آموزش هوش مالی و بیزینس کوچینگ

بهترین نکات برای تهیه دستورالعمل سازمان

دستور عمل سازمان

دومین بخشی است که باید برای سیستم سازی مورد توجه قرار گیرد.

دستوالعمل سازمان به تشریح کامل فعالیت ها می پردازند.

هرکاری که بخواهد در سازمان انجام شود برای آن دستورالعملی نگاشته خواهد شد.

دستورالعمل ها به صورت بسیار ریز و دقیق به تک تک موضوعات و به جزئی ترین موضوعات پرداخته .

و به تشریح روند انجام فعالیت ها می پردازند .

تا هیچ ابهامی در روند اجرای فعالیت سازمان وجود نداشته باشد.

در مقاله سیستم سازی توضیح دادیم که مدیر باید سیستم سازی را در سه بخش افراد، دستور عمل ها و تجهیزات انجام دهد.

این بدین معناست که باید بهترین استخدام و افراد را داشته باشیم .

و برای تک تک فعالیت های سازمان دستورالعمل اجرایی تعریف کنیم و سازمان خود را مجهز به سیستم های روز گردانیم .

تا بتوانیم سیستم سازی را با موفقیت و به بهترین شکل ممکن انجام دهیم.

گرچه دستورالعمل بظاهر کارهای اضافی می باشد ولی در کسب درآمد ما تاثیری زیادی خواهد داشت .

تشریح دستورالعمل سازمان

همانطور که گفته شد در یک سازمان برای کلیه فعالیت ها باید دستورالعملی وجود داشته باشد .

تا افراد بتوانند با مراجعه به این دستورالعمل ها کارها را به بهترین شکل ممکن انجام دهند.

دستورالعمل ها مدام در حال به روز شدن می باشند، و مطابق با آخرین تغییرات تهیه و تولید می شوند.

 

نگاشتن دستورالعمل به منظور جلوگیری از فراموشی اطلاعات و همچنین نحوه اجرای فعالیت ها به بهترین شکل ممکن می باشد.

اگر چنانچه این دستورالعمل ها در اختیار نیروی تازه وارد قرار بگیرد هیچ ابهام و اشکالی برای وی وجود نداشته باشد.

نگارش دستورالعمل ها روند اجرای سیستم سازی را به بهترین شکل ممکن انجام خواهد داد .

زیرا باعث می شود که ما برای اجرای فعالیت ها نظارت مستقیم نکنیم و با دستورالعملی که در اختیار افراد قرار می گیرد .

معیارهای ما و همچنین نحوه اجرای فعالیت ها برای افراد تشریح داده می شود.

تفاوت دستورالعمل سازمان و روش اجرایی

در بسیاری از مواقع دستورالعمل و روش اجرایی با یکدیگر اشتباه گرفته می شنود .

در بسیاری از مواقع سازمان دستورالعمل ها را تهیه و آنان را به عنوان روش های اجرایی در اختیار کارکنان قرار می دهد .

باید بدانیم که دستورالعمل ها در واقع زیر مجموعه روش های اجرایی می باشند.

روش های اجرایی عمومیت بیشتری داشته و به فعالیت های سازمان به صورت کلی نگاه می کنند.

مهمترین تفاوت روش اجرایی و دستورالعمل این است که روش های اجرایی یک فعالیت و فرآیند را در سازمان تشریح می نمایند.

در حالی که دستورالعمل راهنمای اجرای فرآیند می باشد و روش اجرای فرآیند ها را تشریح می نماید.

تفاوت های دستورالعمل و روش اجرایی

دستورالعمل ها گام های دقیق انجام کاری را مورد بررسی قرار می دهند.

روش های اجرایی در واقع روش های کاری می باشند .

در حالی که دستورالعمل ها حاوی دستوراتی برای اجرای دقیق فعالیت ها می باشند.

دستورالعمل ها اطلاعات و راهنمایی ها را به منظور انجام دقیق کارها در اختیار مخاطبان قرار می دهند.

روش های اجرایی نیز همین اطلاعات و راهنمایی ها را انتقال می دهند ولی تنها اطلاعات کلی را منتقل می کنند.

دستورالعمل ها شروع و پایان فعالیت ها را تعیین می کنند.

در حالی که روش های اجرایی نحوه انجام فعالیت ها را تشریح می کنند.

هنگامی که روش اجرایی نوشته می شود نحوه تقسیم و گردش کار بین بخش های مختلف سازمان تشریح می شود .

و مسئولیت هر بخش توضیح داده می شود.

اگر ما فرآیند خرید را در نظر بگیریم، فرآیند خرید با شروع در خواست خرید آغاز می شود .

و پس از تایید مدیر مالی و مدیرعامل، تاییدیه به کارپردازی رسیده و خرید از تامین کننده ذی صلاح انجام می شود.

اما تامین کننده ذی صلاح کسیت؟؟

این اطلاعات تکمیلی را در ارتباط با تامین کننده ذی صلاح با تدوین دستورالعمل ها صورت می پذیرد.

دستورالعمل ها توضیحات تکمیلی روش های اجرایی می باشد.

در دستورالعمل ها هیچگونه گردش کاری صورت نمی پذیرد .

بلکه یک کار به طور دقیق توضیح داده می شود.

نقش دستورالعمل سازمان در سیستم سازی

مدیریت سازمان برای آنکه بتواند سازمان را به یک ماشین پولساز تبدیل کند باید دستورالعملها را تدوین نماید.

وجود دستورالعمل سازمان موجب می شود که تمامی کارهای سازمان در شعب مختلف سازمان همگی با یک روال و مشابه یکدیگر صورت پذیرد و همگی از یک سری راهنمایی ها استفاده کنند.

وجود دستورالعمل سردرگمی در کارها را از بین می برد و درصد اشتباه کارکنان را پایین می آورد.

دستورالعمل ها باید مدام در حال بروز رسانی باشند  .

و هنگامی که کاری موجب شد، فرآیند فعالیتی تسریع گردد این کار به دستورالعمل ما اضافه خواهد شد.

در یک سازمان ما باید برای بخش های بازاریابی و فروش ، حسابداری، خدمات مشتریان، مدیریت کارکنان، تولید، تهیه منابع و مواد اولیه دستورالعمل ها را تدوین کنیم.

نحوه نگارش دستورالعمل سازمان

دستورالعملهای تدوینی سازمان باید یک چارچوب کلی را داشته باشند تا خود دستورالعمل باعث سردرگمی کارکنان نگردد. پیروی از یک چارچوب برای نگاشتن دستورالعمل خوانایی دستورالعمل را بالا می برد. در حالت کلی هر دستورالعمل از 4 بخش تشکیل شده است

هدف

در این بخش مشخص می کنیم که هدف از نگاشتن این دستورالعمل سازمان چه می باشد، این دستورالعمل قرار است چه چیزی را تشریح کنند و افراد پس از مطالعه این دستورالعمل به چه چیزی دست خواهند یافت

دامنه کاربرد

کلیه فعالیت های مربوط به فرآیند را در بر می گیرد. یعنی اینکه حوزه کاربرد این دستورالعمل چه واحدهایی را در برمی گیرد

مسئولیت ها

مشخص می کند که برای انجام این دستورالعمل مسئولیت انجام کار برعهده چه اشخاص و یا بخش هایی می باشد. مسئولیت ها موجب می شود که کارکنان طرف حساب خود را بشناسند و بدانند که در پایان مسئولیت کلی این فرآیند با چه کسانی می باشند.

تعاریف و روش اجرا

در این بخش از دستورالعمل تماما به بررسی روش کاری پرداخته شده . و تمامی جزئیات مو به مو نگاشته می شود.

در این بخش از دستورالعمل سازمان تمامی کارها مفصلا توضیح داده می شود و هیچ نقطه تاریک و نامفهومی وجود نخواهد داشت.

این بخش به گونه ای نوشته می شود که یک فرد تازه وارد با مطالعه این بخش تمامی کارهایی را که برای انجام فعالیتی نیاز است بداند در اختیار بگیرد .

نتیجه گیری

وقتی ما برای بخش های مختلف سازمان خود دستورالعملها را تدوین می کنیم موجب می شود که کارها با سرعت خارق العاده ای پیش برود .

خطاهای موجود در اجرای کار با مراجعه به دستورالعمل سازمان به سرعت حل شود و اینکار موجب کاهش درصد خطا می گردد.

وجود دستورالعمل در سیستم سازی زمان زیادی را برای افراد مختلف مخصوصا مدیران آزاد می کند تا آنان بتوانند با مدیریت زمان دقیق و همچنین اختصاص وقت برای مهمترین کار خود که فکر کردن می باشد.

به خلق ایده های نو پرداخته و اهرم ها و استراتژی های لازم برای ادامه کسب و کار سازمان را ارائه دهند.

دستورالعمل های دقیق تر موجب انجام بهتر کارها و همچنین افزایش سود و ثروت سازمان می گردد.

تیم آموزشی ماهان تیموری
نویسنده: ماهان تیموری – صابر خلیلی

پاسخ دهید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

نظر ۱
  1. حسن فکری کاربر می‌گوید

    عالی بود مرسی از مقاله خوبتون