مراحل مدیریت پروژه

سلام ماهانی عزیز. تو این مقاله بهت یاد میدم که چطوری یک پروژه رو از صفر تا صد مدیریت کنی و تمام فازهای اجرایی مدیریت پروژه رو با موفقیت پشت سر بگذاری و یاد بگیری که مراحل مدیریت پروژه شامل چه مواردی می شود.

وقتی صحبت از پروژه میشه، خیلی‌ها دست و دلشون میلرزه که چطوری باید یه پروژه رو مدیریت کنن. راستشو بخاین، مدیریت پروژه نه کار آسونیه و نه کار سختیه، اما میتونم بگم که یکی از حساس ترین کارهایی هستش که تو حوزه مدیریت مطرح میشه و انجام دادنش نیاز به دانش و تجربه بالا داره.

اگر بخوام یه مختصری از پروژه براتون بگم، میتونم این رو مطرح کنم که هر موقع طرح جدیدی یا فعالیت جدیدی بخاد تو یه بیزینس انجام بشه، که قبل از اون انجام نمی‌شده و یه جورایی حالت ابداع و نوآوری داره، به اصطلاح میگن که پروژه جدیدی تو بیزینس استارت خورده.

اما پروژه فقط به این مرحله که قراره چیز جدیدی خلق کنیم و یا وارد مرحله‌ای جدید تو بیزینس بشیم، ختم نمیشه، بلکه پروژه وجوه خیلی زیادی داره که میتونه روی نتیجه اون تاثیر بزاره. یکی از چیزایی که تو تعریف پروژه و مبحث مدیریت پروژه وجود داره، بحث زمان و بودجه مشخص هست. بر خلاف تولید که بودجه و زمان، انعطاف پذیر هستش، ما تو پروژه، همچین چیزی  نداریم و همه چیز محدوده.

اونم به این دلیل هستش که سرمایه گذاری روی پروژه‌ها، یه جورایی تا مرحله نهایی، یه ریسک محسوب میشه. چون کسی نمیدونه که آیا پروژه با موفقیت روبرو میشه یا اینکه شکست میخوره و از اون گذشته، پروژه باید شرایطی رو فراهم کنه که به تولید و یا بازدهی برسه.

یعنی اگر شما قرار باشه که در مدت کوتاهی یه پروژه عمرانی رو انجام بدین، باید به این نکته توجه کنید که این سد قراره بازدهی داشته باشه و شما تو مدت مشخصی با یه بودجه مشخص باید این سد رو به اتمام برسونید و این رو هم بعنوان مدیریت پروژه در نظر بگیرید که ممکنه پروژه سد سازی شما به هر دلیلی دچار شکست بشه. پس از این جهت پروژه یه سرمایه گذاری محدود حساب میشه که تا به آخرین لحظه کسی نمیدونه که دقیقا این پروژه موفق میشه یا نه.

مسئله‌ی دیگه‌ای که تو پروژه هست، بحث برنامه ریزی و همچنین منابع انسانی هستش. طبیعتا تو هر  پروژه‌ای ما با یک سری متخصص سر و کار داریم که کارها رو مدیریت میکنن و در کنار اون‌ها برای مدیریت پروژه بهتر، نیاز به یک پلن داریم که میتونه سرنوشت پروژه‌ی ما رو تعیین کنه.

اما این وسط یه سوال اساسی میمونه و اونم اینه که این همه کار رو که چه کسی و با چه دانشی باید مدیریت کنه؟ اینجاست که نقش مدیریت پروژه وسط میاد و کسی که مدیر یک پروژه میشه و مدیریت پروژه رو بر عهده میگیره، باید تمام این مراحل رو کنترل کنه. اما چطوری؟

خب این چیزیه که میخایم تو این مقاله بهش بپردازیم. در واقع تو این مقاله می‌خوایم در مورد صفر تا صد مراحلی که یک پروژه رو به اتمام و به موفقیت میرسونه صحبت کنیم و این مسئله رو مطرح کنیم که هر فاز  از پروژه باید چطوری انجام بشه و به چه مسائلی اختصاص پیدا کنه. پس این مقاله رو تا انتها بخونید که به زبان ساده مراحل مدیریت پروژه رو یاد بگیرید و دانش خودتون رو به روز کنید.

مراحل مدیریت پروژه به زبان ساده

اگر بخوایم بدون حاشیه بریم سراغ اصل مطلب، باید بهتون بگیم که تو تمام دنیا، 5 مرحله اصلی برای مدیریت پروژه گفته میشه که من امروز این پنج تا مرحله رو براتون به زبان ساده توضیح میدم. چیزی که خیلی مهمه و باید بهش توجه کنید اینه که این پنج تا فاز یا مرحله، هر کدوم نقش مستقلی دارن، اما زمانی به نتیجه میرسن که کنار هم دیگه استفاده بشن.

فاز اول ) تفکر و هدف گذاری

فاز اول مدیریت پروژه مربوط میشه به دو تا اصل بسیار مهم که تفکر و هدف گذاری هستن. از اینجا شروع میکنم که هر پروژه‌ای، اصولا با یک فکر و یا بهتر بگیم با یه ایده شروع میشه. در واقع ایده‌ها هستن که پروژه‌ها رو اغاز میکنن و فکر‌ها هستن که پروژه رو تعریف میکنن و هدف گذاری‌ها هستن که پروژه رو به ثمر میرسونن.

پس اگر می‌خواید به درستی راه رو طی کنید و نتیجه عالی‌ای از مدیریت پروژه بگیرید، باید از همین اول و در مقام ایده کارتون رو درست انجام بدید. کاری که تو مرحله اول می‌کنید اینه که هر چیزی که تو ذهنتون هست رو به صورت مکتوب یادداشت می‌کنید.

در واقع شما باید یه جزوه کامل از ایده‌ای که در ذهنتون دارید رو بنویسید و بعد با تیم یا هسته مرکزی‌ای که قراره کار رو باهاشون شروع کنید در میون بگذارید و روی جوانب مختلفش با هم فکر کنید. یادتون باشه که همین مرحله میتونه تضمین موفقیت و یا حتی شکست شما رو بکنه. پس باید خیلی رو این مرحله دقیق باشید.

اگر به درک درستی از ایده نرسید و همه‌ی اعضای تیم در مسیر مدیریت پروژه اونم در همین اول راه، به درکی از کل مسیر نرسن، شما یک مسیر بسیار پر چالش دارید. پس بعد از اینکه همه توجیه شدن و فکراتون رو روی هم ریختین و اصول اولیه کار تعیین شد. حالا باید شروع کنید به هدف گذاری.

در خصوص مراحل مدیریت پروژه ، در واقع تو مرحله هدف گذاری، ایده‌هایی که روش فکر کردین رو به جزئیات تبدیل میکنین و برای پروژه فازهای هدف گذاری شده تعریف میکنین که تو هر مرحله شما باید به کجا برسید؟ و چه دستاوردی داشته باشید و در نهایت قرار هستش که چه اتفاقی توی خروجی پروژه‌ی شما اتفاق بیفته.

فاز دوم) برنامه ریزی

بعد از اینکه هدف‌ها به درستی مشخص شد و همه‌ی اعضای گروه نسبت به شمای کلی و تصویر اساسی پروژه آگاه شدن، حالا وقتشه که روی تک تک هدف‌هایی که توی پروژه تعریف کردیم، برنامه ریزی داشته باشیم و استراتژی‌های مختلف رو پیاده کنیم.

اولین چیزی که در مسیر مدیریت پروژه تو این مرحله انجام میدیم اینه که اسکوپ کلی کارمون رو تعیین میکنیم.  اسکوپ کلی کار در واقع همون شاکله‌ی کار هست که شامل بسیاری از موارد مثل زمان، بودجه و منابع انسانی میشه.

چیزی که تو این مرحله مهمه اینه که ما همه چیز رو با محدودیت‌ها باید تعریف کنیم. یعنی وقتی در حال چیدن یه برنامه برای مدیریت پروژه هستیم، باید به این توجه کنیم که به جای گفتن اینکه ما ده روز وقت برای انجام این پروژه داریم، باید بگیم که ما باید تو ده روز این کار رو تموم کنیم. در واقع وقتی همه چیز رو با محدودیت تعریف کنید، بار روانی پروژه، برای رسیدن به موفقیت، به مسیر بهره وری نزدیک تر میشه.

همینطور برای بودجه هم باید همین صحبت رو داشته باشید. طبیعتا کسانی که پروژه رو شروع کنند دو تا خواسته بزرگ دارند. یکی اینکه در اختیارشون پول برای تحقیق و گرفتن منابع مختلف قرار بگیره و دو اینکه اونها هم نیاز به دستمزد دارند.

پس شما در همین مرحله اول پلن خودتون، میگید که چقدر محدودیت بودجه دارید و با همه اعضای خودتون بعنوان یک کسی که مدیریت پروژه رو برعهده گرفته، قرارداد مالی رو امضا می‌کنید و بعد به مرحله بعد میرید.

تو مرحله بعدی کارتون یه مقدار سخته، چون اینجا شما به عنوان مدیریت پروژه، باید حوزه وظایف و حدود اختیارات هر شخص رو توی پروژه تعیین کنید. هر شخصی در پروژه باید کار خاصی رو انجام بده و این وظیفشه که به تعهدش عمل کنه.

وقتی این جوری شد، شما باید وظیفه هر شخص رو بهش بگید و مطلعش کنید که بر اساس زمان و بودجه‌ای که دارید، باید تحت چه شرایطی کار انجام بشه و چه نتیجه‌ای رو مدنظر دارید. و در آخرین مرحله باید زمان بررسی کارها و جلسات کاری مشخص بشه و این اجازه به هر شخصی داده بشه که در هر نقطه کار، از شما بعنوان مدیریت پروژه، سوال‌هایی رو بپرسه و وضعیت رو برای خودش شفاف تر کنه.

فاز سوم ) مرحله اجرا

حالا  دیگه وقتش رسیده که هر چقدر برنامه ریزی کردید رو تبدیل به عمل کنید و برید سراغ کارهایی که به طور عملی به نتیجه پروژه ختم میشه. اما تو این مرحله که به ظاهر آسون ترین مرحله‌ی کار هم هست، شما یک چالش بزرگ به عنوان مدیریت پروژه دارید و اونم اینه که حالا به طور مستقیم باید مدیریت کنید.

شما به عنوان یک مدیر پروژه، باید برعکس همه فکر کنید. مرحله‌ی کار بر روی پروژه بعد از برنامه ریزی‌ها، راحت ترین مرحله نیست، بلکه سخت ترین مرحله است.  چون شما از طرفی با مدیریت پروژه، به لحاظ زمانی و بودجه‌ای روبرو هستید و از سمت دیگه با چالشی به نام انجام شدن کارها به درست ترین شکل ممکن.

پس باید هر دوی این مسائل رو در ذهنتون داشته باشید تا بتونید بهترین نتیجه رو بگیرید. تو این مرحله چیزی رو که به شدت کنترل می‌کنید، بحث زمان و بودجه هستش و از اون گذشته شما باید از هر فردی که تو محل کار شما در پروژه فعالیت میکنه گزارش‌های پی در پی بگیرید.

گزارش کار از یه طرف و گزارش استفاده از منابع و بهره وری هم از طرف دیگه به شما کمک میکنه که مسیر پیشرفت پروژه رو بعنوان مدیریت پروژه زیر نظر بگیرید. هر اتفاقی در مرحله‌ی اجرایی پروژه از قبیل نقص فنی، بهم ریختگی پلن، اختلافات کاری و …، باید توسط مدیریت پروژه رسیدگی بشه و حتما جلسه گذاشته بشه.

فاز چهارم) کنترل و نظارت

توی فاز چهارم، مدیریت پروژه، تمام کارهایی که در مرحله اجرایی انجام شده رو مو به مو تحت نظر میگیره.  در واقع کاری که مدیریت پروژه تو این بخش انجام میده، به زبان ساده، کنترل کیفی و کمی کارها در مرحله اول هست.

شما باید ببینید که بر اساس پلنی که چیده بودید، آیا همه کارها به همون اندازه‌ای که باید و به همون کیفیتی که انتظار میرفت انجام شده یا نه؟ یادتون باشه که انتظارات شما به عنوان مدیریت پروژه، در مرحله کنترل و نظارت، باید در بالاترین سطح ممکن باشه و هیچ چشم پوشی‌ای نداشته باشید.

بعد از اینکه خیالتون از کارها راحت شد و به این نتیجه رسیدید که کارها درست انجام شده، باید روی بودجه، زمان بندی، منابع و … تمرکز کنید و به یک نتیجه درست در این زمینه برسید. چرا؟ به این دلیل که شما زمانی به موفقیت کامل رسیده‌اید که بیشترین میزان صرفه جویی در زمان و بودجه را با بیشترین میزان بهره وری در اختیار داشته باشید.

اگر همه چیز در این مرحله نیز درست بود که شما از این مرحله نیز به عنوان مدیریت پروژه، سربلند بیرون آمدید. اما اگر حتی یک درصد خطا وجود داشت، باید سریعا جلسه گذاشته بشه و از مسئول هر بخش پرسیده بشه که چرا این اتفاقات افتاده. و دوباره همه چیز باید اصلاح بشه.

تا زمانی که نظر نهایی شما روی پروژه به ” عالی ” تغییر نکرده است، به هیچ وجه نباید به این فکر باشید که کار را تموم شده اعلام کنید. این بزرگترین رسالت مدیریت پروژه است که در مرحله نظارت، مو رو از ماست بکشه بیرون.

فاز پنجم) تحویل پروژه

در آخرین مرحله از  مراحل مدیریت پروژه، شما باید پروژه‌ای رو که به ثمر رسوندید، تحویل بدید. توی مرحله تحویل پروژه ما دو تا مسئله داریم که باید به عنوان مدیریت پروژه بهش توجه ویژه داشته باشیم. اول از همه اینکه اگر پروژه  به موفقیت رسید، شما باید یه گزارش کامل از مراحلی که در موفقیت پروژه طی کردید رو با جزئیات کامل تهیه کنید و اون رو ارائه کنید.

اما اگر پروژه به موفقیت نرسید، شما باید دلایل شکست پروژه رو با جزئیات کامل به گونه‌ای که برای مدیران بالا دستی و کسانی که بعدها بر روی این پروژه کار می‌کنند، منطقی باشه، بنویسید و اون رو ارائه بدید. چیزی که بسیار مهمه اینه که در مسئله‌ی گزارش نویسی نه موفقیت باید پای کسی نوشته بشه، نه شکست.

شما بعنوان یک تیم فعالیت کردید و این فعالیت تیمی شما، باعث شد که پروژه یا موفق بشه و یا شکست بخوره. اما چیزی که در هر دو صورت، یعنی هم در موفقیت و هم در شکست خیلی اهمیت داره اینه که شما صورت تمام خرجکردها، تمام زمانی که پای کار صرف کردید و تمام منابعی که استفاده کردید رو باید ارائه کنید.

این نکته رو هم در آخر بدر خصوص مراحل مدیریت پروژه بگم که خیلی از کسایی که تو یه پروژه موفق میشن و یا حتی شکست میخورن، نتایجی رو که بهش میرسن و بقولی فوت کوزه گری پروژه هست رو به دلایل مختلفی، ارائه نمیدن که ضربه بزرگی به علم و بیزینس در آینده میزنه. شما باید در هر صورت نتایجی که به دست آوردید رو بنویسید و ارائه کنید. چون که کسانی که بعد از شما ممکنه ادامه دهنده اون پروژه در صورت پیشرفته تر باشن، دیگه نیاز به طی مراحل صفر تا صد نداشته باشن و ادامه‌ی مسیر شما رو برن.

سوالات متداول :