مذاکره تلفنی

مذاکره تلفنی: معمولاً افراد در مذاکره تلفنی در مقایسه با مذاکراتی که به صورت حضوری انجام می دهند موفقیت کمتری دارند. در مذاکرات تلفنی به دلیل آن که افراد نمی توانند احساسات خود را به خوبی منتقل نمایند و ارتباط چشمی نمی توانند با طرف مقابل خود برقرار نمایند اعتماد به نفس آنها کاهش پیدا کرده و در نتیجه مذاکره های سرد و بی روحی از طریق تلفن انجام می شود که حاصل آن عدم موفقیت در انجام مذاکرات تلفنی می باشد. این مشکل حتی برای بسیاری از افراد خبره در زمینه انجام مذاکره نیز وجود دارد و هنگامی که دیالوگ های مشاوره خود را که در جلسات حضوری استفاده می‌نمایند بخواهند در پشت تلفن مطرح کنند ضریب موفقیت آن ها به شدت کاهش پیدا می کند. در این مقاله قصد داریم برخی از مواردی که می تواند مذاکره های تلفنی را تا حد بسیار زیادی به موفقیت نزدیک نمایند اشاره نماییم. اطمینان خاطر به شما می دهیم که اجرای این نکات به صورت کامل و درست تا حد بسیار زیادی می تواند شما را در این زمینه موفق نماید.

علت رویکرد کسب و کارهای مختلف به مذاکره تلفنی

 

• کاهش هزینه های فروش و بازاریابی از طریق ماکره تلفنی نسبت به برگزاری جلسه حضوری به یک سوم
• برای انجام مذاکره با مدیران ارشد سازمان های مختلف به صورت تلفنی میسر می باشد در حالی که به صورت حضوری به راحتی این موضوع امکان پذیر نیست
• افزایش تعداد مذاکره ها در طول یک روز از ویژگیهای مذاکره تلفنی می باشد در حالیکه مذاکرات حضوری در طول یک روز بسیار کمتر خواهد بود
بنابر موارد اشاره شده در مذاکرات تلفنی ویژگی‌های بسیار مثبتی نسبت به مذاکره های حضوری وجود دارد اما برای موفقیت در آنها صرفاً کافی است که به برخی از تکنیک های لازم تسلط پیدا نمایید. سه نکته مهم در ترغیب کردن طرف مقابل به گوش دادن به صحبت های شما هنگامی که قصد دارید به صورت تلفنی با اشخاص دیگر مذاکره نمایید باید چند قانون اصلی را همواره در ذهن خود داشته باشید
1. آهنگ و لحن صدا لحن صدا در مذاکره تلفنی اهمیت بسیار بالایی دارد به این منظور باید در پشت تلفن با صدای بلند و رسا صحبت کرده تا طرف مقابل از نارسا بودن صدای شما آزرده نشود
2. لبخند بزنید. لبخند زدن پشت تلفن مانند استفاده از یک لباس مناسب و اتو کشیده هنگام مذاکره تلفنی می باشد با اینکه طرف مقابل لبخند و یا لباس های شما را نمی تواند ببیند اما با این حال رعایت این موارد اعتماد به نفس بیشتری به شما داده و در لحن صحبت شما تاثیر بسیار زیادی دارد.
3. تمرین مذاکره شما باید بتوانید از طریق انجام مذاکره به صورت تمرینی نقاط ضعف خود را برطرف کنید موردی که بسیار شایع است این است که معمولاً افرادی که مذاکره تلفنی انجام می دهند در جمع بندی مذاکره و نهایی نمودن معامله مشکل دارند بنابراین این موضوع یکی از مواردی است که باید به دفعات برای آن تمرین انجام شود انجام تکرار زیاد در این رابطه برای رسیدن به موفقیت بسیار ضروری می باشد. در صورت انجام تکرار زیاد، شما در حین بیان مطالب احساس آرامش بیشتری خواهید داشت و کلمات خود را راحت تر بیان می کنید. دقیقاً همانند حالتی که با دوست خود دارید صحبت می کنیم به عنوان مثال هنگامی که افراد در مذاکره تلفنی قصد دارند قیمت پیشنهادی خود را اعلام نمایند از آن جایی که از نظر آنها قیمت بالا می باشد با اعتماد به نفس خوبی مبلغ خود را اعلام نمی کنند درحالی که توصیه افراد خبره در این زمینه آن است که باید این اعلام قیمت با اعتماد به نفس بالا و کاملاً در شرایط عادی انجام شود که برای این موضوع نیاز به تمرین زیادی می باشد تا بیان آن کاملاً به صورت عادی انجام شود. در صورتی که این موضوع به خوبی انجام شود احتمال موفقیت آن تا حد زیادی افزایش پیدا می کند.

۴ نکته برای متقاعد کردن افراد در مذاکره تلفنی

۴ نکته برای متقاعد کردن افراد در مذاکره تلفنی

1. مذاکره باید کاملا بر اساس حقایق موجود باشد
دقیقاً همانند حالتی که مذاکره به صورت حضوری انجام می‌شود باید این صحبت ها انجام شود در این صورت لحن صحبت بیان کلمات کاملاً حالت طبیعی داشته و برای طرف مقابل شک برانگیز نخواهد بود و این امکان را به وجود می آورد که طرف مقابل را با خود همراه کنیم
2. در مذاکره تلفنی به جای آن که مواردی را که بیان می کنید بخواهید از طرف مقابل تایید بگیرید
به گونه‌ای بیان کنید که گویی پیشاپیش طرف مقابل شما ما موافقت خود را در این ارتباط اعلام کرده است. اجازه دهید طرف مقابل شما بیشتر صحبت کند در ابتدا می توان توضیحات خود را بیان نموده و از طریق طرح سوالاتی از طرف مقابل خود بخواهید که نظر خود را در ارتباط با سوالات بیان نموده و آنچه را که دغدغه وی می باشد در بین صحبتهای او کشف نمایید
3. تا جایی که امکان دارد از کمترین میزان کلمات در مذاکره استفاده نمایید
از آنجایی که معمولاً در مذاکره ها صرفاً کلمات در حد ۱۰% می‌توانند تاثیرگذاری در نتیجه مذاکره داشته باشند باید بیشتر تمرکز خود را بر روی لحن صدا و برقراری ارتباط بهتر با طرف مقابل قرار دهید. البته در مذاکرات تلفنی سهم تاثیر استفاده از کلمات کمی بیشتر از ۱۰ درصد می باشد اما با این حال همچنان لحن صدا و توانمندی در برقراری ارتباط نقش بسیار مهمی دارد.
معمولاً در مذاکره های تلفنی شما چهار ثانیه حداکثر فرصت دارید تا بتوانید تاثیرگذاری اولیه را بر روی طرف مقابل خود داشته باشید در طی این ۴ ثانیه طرف مقابل به سرعت در پشت تلفن شما را ارزیابی نموده و در مورد این موضوع تصمیم گیری می نمایند که آیا مذاکره را با شما ادامه دهد یا خیر. بنابراین این چهار ثانیه زمان طلایی مذاکره محسوب می شود. بنابراین باید برنامه ریزی کنید تا بتوانید از این ۴ ثانیه طلایی حداکثر استفاده را ببرید برای منظور انجام کارهای زیر در طی این ۴ ثانیه به شما توصیه می شود
1. در حین مذاکره لبخند روی لبتان داشته باشید و با لحنی سرشار از امید و با روحیه مثبت و پرنشاط صحبت خود را آغاز کنید
2. به صورت کوتاه خود را معرفی کرده و دلیل تماس خود را بیان کنید
3. موضوع خود را با لحن آرام بیان نمایید تا تخصص شما را در ارتباط با موضوع تماس به طرف مقابل القا نمایید
4. در نهایت از طرف مقابل خود بخواهید زمانی را برای شما اختصاص دهد تا شما سوال های مد نظر خود را مطرح نمایید.
در صورتی که تا اینجای کار را به درستی انجام داده باشید معمولا جواب مثبت خواهید شنید اما اگر که جواب منفی همراه با پاسخی ناامیدکننده دریافت کردید بدانید یا مراحل قبلی را به درستی انجام نداده اید و یا اینکه طرف مقابل شما گزینه مناسبی برای مذاکره کردن نیست. اما اگر شما کار خود را به درستی انجام نداده باشید طرف مقابل شما تصور می کند که شما تخصص کافی در ارتباط با موضوع مورد بحث ندارید و صرفا به منظور دریافت کمیسیون از فروش با وی تماس گرفته اید. بنابراین دریافت پاسخی سرد و بی روح دور از انتظار نیست.
مهمترین نکته‌ای که در مذاکره تلفنی باید آن به توجه داشته باشید آن است که شما باید از نظر طرف مقابل فردی با اعتماد به نفس بالا با روحیه ای شاد و علاقه مند به کمک به دیگران و در عین حال در کار خود متخصص به نظر برسید. بنابراین در هر دو صورت اگر با جوابی سرد و دلسرد کننده مواجه شدید به هیچ عنوان اصراری برای ادامه مذاکره نداشته باشید زیرا ادامه این کار آزردگی بیشتری را برای طرف مقابل به همراه خواهد داشت.
سماجت به خرج ندهید در صورتیکه در مذاکره خود دقت کافی به خرج داده باشید و در مذاکره پس از پیمودن مراحل لازم پیشنهاد خود را مطرح کرده باشید نیازی به سماجت ورزیدن برای گرفتن پاسخ مثبت نخواهید داشت. نکته‌ای که باید در طول مذاکره به آن دقت نمایید آن است که باید در نظر طرف مقابل حواس جمع و تیز به نظر برسید.

توصیه هایی در ارتباط با انجام مذاکره تلفنی

 

توصیه هایی در ارتباط با انجام مذاکره تلفنی

 

در صورتی که طرف مقابل شما در ارتباط با پیشنهادی که به او می‌دهید چندان اطمینان کافی ندارد می توانید کارهای زیر را انجام دهید
کمی با لحن دستوری بیشتر با او صحبت کنید اما به هیچ عنوان نباید لحن شما حالت تحکم و صحبت از بالا به پایین داشته باشد بلکه صرفاً با اعتماد به نفس بالاتر و با عمق بیشتری در ارتباط با موضوع صحبت کنید صحبت های شما باید محکم تر و آگاهانه تر شود در چنین حالتی می توانید به صورت غیر مستقیم از او بخواهید تا کاری را برای شما انجام دهد به عنوان مثال عنوان کنید که من این کار را انجام می‌دهم و شما نیز لطفاً این کار را پیگیری نمایید تا از طرف شما انجام شود. بیان جمله هایی با استفاده از لحن محکم تر و دستوری تر و یا بیان به صورت درخواست تا حد زیادی به شرایط در حین مذاکره بستگی دارد. اما اگر تا اینجای کار به اندازه کافی توانسته باشید کنترل مذاکرات در اختیار داشته باشید در این قسمت موفق می شوید اما اگر کنترل به مذاکره در دست شما نباشد استفاده از جملات دستوری تر می تواند موجب اتمام مذاکره از سوی طرف مقابل شود. در این صورت با شما نیز مخالفت خواهند کرد
نحوه تغییر جعبه مذاکره از یک حالت سرد و بی روح به یک مذاکره گرم و دوست داشتنی زمانی که شما چاره‌ای جز این دارید که با یک سری افراد سرد و بی روح مذاکره خود را انجام دهیم در چه مواردی می توانید از تکنیک های استفاده نمایید که خیلی سریع وارد یک رابطه مذاکره دوستانه با آنها می‌شویم که در آن ادامه با آنها می پردازیم
1. اعتبار پیدا کردن از طریق پیدا کردن یک وجه اشتراک مناسب
در صورتی که بتوانید یک زمینه مشترکی که طرف مقابل شما ما در آن زمینه نیز آشنایی دارد و یا ارتباطی با آن دارد پیدا کنید زمینه برقراری ارتباط بیشتری را با او برقرار نموده اید. به عنوان مثال دانشگاه مشترک، سال تولد یکسان و یا افرادی که به صورت مشترک با آنها در ارتباط هستید می‌توانند زمینه برقراری ارتباط بیشتر را با طرف مقابل ایجاد نماید.
2. ارائه یک معرف
در صورتیکه در این مذاکره شما به فرد خاصی اشاره نمایید که طرف مقابل شما آن شخص را بشناسد به عنوان مثال نمایندگان سایر سازمان ها شما را مورد تایید قرار ی‌دهد در این صورت شما می توانید تاییدی در ارتباط بود صحبت های خود از یک شخص آشنا برای طرف مقابل خود داشته باشید.
مجموعه مواردی که به آنها اشاره شد برای افرادی که تازه کار هستند ممکن است دارای تناقض های بسیار زیادی باشد و انجام این کارها را غیرممکن و یا مشکل نشان دهد اما در صورتی که بتوانید این موارد را در مذاکرات تلفنی مد نظر قرار دهید در این صورت طرف مذاکره خود را در یک مسیر مستقیم تا انتهای مذاکره همراه شما خواهد بود و می ‌توانید به موفق بودن نتیجه مذاکره خود تا حد زیادی امیدوار باشید. موفقیت در استفاده از این ترفند ها تا حد زیادی به تمرین نیاز دارد به یاد داشته باشید لحن و آهنگ صدا تاثیر بسیار زیادی در نتیجه یک مذاکره تلفنی دارد و شما می توانید با استفاده از یک لحن صدای مناسب نتیجه یک مذاکره را صورت کاملاً متفاوتی تغییر دهید.

جمع بندی

مذاکره تلفنی که از راه های برقراری ارتباط با مشتریان به منظور فروش محصولات و خدمات این شرکت می باشد ویژگی ها و مزیت هایی که مذاکره تلفنی نسبت به مذاکره حضوری دارد ظرفیت بالای استفاده از این روش را نشان می دهد همانطور که در این مقاله به آن اشاره نمود در ابتدای شروع مذاکره ۴ ثانیه شما فرصت خواهید داشت تا بتوانید جایگاه مناسبی در ذهن طرف مقابل ایجاد نموده باشید از طریق در اختیار گرفتن کنترل مذاکره مطالب مورد نظر خود را عنوان نموده و پیشنهاد خود را به طرف مقابل مطرح می نمایید در صورتیکه نکاتی که در این مقاله به آنها در این زمینه اشاره شد شده است به خوبی اجرا نمایید احتمال موفقیت شما در مذاکره تا حد زیادی تضمین شده است.

 

همین حالا شروع کن!

دیدگاهتان را بنویسید