتی به مسیر خود ادامه دهد.

 

مقاله مرتبط: راه اندازی کسب و کار

CRM چیست و چه کمکی به سیستم سازی کسب و کار می کند؟

مدیریت ارتباط با مشتری یکی از ارکان مهم برای سیستم سازی یک کسب و کار است . زیرا فرآیند فروش، بازاریابی و حتی قیف فروش در این سیستم پیگیری می شوند و می توانند به صورت اتوماتیک کارها را انجام دهد ، بنابراین توجه و استفاده از آن سرعت کسب و کار شما را افزایش می دهد و در نهایت باعث می شود شما با خیال راحت سیستم سازی سازمانی خود را انجام دهید.

سیستم سازی در کسب و کار و زندگی می تواند روش بسیار خوبی برای رشد و پیشرفت افراد مختلف باشد. زیرا این موضوع باعث می شود هم در زمان، انرژی و هزینه ها به شدت صرفه جویی شود و در نهایت با سرعت بیشتری به سمت اهداف خود پیش بروید. این کار به طور کلی باعث می شود شما کارها را به دیگران بسپارید و خودتان مشغول کارهای مهم تری شوید .

سیستم سازی باعث می شود شما کارهای با اولویت بالا را انجام دهید و کارهایی را که بی اهمیت هستند را کنار بگذارید . شما با این کار می توانید بهره وری خود را بالا ببرید ، کارها را تقسیم بندی کنید و در نهایت اگر خودتان هم درهنگام انجام کارها حضور نداشته باشید ، سیستم به طور خودکار کارها را برای شما پیش ببرد.

حال ما قصد داریم مراحلی را که برای سیستم سازی نیاز است را  مورد بررسی قرار دهیم تا بتوانید با اصول و قوانین صحیح این ماشین پول سازی را به خدمت خود بگیرید و از آن به نحو احسنت استفاده کنید.

با این حال اگر برای خودتان کسب و کار راه انداخته اید و یا مدیر یک شرکت هستید، باید به شما بگویم که دغدغه های ذهنی شما بیشتر از افرادی مثل جف بزوس و بیل گیتس است. با وجود این موضوع به نظر شما چرا مایکروسافت و آمازون از کسب و کار شما موفق تر هستند؟ جواب در سیستم سازی نهفته است. بدون سیستم سازی هرگز نمی توانید کسب و کار خودتان را از یک بیزینس معمولی به بیزینس بزرگ تبدیل کنید.

در این مقاله نکات طلایی را با هم بررسی می کنیم که با استفاده از آنها می توانید کسب و کارتان را سیستم سازی کنید و در نهایت اوقات بیشتری را با خانواده و دوستان بگذرانید، بیشتر بخوابید،  کارهای مورد علاقه تان را انجام دهید.

سیستم سازی چیست ؟

سیستم سازی  کارها در واقع انجام کارها به صورت خودکار می باشد. با سیستم سازی ما سازمان خود را به یک ماشین پول ساز تبدیل می کنیم. یعنی اینکه با انجام حداقل کارهای فیزیکی می توانیم به سود و ثروت بالایی دست پیدا کنیم. تصور این را داشته باشید که شما در خانه خود نشسته اید و پولی به حساب شما واریز می شود. نیم ساعت بعد دوباره حساب خود را بررسی کرده و مجددا متوجه خواهید شد که باز هم به حساب شما پولی واریز شده است.

 

 

 

 

این ماشین پول سازی برای شما از طریق سیستم سازی به وجود آمده است !

با سیستم سازی شما می توانید به طور پیوسته درآمد داشته باشید بدون آنکه فعالیت فیزیکی زیادی انجام دهید. فقط در مواردی که ناب نمی توان از سیستم سازی استفاده کرد که در آن انجام کارها به عهده شخص می باشد. بدون دخالت شخص کارها مختل خواهد شد. کارهایی همچون بازیگری از جمله این کارها می باشد.

 

مقاله پیشنهادی: راه اندازی کسب و کار آنلاین

 

در واقع اکثر فعالیت هایی که برای کسب و کار صورت می گیرد با سیستم سازی قالب اجرا می باشد.

در ابتدا به تعریف سیستم برای کسب و کار می پردازیم.

سیستم به مجموعه ای از عناصر بهم پیوسته اطلاق می شود. که منجر به تولید سود و ثروت برای یک سازمان می گردد. آیا تا به حال تصور این را داشته اید که شرکت های بزرگ چگونه هزاران شعبه در سراسر دنیا ایجاد می کنن.

بدون آنکه تغییری در کیفیت و عملکرد آنان ایجاد شود. صاحبان این شرکت ها به ثروت های بسیاری دست پیدا می کنند. آیا این افراد می توانند خود به تمامی شعبه های خود رفته و به آنها سرزده . به قولی هر صبح درب این شعبه ها را خودشان باز می کنند.

 

این مفهوم سیستم سازی می باشد !

کارها انجام می شود بدون آنکه شخص در آن دخالتی داشته باشد. هرروز به شعبه های این افراد اضافه می شود بدون آنکه فرد بخواهد مستقیم با این شعب در ارتباط باشد. البته این مفهوم بیشتر در کشورهای توسعه یافته قابل لمس است. در کشور ما که در مسیر توسعه در حرکت است ما باید پیشرو باشیم.

این عملکرد را در سازمان خود ایجاد کنیم. باید این نگرش را از خود دور کنیم که ما باید روی تمامی شعبه ها نظارت مستقیم داشته باشیم. درب شعبه ها را خودمان باز کنیم. ما باید زمینه این امر را ایجاد کنیم تا بتوانیم الگویی برای دیگران گردیم.

 

 

نکاتی برای سیستم سازی در سازمان

سیستم سازی مجموعه ای از چرخ دنده ها می باشد. که در کنار یکدیگر، هماهنگ با یکدیگر عمل کرده. موجب پیشروی کارها می شود. توجه داشته باشید اگر در یک سیستم شما نقش چرخ دنده اصلی را ایفا می کنید. خود شما مانع اصلی سیستم سازی می باشید. شما به عنوان یک مدیر سازمان برای سیستم سازی باید نقش رهبر ارکستر را ایفا کنید، نه اینکه نوازنده باشید.

تکنیک مدیریت یعنی انجام کارها به دست دیگران و وظیفه اصلی مدیر فکر کردن و یافتن اهرم ها می باشد. اینکه ما خودمون کارها را پیگیری کنیم مانع سیستم سازی می شیم و کارها وابسته به ما می باشد. مایکل گربر در کتاب افسانه کارآفرینی برای سیستم سازی اشاره به این موضوع دارد که …

با خود فکر کنید ! ببینید که اگر کارهایی که در محل کار انجام می شود بخواهید حجم آن کار را ده هزار برابر کنید …

 

پیشنهاد مطالعه: راه اندازی کسب و کار خانگی با سرمایه کم

 

شما آن کار را چطور انجام خواهید داد ؟!

این بدان معنی است که شما چقدر در کار خود دخالت دارید. اگر می بینید که شما نمی توانید این حجم کاری را اضافه کنید و خود شما نقش اصلی را ایفا می کنید … . بدانید که سازمان شما آمادگی لازم برای سیستم سازی را ندارد و باید تا می توانید نقش خود را در سازمان کم کنید. روی اصلی ترین کارها که فکر کردن می باشد تمرکز کنید.

تغییر نگرش مدیر در سیستم سازی

 

 

اولین کاری که برای سیستم سازی لازم است این است که شما نگرش خود را نسبت به کار تغییر دهید. تا زمانی که شما ذهنیت کارمندی دارید و می خواهید کارها به دست خودتان انجام شود. تا زمانی که نگاه شما این است که بدون دخالت شما کارها انجام نمی شود.

شما نمی توانید سازمان خود را به ماشین پول سازی تبدیل کنید !ساخت ماشین های پول سازی زمان بر ولی پایدار می باشد. این کار هیچگاه به صورت ماکروویوی انجام نمی پذیرد. ابتدا باید بردباری را در خود افزایش دهید. خود را برای دوره های زمانی بسیار مهم آماده کنید.

 

برای سیستم سازی باید چرخ دنده ها را درست سر جای خود قرار دهید.

زیرا هر چرخ دنده کار خود را انجام می دهد. این یعنی اینکه باید بتوانید حداکثر استفاده را از افراد داشته باشید. به گفته جان ماکسول در کتاب جوهره مدیریت اردک ها را به کلاس عقاب ها نفرستید. ما باید به عنوان یک مدیر بتوانیم یک سری دیدگاه های خود را تغییر دهیم .

علاقه مند به انجام کارها نباشید !

همانطور که گفته شد ما نباید خودمون امور کارها را بدست بگیریم! کار یک مدیر تنها فکر کردن می باشد پس ما باید فکر کنیم و با ارائه ایده های خلاقانه سازمان را به سمت سیستم سازی هدایت کنیم. بنابراین به انجام کارها علاقه مند نباشید مگر آنکه آن کار تنها از عهده شما بر بیاید. گران ترین کارها برای یک مدیر طرح ایده های نو ، استراتژی و یافتن اهرم ها می باشد.

من به شما سفارش می کنم. به عنوان یک مدیر تنها روی این سه عامل متمرکز شده در مقاله که ساده ترین تکنیک های مدیریت زمان هست ، مراجعه کرده. تا بتوانید بهترین عملکرد را داشته باشید.

علاقه مند به واگذاری کارها باشید !

 

 

اگر می خواهید کار ها خیلی سریعتر پیش بره. هر بخشی رو به یک نفر واگذار کنید. تا می توانید خود را در انجام کارها کنار بکشید. یک دید کلی که اکثر مدیران ایرانی با آن مواجه هستند همین می باشد که تصور می کنند تنها کارها به دست خودشان امکان پذیر است. این تفکر را از خود دور کنید ! بهترین افراد سازمان خود را پیدا کرده ، آنان را بسنجید و با توجه به ظرفیتی که دارند کارها را به آنها واگذار کنید.

برای خود یک کپی آماده کنید، شبیه شخصی است که وقتی شما نباشید کارها را عین شما  مو به مو به اجرا در می آورند. شما می توانید در طول چند سال چنین شخصی را برای سازمان خود تربیت کنید. تا می توانید تمرکز حواس خود را به کارهای مهم تر اختصاص دهید.

 

مقاله مرتبط: راه های کسب درآمد در ایران

 

علاقه مند به تحلیل و تصحیح باشید !

شما به عنوان یک مدیر باید کلیه فرآیندهای سازمان را مورد تحلیل قرار دهید. همیشه به دنبال این باشید که انجام کارها را تصحیح کنید. برای حل مسائل خود را به چالش بکشید به دنبال سادگی و راحت طلبی نباشید.

 

کار ها را به حال خود واگذار نکنید. به گذشته اکتفا نکنید نگویید که از قبل اینطور پیش میرفته اکنون هم همانطور باشه. به دنبال این باشید کارها هرچه سریعتر انجام شود ، مراحل انجام کار کوتاهتر شود. زمان زیادی را برای تفکر روی این امر اختصاص دهید. تا می توانید تمرکز خود را روی پیدا کردن اهرم ها بگذارید و خود را از کارهای جانبی دور کنید.به عنوان مثال می توانیم انجام تحلیل بنیادی رو نام ببریم.

 

اهداف خود را تغییر دهید !

 

تا حالا دقت کردید که افراد برای رسیدن به اهدافشون تلاش زیادی می کنند. ولی همینکه به آن نزدیک می شوند از آن دست می کشند. دقت کردید تمامی انصرافی های دانشگاه معمولا ترم آخری هستند ! مشاهده کرده اید که کسی می خواهد ماشین بیست میلیونی بخرد تا پانزده میلیون جمع می کند.

ولی همینکه به آن نزدیک می شود، از سرعتش کاسته شده و به سختی به آن می رسد. برای اینکه ما بتوانیم به اهداف خود دست یابیم بهتر است اهداف خود را تغییر دهیم. رایج ترین این راه این است که یک چهارم بیشتر برای اهداف خود در نظر بگیریم. یعنی اگر می خواهیم لیسانس بگیریم برای فوق لیسانس برنامه ریزی کنیم. اگر به دنبال درآمد دو میلیون تومانی هستیم.

برای دو میلیون و پانصد برنامه ریزی کنیم . با اینکار ما می توانیم تا آخر به کار خود ادامه دهیم و اگر اواخر کار خسته شدیم به اهداف اصلی خود دست پیدا کنیم. تعدد کارها روی دوش مدیریت موجب می شود که مدیر تمرکز اصلی خود را از دست بدهد.

مجموعه کارهای یک سازمان فرآیند ها را تشکیل می دهند.

پیچیدگی فرآیند ها برابر با مربع مجموعه مراحل فرآیند می باشد. یعنی اگر یک فرآیند در 5 مرحله انجام می شود پیچیدگی آن 25 می باشد. هرچه این پیچیدگی بیشتر باشد تعداد اشتباهات نیز در طی انجام آن بیشتر خواهد شد. مدیر باید بتواند مراحل انجام فرآیند را کاهش دهد. با کاهش مراحل اشتباهات کاسته شده و کارها روی روال انجام می پذیرد.

 

 

سیستم سازی کسب و کار چیست؟

 

 

سیستم سازی راهکاری عملی برای تولید درآمد بیشتر با کار کمتر (ثروت هوشمند). محیط کسب و کار همواره در حال تغییر است، از این رو کسب و کارهایی می‌توانند پایدار بمانند که خود را با تغییرات مختلف هماهنگ کنند. سیستم سازی در کسب و کار یک رویکرد سیستماتیک است.

که سبب می‌شود کارها به صورت مؤثرتر ، کارآمدتر و با سازگاری بیشتر با محیط انجام شوند. در حقیقت به مجموعه‌ای از اصول و روش‌هایی که فرآیند انجام فعالیت‌ها و وظایف را در یک شرکت مشخص می‌کنند گفته می‌شود.

سیستم‌سازی در کسب ‌و کار عبارت است از …

مجموعه‌ای از اصول و روش‌هایی که فرآیند انجام فعالیت‌ها و وظایف را در یک شرکت مشخص می‌کنند . به زبان ساده در هر کسب و کاری چارچوب‌ها ، سیاست‌ها و روش‌های کاری و تجاری وجود دارد. که تمام فرآیندهای کلیدی بر اساس آن‌ها به صورت منظم و یکپارچه انجام می‌شوند.

این سیاست‌ها از کارهای ساده مانند نحوه‌ی پاسخگویی به تلفن و پروتکل‌های اداری تا فرآیندهای پیچیده‌ تر مانند نحوه‌ی پاسخگویی به نیازهای مشتریان و ایجاد رضایت در آن‌ها را شامل می‌شود. سیستم سازی وظیفه‌ی ایجاد این چارچوب‌ها در هر کسب وکاری را بر عهده دارد. فرآیند سیستم سازی با همه‌ی اجزای یک کسب و کار مرتبط است.

انواع سیستم سازی کسب و کار

•  موجودی
•  پشتیبانی
•  آموزشی و ارزیابی
•  استخدام
•  فروش و…

 دسته های کلی سیستم سازی کسب  و کار

۱- سیستم‌های نرم که در برگیرنده‌ی افراد و ایده‌ها بوده و شیوه‌های مورد استفاده توسط کارکنان برای انجام کارها را شامل می‌شود.

۲- سیستم‌های سخت که مربوط به تجهیزات فیزیکی کسب و کار هستند و بهره‌وری و کارآمدی شرکت را افزایش می‌دهند.

۳- سیستم‌های اطلاعاتی که شامل فرآیندهای فناوری اطلاعات هستند

و اطلاعات مربوط به عملیات کسب و کار را جمع‌آوری می‌کنند تا بین آن‌ها مقایسه انجام داده و بهترین روش‌ها را ارائه دهند.

ضرورت سیستم سازی در کسب و کار

 

باید بین کارآفرینانی که درباره‌ی موضوع یک کسب و کار معین اطلاع دارند. بین کارآفرینانی که بر تکنیک‌های مختلف انجام یک کسب و کار مسلط هستند. تفاوت ویژه‌ای قائل شد.

به همین دلیل است که همواره کارآفرینانی که یک کسب و کار را شروع می‌کنند. پتانسیل بالایی برای شکست خوردن دارند. در واقع همه کارآفرینانی که یک کسب و کار را آغاز می‌کنند، درباره‌ی آن کسب و کار اطلاعاتی دارند. اما فقط بعضی از آن‌ها علاوه بر کسب اطلاعات، تکنیک‌های مربوط به کسب و کار را آموخته اند.

مزایای سیستم سازی در کسب و کار:

• فرآیندهای اصلی شرکت متکی به یک شخص نخواهد بود
• حفظ دستآوردهای سازمان در طول زمان
• کاهش خطای انسانی در انجام فرآیندها
• مدیریت دانش
• دسترسی ساده به اطلاعات و امکان تجزیه و تحلیل داده‌ها
• تمرکز بیشتر مدیران در توسعه کسب و کار به جای کنترل فرآیندها

استفاده از فرآیند  آموزش سیستم سازی در کسب و کار یکی از ضروری‌ترین تکنیک‌هایی است که …

مزایای بسیار زیادی را برای کسب و کار شما به همراه خواهد داشت مانند …

عدم اتکای کسب و کار به اشخاص

کارآفرینان باید دستورالعمل‌هایی را برای نحوه‌ی اجرای دقیق کارها تدوین کنند. تا کسب و کار بتواند بدون تکیه بر آن‌ها و یا هیچ شخص دیگری مسیر خود را بپیماید. سیستم سازی کسب و کار از طریق جایگزین کردن روال‌ها و فرآیندها با اشخاص، به کسب و کار ثبات بخشیده.

از این طریق سبب افزایش تمرکز مدیران بر توسعه‌ی قسمت‌های دیگر می‌شود. کسب و کارهایی که متکی به اشخاص یا کارکنان باشند. با هرگونه تغییری در نیروی انسانی دچار مشکل می‌شوند.

تثبیت دستاوردها

امروزه مشاغلی که از سیستم سازی در کسب و کار استفاده کرده باشند ، از شانس بیشتری برای حضور پایدار در بازارهای رقابتی برخوردار هستند. این شانس بیشتر به دلیل سیستماتیک بودن کارها، تثبیت دستاوردهای قبلی و رو به جلو بودن آن‌ها است. این در حالی است که در کسب و کارهای فاقد سیستم ممکن است در هر مرحله از مسیر، تمام دستاوردها از بین بروند و کسب و کار از هم فرو بپاشد !

کاهش خطای انسانی

یکی از مهم‌ترین علت طراحی سیستم‌های کسب و کار، کاهش خطاها و شفافیت بیشتر عملکردها است. در سیستم‌های کسب و کار نقش عوامل انسانی به میزان قابل ملاحظه‌ای کاهش می‌یابد. در نتیجه احتمال وقوع خطاهای انسانی کمتر می‌شود.

مدیریت دانش

این مقوله یکی از بخش‌های مهم هر کسب و کاری محسوب می‌شود که ممکن است. با رفتن یک یا چند نفر از افرادی که در شرکت مسؤلیتی به عهده دارند، دچار اختلال شود. سیستم سازی نوعی استقلال هویتی برای کسب و کار به وجود می‌آورد. به گونه‌ای که با وجود افراد مختلف بتواند بدون هیچ‌گونه مشکلی به مسیر خود ادامه دهد.

تسهیل مدیریت اطلاعات

در کسب و کاری که عمل سیستم سازی انجام گرفته است، دسترسی به اطلاعات توسط مدیران و کارمندان به راحتی انجام می‌گیرد. این اطلاعات در هر مرحله قابل پیگیری و تجزیه و تحلیل هستند.

افزایش تمرکز مدیران

بسیاری از مدیران فکر می‌کنند که باید بیشتر کارها را خودشان انجام دهند. چون احتمالا کارمندان آن ها به اندازه آن‌ها توانایی انجام کارها را ندارند ! از طریق اصول سیستم سازی کسب و کار، مدیران می‌توانند بیشتر کارهایی را که تا قبل از آن خودشان مجبور بودند انجام دهند. به کارمندان واگذار کنند و خود به توسعه هرچه بیشتر کسب و کار بیندیشند. وجود سیستم در یک کسب و کار اعتماد به یک سری از استانداردها است که زیاد به اشخاص اتکایی ندارد.

چه کسانی به سیستم سازی نیاز دارند؟

1. کسانی که از وقفه‌های دائمی کارمندان در حین کار به ستوه آمده‌ اند.  مجبورند بخشی از تمرکز ذهنی خود را بر نظارت‌های سخت بر عملکرد کارمندان قرار دهند.
2. کسانی که به حفظ و رشد مستمر کسب و کار خود فکر می‌کنند. فقط دنبال آن نیستند که خود تمام کارها را انجام دهند. مالکیت شخصی خود را در تمام فرآیندها اعمال کنند. این افراد از طریق سیستم سازی در کسب و کار از حداکثر توان کارکنان خود استفاده می‌کنند.
4. کسانی که ایده‌ها و برنامه‌های زیادی دارند. همیشه تصور کرده‌اند که به دلیل مشغله‌ی زیاد و نبود زمان کافی هیچ‌گاه نمی‌توانند به همه‌ی آن‌ها برسند. آموزش سیستم سازی کسب و کار زمان و انرژی این دسته از افراد را بهینه کرده و به آن‌ها فرصت رسیدگی به کارهای دیگر را می‌دهد.
5. کسانی که چند کسب و کار دارند.
6. می‌خواهند همه‌ی آن‌ها را با هم مدیریت کنند بدون آن که خود را از نزدیک درگیر جزیی ترین کارها نمایند.
7. کسانی که می‌خواهند علاوه بر حفظ کسب و کار خود آن را به نسل‌های بعد نیز منتقل کنند و نیروهای متخصص بپرورانند.

 

 

پیشنهاد ما به شما : مشاوره کسب و کار از صفر تا صد

 

مراحل اساسی اصول سیستم سازی کسب و کار

برای پیاده سازی یک سیستم باید مراحل زیر را به صورت گام به گام طی کرد:

گام اول

بهره‌گیری از تجربیات کارمندان در شروع فرآیند سیستم سازی کسب و کار اهمیت زیادی دارد. به هرحال کارمندانی که در هر بخش از کسب و کار شما مشغول کار هستند. اطلاعات دقیق‌تری درباره‌ی حیطه‌ی وظایف خود دارند. با پیچ و خم‌های کارها آشنایی بیشتری دارند. برگزاری یک جلسه‌ی مشورتی برای شروع فرآیند سیستم سازی امری ضروری است.

گام دوم

در این مرحله باید مشخص کنید که چه فرآیندهایی وجود دارند تا بتوانید برای آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.

گام سوم

 ابتدا و انتهای هرکدام از فرآیندها باید مشخص شود. باید بدانید که هر فرآیند قرار است از کجا شروع شود. در نهایت به کجا ختم شود و چه خروجی داشته باشد. نظرات کارمندان در این زمینه و ثبت اطلاعات آن‌ها از نتایج فرآیندها، مقدمه‌ای برای مراحل بعدی محسوب می‌شود.

گام چهارم

شناسایی نیازهای مشتریان باید به دقت انجام گیرد. هر فرآیند باید معطوف به بخشی از تأمین نیازهای مشتریان و در خدمت آن باشد. فرآیندهایی که بود و نبودشان تفاوتی ندارد، باید حذف شوند.

گام پنجم

پس از تعیین فرآیندها و جزییات آن‌ها باید برای آن‌ها مسئول انتخاب کنید. مسئول هر فرآیند کسی است که تعهد به پایان رساندن آن را برعهده دارد.این کار برای تضمین کارایی فرآیند ضروری است.

گام ششم

از همه‌ی کارهایی که در پنج مرحله‌ی قبلی انجام داده‌اید، مدلی تهیه کنید. آن را در قالب نمودار و اشکال گرافیکی بر روی کاغذ بیاورید. این کار به درک کلی شما از وضعیت سیستم طراحی شده کمک می‌کند. سعی کنید در طراحی نقشه‌های کسب و کار استانداردها را رعایت کنید تا برای همگان به راحتی قابل مطالعه باشد.

گام هفتم

سیستم طراحی شده باید مورد توافق همه و یا حداکثر کارمندان قرار گیرد تا اعتبار اجرایی لازم را به دست آورد.

گام هشتم

به تیم کاری خود درباره‌ی سیستم طراحی شده آموزش‌های لازم را یاد بدهید. شاید به مقداری زمان نیاز باشد تا اعضای مجموعه‌ی شما بتوانند خود را با سیستم طراحی شده هماهنگ کنند.

گام نهم

در طراحی سیستم، زیاد آرمانگرا نباشید. وجود یک سیستم با حداقل اصولی که در بالا گفته شد بهتر از نبود هیچگونه سیستمی است. اگر به فکر افزایش بهره‌وری سیستم هستید، بهتر است با یک سیستم حداقلی کار را شروع کنید. در طول زمان به اصلاح و بهبود آن فکر کنید. طراحی یک سیستم ایده‌آل در اول کار هدفی بلند پروازانه به نظر می‌رسد.

 

سیستم سازی در دنیا

بیش از ۲۵ سال از زمانی که مایکل گربر برای اولین بار مفهوم سیستم سازی کسب و کار را به طور رسمی بیان کرد، می‌گذرد. در طول این سال‌ها پیشرفت‌های زیادی در راستای توسعه‌ی فناوری صورت گرفته. امروزه برنامه‌های نرم‌افزاری مبتنی بر فناوری اطلاعات محوریت بسیاری از عملیات تجاری مانند.

• بودجه بندی
• منابع انسانی
• و مدیریت عملکرد

در سال ۲۰۱۱ کتاب گربر (افسانه کارآفرینی) درباره‌ی سیستم سازی، به عنوان کتاب اول در زمینه‌ی کسب و کار در دنیا شناخته شد. این نشان دهنده‌ی اهمیت این موضوع است.

فرآیند سیستم سازی جز مهمی از کسب و کارهای امروزی شناخته می‌شود

سمینارها و کارگاه‌های آموزشی متعددی در سراسر دنیا در این زمینه برگزار می‌گردد. اگرچه میلیون‌ها کسب و کار بزرگ و کوچک در سراسر جهان وجود دارد. اما فقط تعداد کمی از آن‌ها موفق می‌شوند به اهداف بلند خود دست پیدا کنند.

تحقیقات نشان می‌دهد که بیش از ۸۵ درصد از کسب و کارها هیچگونه سیستمی ندارند. کاملاً وابسته به اشخاص هستند. این مسئله آن‌ها را به شدت ناپایدار می‌کند به طوری که مدت کوتاهی بعد از آغاز کار دچار بحران‌های جدی می‌شوند.

سیستم سازی هم‌چنین در کاهش هزینه‌ها مؤثر بوده …

از طریق خودکارسازی وظایف تکراری، کاهش ریسک‌ها و بهبود عملیات‌ها حدود ۳۰ تا ۵۰ درصد هزینه‌های کسب و کار را کاهش می دهد. به طور میانگین سیستم سازی در کسب و کار بهره‌وری را بین ۲۰ تا ۳۰ درصد افزایش داده. بازده‌ی فروش را ۵/۱۲ درصد افزایش می‌دهد و هم‌چنین سرعت فرآیندها را بین ۲۵ تا ۴۰ درصد افزایش می‌دهد.

طراحی سیستم برای کسب و کار، نیاز به تعداد کارمندان بیشتر را تا ۱۲ درصد کاهش داده و سرعت پروژه‌ها را در کمتر از ۶ ماه تا ۶۵ درصد افزایش می‌دهد. ۷۸ درصد از سازمان‌ها سرمایه‌‎گذاری در سیستم سازی را باعث افزایش انعطاف پذیری خود می‌دانند. معتقدند که این کار به تقویت روابط با مشتریان کمک شایانی می‌کند.

 

 

کلام آخر

شما با رعایت اصول سیستم سازی کسب و کار می توانید وظایفی مختلف که در کسب وکار خود وجود دارد را به دیگران واگذار کنید. و از آنها نیز بخواهید تا کارهای کوچک تر را به کارمندان واگذار کنند و علاوه بر وظایف خودشان، آن وظایفی را که به دیگران سپرده اند را نیز بررسی کنند. در نهایت شما فقط در زمان های تحویل پروژه آنها را بررسی می کنید.

به این شکل شما زمانی که در محل کار هستید به جای خیلی از دغدغه های فکری بی فایده، برای آینده سازمانتان برنامه ریزی می کنید و فاکتور های بهتری برای کنترل پروژه ها مشخص می کنید. از طرفی چون فکر راحتی دارید و تمام کارها مسئولی برای انجام شدن دارند می توانید چند روز را به سرکار نروید و به جای آن به یک سفر بروید و تفریح کنید و یا برای راه اندازی یک شغل دیگر برنامه ریزی کنید.

سوالات متداول :

[sp_easyaccordion id=”116482″]