آموزش هوش مالی و بیزینس کوچینگ

برگزاری جلسات می تواند سازمان ما را متحول کند!!!!!

 مقدمه

برگزاری جلسات یکی از عوامل افزایش انگیزش در سازمان می باشد. پس از برگزاری جلسات تیم در بالاترین سطح انگیزه قرار دارد، البته این در صورتی است که جلسات موثر و هدفمند برگزار شود. اکثر شرکت های جهشی و بزرگ به طور مدون و منظم جلسات خود را برگزار می کنند. اما باید برای برگزاری جلسات اصولی را رعایت کنیم.

بررسی اصول برای برگزاری جلسات

برگزاری جلسات پیش از جلسات اصلی

معمولا جلساتی که در سازمان ها برگزار می شوند جنبه تشریفاتی داشته اند و نتایج جدی در آن شکل نمی گیرد. تصور افراد بر این است که جلسات بیشتر وقت آنان را می گیرد و مباحثی که بیان می شود اصلا به درد افراد نمی خورد، همچنین افرادی حضور دارند که جو جلسه را به کلی عوض کرده و موضوع جلسه به طور کل عوض می شود و در انتها چیزی که بدست می آوریم این است که زمانی را برای دور هم بودن گذرانده ایم. اگر می خواهید جلسات شما موثر واقع شود باید جلسه ای را پیش از جلسات اصلی برگزار کنید. در این جلسه شما با معاون خود و با چندی از مدیران ارشد به بحث و گفتگو در مورد ماهیت جلسه می پردازید و آنان را از موضوع جلسه با خبر می کنید و از آنان می خواهید که نظر خود را اعلام نمایند.

پیش جلسات را حتما تشکیل دهید

این امر موجب می شود که افراد مهم سازمان شما از ماهیت جلسه بی اطلاع نباشند و اگر هدف شما از جلسه اخذ تصمیمات مهمی می باشد، این افراد درباره ی موضوع شکه نشده و نسبت به آن مقاومتی از خود نشان نمی دهند. با این کار شما هم موضوع جلسه را با آنان مطرح کرده اید و هم موافقت افراد سطح بالای سازمان خود را بدست آورده اید و می توانید موافقت اکثر افراد را داشته باشید. همچنین می توانید با افرادی که می دانید در بین کارکنان نفوذ زیادی دارند پیش جلسات را برگزار کنید، زیرا این افراد با جوی که ایجاد می کنند می توانند تاثیر مهمی در پیشروی جلسات داشته باشند. بنابراین سخن آخر اینکه اگر شما فرصت برگزاری پیش جلسات را ندارید هیچگاه جلسه اصلی را تشکیل ندهید. زیرا از آن هیچ نتیجه ای جز اتلاف وقت بدست نخواهد آمد.

موضوع جلسه بعد را از پیش تعیین کنید

اگر می خواهید جلسات شما به نتیجه ی مطلوبی ختم شود باید افرادی که در جلسه حضور پیدا می کنند از قبل موضوع جلسه را بدانند. شما باید پیش از اتمام جلسه موضوع جلسه بعدی را مطرح کنید تا افراد با آمادگی وارد جلسه شوند، در این مدت وقت دارند به موضوع جلسه فکر کنند. اگر هم می خواهید این کار را از حالا شروع کنید همین الان موضوع جلسه آینده را به همکاران خود اعلام کنید و از آنان بخواهید که با آمادگی وارد جلسه شوند. اگر افراد از موضوع جلسه اطلاعی نداشته باشند، جلسه دچار همهمه شده و راه به جایی نمی برد. مخصوصا اگر شما بخواهید تصمیمات ارزشمندی بگیرید لازم است که حتما همه ی افراد این را بدانند چون شکه شدن باعث مخالفت آنان خواهد شد.

برگزاری جلسات
برگزاری جلسات منظم هفتگی

باید بتوانیم جلسات منظم هفتگی را برگزار کنیم. این جلسات جهت عملکرد هفتگی سازمان برگزار می شود. باید بدانیم سازمان به اهداف کوتاه مدتی که تعیین کرده دست یافته است یا خیر و یا اینکه آیا افراد عملکرد درستی داشته اند و اگر میزانی از اهداف دور شده ایم بتوانیم به سرعت جلوی آن را بگیریم و یا اینکه ممکن است حرکت سازمان به کندی صورت بگیرد و نیاز به تزریق انرژی داشته باشیم که این کار را می توانیم به موقع انجام دهیم.

حضور تمام افراد ممکن

هر چقدر اهمیت بیشتری برای کارکنان خود برای حضور در جلسات قائل باشیم، انگیزش کارکنان بیشتر شده و اعتماد به نفس فوق العاده ای پیدا می کنند. البته این بدان معنا نیست که سطحی را برای جلسات خود در نظر نگیریم. یکسری جلسات مخصوص مدیران ارشد می باشد و در این جلسات تصمیمات بسیار مهم سازمان صورت می گیرد. جلسات غیر رسمی تر سعی کنیم از تمامی افراد خود استفاده کنیم. این جلسات موجب می شود ایده های خلاقانه زیادی مطرح شود و ما بتوانیم از زوایای مختلف بسیاری به موضوع نگاه کنیم. برخی جلسات در بیرون محل کار برگزار کنیم. این جلسات موجب می شود که حس مهم بودن و ایجاد رابطه دوستانه بین شما و کارکنانتان ایجاد شود. در ضمن بسیاری از تصمیمات مهم کسب و کار در بیرون از فضای سازمان و جایی به دور از محیط کار گرفته می شود. ذهن باید کاملا از کار خالی باشد.

شروع به موقع جلسات

اگر می خواهید جلسات از اهمیت بالایی برخوردار باشه و تصمیماتی در آن گرفته بشود باید حتما جلسات خود را روی نظم و در یک ساعت خاصی برگزار کنید. این را به یک قانون تبدیل کنید که جلسات هر هفته و حتما در همان ساعت خاص برگزار می شود و افراد موظف هستند که سر ساعت حضور یابند. این کار اهمیت جلسه را بیش از پیش افزایش می دهد و می توان از آن نتایج بسیار موثری دریافت کرد.

جو آزادانه و دوستانه

باید بتوانید به عنوان مدیر جوی را در جلسات ایجاد کنید که کاملا دوستانه باشد و افراد بتوانند آزادانه حرف های خود را بزنند و ایده های خود را مطرح کنند. باید افراد بتوانند آزادانه با نظرات مدیر مخالفت کنند. جو آزادانه در صورتی امکان پذیر است که ما هیچ ایده ای را سرکوب نکنیم. ما باید اجازه دهیم که تمام افراد آزادانه نظرات خود را بیان کنند.

ایجاد طوفان فکری

طوفان فکری موجب خلق ایده های نو می شود که حتی فکرشم نخواهید کرد. یک نفر به عنوان سردبیر به یادداشت کردن پرداخته و افراد بدون فکر کردن نظرات و ایده های خود را مطرح می کنند. هیچ ایده ای نباید نادیده گرفته شود. با این کار شما مجموعه ای از ایده ها را با زوایای دید مختلف خواهید داشت. این موجب می شود که بتوانید با ترکیب ایده ها و یا همان ایده هایی که مطرح شده است، بتوانید کسب درآمد سازمان خود را متحول کنید.

نتیجه گیری

نکاتی که باید برای جلسات رعایت کنیم تا جلسات اثربخشی داشته باشیم در بالا به آن اشاره شد. توجه داشته باشید تا می توانید جلسات را جدی بگیرید. بسیاری از تحولات مهم در همین جلسات ایجاد خواهد شد. جلسات خوب کسب ثروت را برای شما دگرگون خواهد کرد. اهرم هایی بدست خواهد آمد که شاید هیچگاه بدان دست نمی یافتید. هرچه برگزاری جلسات روی نظم و اصول انجام شود بازخورد بهتری خواهد داشت

خواهشمندیم با دیدگاه سازنده خود ما را در ارائه هرچه بهتر مقالات یاری نمایید

تیم آموزشی ماهان تیموری
نویسنده: ماهان تیموری – صابر خلیلی

ارائه دهنده آموزش های کسب و کار ، کارآفرینی ، سیستم سازی

با عرض پوزش تصویر فایل دانلود درست بارگذاری نشده است

 

پاسخ دهید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.