سیستم کنترل مدیریت (MCS)

همان طور که می دانید ما در کشوری زندگی می کنیم که طی چندین سال اخیر از جهت مدیریت بسیار ضعیف عمل کرده است به همین خاطر کشور با چالش های عجیب و غریبی روبرو شده که تا برخی مدیران ما از لحاظ علمی و دیدگاهی تغییراتی را ایجاد نکنند اوضاع بدتر خواهد شد. به همین خاطر قصد داریم در این مقاله در مورد سیستم کنترل مدیریت و نکات لازم برای استفاده از آن صحبت کنیم.

یک چالش اصلی برای بسیاری از مشاغل، مدیریت موفقیت آمیز چندین بخش است که مسئولیت های بسیار متفاوتی دارند. برای سازمان‌دهی تلاش های بسیاری از تیم ها برای تولید یک محصول یا خدمات موفق، کسب و کارها اغلب از سیستم های کنترل مدیریت استفاده می کنند.

کسب‌وکارهای موفق با داشتن یک رویکرد سازمان‌ یافته برای تعیین اهداف و اندازه‌گیری نتایج، می‌توانند محیط‌های کاری یکپارچه و با بهره ‌وری بالا ایجاد کنند. با این توضیحاتی که خدمت شما ارائه دادیم در ادامه، سیستم‌های کنترل مدیریت را تعریف کرده، مثال هایی را بیان می‌کنیم و نکاتی را برای استفاده حداکثری از این سیستم‌ ها ، مورد بررسی قرار می دهیم.

سیستم کنترل مدیریت چیست؟

سیستم کنترل مدیریت(MSC) سیستمی است که کسب و کارها برای درک میزان موفقیت خود برای دستیابی به اهداف در بهره‌وری، سودآوری یا کارایی استفاده می کنند. آن‌ها به طور مداوم عملکرد یک کسب و کار را اندازه گیری می کنند تا احتمال رسیدن نتیجه مطلوب را پیش بینی کنند. معمولاً از نرم‌افزار کسب‌وکار یا داده‌های جمع‌آوری‌شده توسط کارمندان برای اندازه‌گیری پیشرفت در معیارهای قابل درک، مانند دلار، ساعت یا واحد محصول استفاده می‌شود.

کسب‌وکارها اغلب دارای بخش‌هایی هستند که به طور جداگانه مدیریت می‌شوند، که هر کدام دارای مسئولیت‌های متفاوتی هستند که برای موفقیت کلی سازمان مورد نیاز است. بنابراین سیستم های کنترل مدیریت باید با هر یک از این بخش ها سازگاری های لازم را پیدا کند. به همین خاطر یک شرکت واحد ممکن است از چندین سیستم کنترل مدیریت را به طور هم‌زمان استفاده کند.

یک سیستم کنترل مدیریت به رهبران و مدیران کمک می کند تا درک کنند ، چه مواردی نیاز به تغییر دارد. بازخورد واضح از سیستم باید به موانع خاصی اشاره کند که مانع از دستیابی به اهداف می شود و راه حل های معقولی را پیشنهاد می کند. در حالت ایده آل، این بازخورد باید به جلوگیری از مشکلات کمک کند تا اینکه بعداً اگر دوباره تکرار شد به راحتی قابل تشخیص باشد.

چه چیزی در یک سیستم کنترل مدیریت گنجانده می شود

چندین مؤلفه وجود دارد که یک سیستم کنترل مدیریت را تشکیل می دهد. در ادامه نمونه‌ای از بخش‌های مختلف سیستم کنترل مدیریت را در یک کسب‌وکار کوچک مانند رستوران مورد بررسی قرار می دهیم.

تکالیف مدیریتی شفاف

هرچه یک شرکت بزرگ‌تر باشد، احتمال وجود مدیران با مسئولیت های متفاوت بیشتر می شود. این مهم است که بفهمیم هر بخش برای رسیدن به چه چیزی تلاش می کند تا هر مدیر بتواند در قبال اهداف مورد نظر پاسخگو باشد.

صاحب رستوران دو دسته مدیریتی در کسب و کار خود ایجاد می کند، به طور مثال یک نفر را برای آشپزخانه و دیگری را برای سالن سرو غذا و امور مربوط به مشتری در نظر می گیرد. سرآشپز اجرایی مدیر آشپزخانه است و مدیر سرویس مسئول سالن غذاخوری است. هر کدام اهداف روزانه و ماهانه متفاوتی دارند، بر کارکنان مختلف نظارت دارند و بودجه‌های متفاوتی نیز دریافت می کنند، اما هر دوی آن‌ها برای سودآوری رستوران باید تلاش کنند.

کنترل های بوروکراتیک

کنترل‌های بوروکراتیک قوانین و دستورالعمل‌های یک عملیات تجاری برای افزایش کارایی و حفظ سازمان هستند. آن‌ها زنجیره فرماندهی را تعریف می کنند و مسئولیت ها را در هر بخش از یک عملیات به افراد واجد شرایط محول می کنند. کنترل‌های بوروکراتیک خوب طراحی‌شده تا حد امکان به بسیاری از سؤالات قبل از موعد پاسخ ‌دهند و بتوان مسائل را به شیوه‌ای منظم حل کنند. در سیستم های کنترل مدیریت، مهم است که کنترل های بوروکراتیک را زودتر ایجاد کنید تا کارمندان و مدیران بتوانند درک مشترکی از آینده و اهداف شرکت و یا سازمان داشته باشند.

مثال

یک گارسون و یک آشپز تازه کار هر کدام هنگام شروع به کار یک دستورالعمل دریافت می کنند. برخی از اطلاعات یکسان هستند، مانند سیاست های مربوط به تعطیلات، سابقه کار در رستوران و ویژگی های رفتار و اخلاقی افرادی که در آن جا کار می کنند . با این حال، بسیاری از اطلاعات ممکن است به دلیل بخشی که در آن کار می کنند متفاوت باشد.

این افراد جدید ممکن است مدیران و ساعات کاری و انتظارات متفاوتی داشته باشند. به دلیل کنترل‌های بوروکراتیک واضح در سیستم کنترل مدیریت ، کارکنان احساس می‌کنند که به خوبی از شرایط آگاه هستند و برای انجام وظایفی که مدیران مختلف به آن‌ها محول کرده‌اند، آمادگی لازم را دارند.

کنترل های مالی

کنترل‌های مالی، اهدافی هستند که یک کسب‌وکار برای رشد و سودآوری لازم دارد. این موضوع می تواند، برای مثال، هزینه های تولید یا بازگشت از فروش باشد. در سیستم‌های کنترل مدیریت، مدیران به دقت بر امور مالی نظارت می‌کنند تا موارد لازم برای همسویی با اهداف کسب‌وکار را شناسایی کنند.

مثال

هم سرآشپز و هم مدیر خدمات اهداف مالی خاصی برای سیستم های کنترل مدیریت خود دارند. مدیر خدمات به دنبال دستیابی به اهداف میانگین درآمد شبانه است و در عین حال مطمئن است که هزینه نیروی کار تحت کنترل است. سرآشپز قیمت‌های منو را محاسبه می‌کند که هزینه غذا را معقول نگه می‌دارد و سود را به حداکثر می‌رساند.

کنترل های کیفیت

کنترل کیفیت تضمین می کند که محصول یا خدمات یک کسب و کار با استانداردهای لازم مطابقت دارد. آن‌ها اطمینان حاصل می کنند که فروش در حال انجام برای رشد مداوم برای راضی نگه داشتن مشتریان مفید است.

مدیر خدمات ممکن است قصد داشته باشد که یک بار در طول سرو غذا این موضوع را مورد بررسی قرار دهد که آیا میهمانان از نحوه پذیرایی راضی هستند یا خیر. سرآشپز اجرایی در طول پخت و پز، غذاها را می چشد تا مطمئن شود که آشپزها غذاها را با کیفیت پخته اند. با این حال ممکن است به نظرات آنلاین نگاهی بیندازد تا ببینند مهمانان در مورد غذا چه چیزی گفته اند و نظرات آن ها را تحلیل کنند.

کنترل های هنجاری

کنترل های هنجاری الگوهای مبتنی بر رفتار هستند که یک تیم را در رویکرد و نگرش نسبت به اهداف متحد می کند. آن‌ها اغلب نسبت به سایر انواع کنترل که از شاخص های موفقیت مبتنی بر عدد است، استفاده می کنند. از طرفی ممکن است نتوانید به تمام جنبه‌های رفتار در محل کار به صورت نوشتاری بپردازید، اما می‌توانید عادت‌های خاصی را با تکرار آن‌ها تشویق کنید. دو نوع کنترل هنجاری وجود دارد که باید در نظر گرفته شود:

هنجارهای تیم: این نوع هنجارها به بخش های یک شرکت برای دستیابی به اهداف خاص خود از آن‌ها استفاده می شود.
هنجارهای فرهنگ سازمانی: این موارد هنجارهایی هستند که فرهنگ شرکت را برای همه کارکنان تعریف می کند و رسالت یا احساس هدف شرکت را منعکس می کند.

مثال

زمانی که یکی از آشپزها مریض می شود می تواند مشکلاتی را به وجود آورد، اما زمانی که یک آشپز دیگری با کمال میل حاضر می شود یک روز از مرخصی را فدای تیم می کند و از آن صرف نظر کند مشکل حل می شود با این حساب سرآشپز می تواند هماهنگی های لازم برای این کار را انجام دهد. یک هنجار در فرهنگ سازمانی رستوران ممکن است این باشد که همه کارمندان، آشپزها و گارسون ها، پانزده دقیقه زودتر در محل کار به عنوان راهی برای منظم بودن ، سر کار حاضر شوند.

نکاتی در مورد سیستم های کنترل مدیریت

اگر تمام اجزای یک سیستم کنترل مدیریت وجود داشته باشد، کسب و کار شما ممکن است بیشتر به اهداف خود برسد و مشکلات را از قبل پیش بینی کند. بنابراین در ادامه به نکاتی برای استفاده حداکثری از سیستم های کنترل مدیریت اشاره می کنیم:

مقایسه آگاهانه انجام دهید

همان طور که اطلاعاتی را برای کنترل های مالی و کیفی خود جمع آوری می کنید، در نظر بگیرید که چگونه می توان از آن به صورت حداکثری استفاده کرد. کسب و کار شما ممکن است در تلاش برای رسیدن به سطوح جدیدی از بهره‌وری، تلاش هایی را انجام دهد به همین خاطر در هر مورد، ممکن است مجبور شوید هدفتان را برای تأیید موفقیت با بخش‌های مختلف دیگر تطبیق دهد.

تفاوت اهداف را درک کنید

هنگامی که با تغییری در مورد یک هدف مواجه می شوید، اولین هدف شما باید شناسایی علت تغییر باشد. ممکن است شما از مواردی چشم پوشی کنید یا از اهداف فروش فراتر رفته باشید، اما در هر دو مورد، هدف سیستم کنترل مدیریت این است که مشخص کند چه چیزی باعث تفاوت می شود.

برای اصلاح تغییرات برنامه ریزی کنید

برای استفاده از سیستم کنترل مدیریت از بینش خود برای تجزیه و تحلیل تغییرات برای برنامه ریزی برای آینده استفاده کنید. شاید بتوانید فروش بیشتری را هدف گذاری کنید یا متوجه شوید که کمبود منابع قابل اجتناب بر بهره‌وری شما تأثیر گذاشته است. یک تغییر جزئی در برنامه ریزی می تواند اشتباهات را کاهش دهد و در عین حال بر روی موفقیت ما سرمایه گذاری کند.

روند را تکرار کنید

شما ممکن است سیستم های کنترل مدیریت عالی داشته باشید که به طور قابل اعتماد کسب و کار شما را هدایت می کند، اما همچنان مهم است که با آن‌ها تعامل داشته باشید. اگر قیمت موادی که سفارش می دهید تغییر کند یا کارمندان شروع به اضافه کاری بیشتری کنند، قیمت تمام شده شما ممکن است تغییر کند. با سازگاری با سیستم هایی که پیاده سازی می کنید، می توانید این تغییرات را زودتر و بهتر انجام دهید.

کلام آخر

سیستم کنترل مدیریت یکی از موارد مهمی است که برای هماهنگی بین بخش های مختلف یک سازمان مورد استفاده قرار می گیرد به همین خاطر مواردی مانند شفافیت، کنترل بوروکراتیک، کنترل مالی ، کنترل کیفیت ، کنترل هیجانی مورد بررسی قرار می گیرد. به همین منظور برای استفاده از این روش شما باید بتوانید اهداف را درک کنید، برنامه ریزی داشته باشید، روند را به صورت تکراری انجام دهید.
حال با توضیحاتی که خدمت شما ارائه کردیم به نظر شما چه موارد دیگری وجود دارد که باید در مورد سیستم کنترل مدیریت مورد بررسی قرار داد؟
لطفاً نظر ارزشمند خود را با ما یعنی تیم ماهان تیموری در میان بگذارید.