سلام ماهانی عزیز. امروز می‌خواهیم درباره این موضوع صحبت کنیم که یک مدیر چطور می‌تواند ارتباط با کارمندان برقرار کند و بتواند ارتباط موثر با آنها برقرار کند.
ارتباطات یکی از الزامات زندگی است و ما از طریق برقراری ارتباط با دیگران خیلی راحت‌تر می‌توانیم درخواست‌های خودمان را به دیگران بازگو کنیم و از آنها درخواست کنیم به ما کمک کنند.
علاوه با آن ما از طریق ارتباط برقرار کردن می‌توانیم با افراد بیشتری آشنا شویم و در نتیجه می‌توانیم تجربیات بیشتری از آنها به دست بیاوریم. هرچه بیشتر با افراد دیگر ارتباط برقرار می‌کنیم می‌توانیم بیشتر متوجه جایگاه خودمان در زندگی بشویم بیشتر می‌توانیم نقش خودمان را پیدا کنیم.
یکی از موضوعات مهمی که در حوزه ارتباط برقرار کردن باید به آن توجه داشته باشیم نقش افراد مختلف و تفاوت در برقراری ارتباط با افراد مختلف است.
به عنوان مثال نحوه برقراری ارتباط ما با دوستان صمیمی خودمان و خانواده خود خیلی متفاوت است و مطالبی که با دوستان خود در میان می‌گذارید با خانواده خود مطرح نمی‌کنید و بلعکس. همچنین اگر شما مدیر یک کسب‌وکار هستید نحوه ارتباط شما با کارمندانتان با نحوه ارتباط برقرار کردن شما با شریک تجاریتان متفاوت خواهد بود.
این تفاوت ارتباط با افراد مختلف را شما هم در زندگی خودتان تجربه کرده‌اید. اما به نظر شما دلیل این تفاوت در چیست؟
دلیل اینکه ما با هر کسی متفاوت رابطه برقرار می‌کنیم و پیام‌ها و صحبت‌های مختلفی را با هر کسی در میان می‌گذاریم، در تعریف لغوی واژه ارتباط خلاصه می‌شود.
ارتباط برقرار کردن یعنی یک فرستنده پیامی را به یک گیرنده بفرستد که مفهوم پیام برای هردوی آنها شفاف باشد.
برای مثال شما به دوست خود می‌گویید که احساس می‌کنم در محل کار اعتماد به نفس پایینی دارم و به این خاطر نمی‌توانم وظایف بیشتری را قبول کنم در این جا اگر معنی کلمه اعتماد به نفس در ذهن شما و همچنین در ذهن دوست شما به یک معنی باشد ارتباط برقرار شده است.
اما برگردیم به خانه قبلی خودمان که چرا ارتباط ما با افراد مختلف به صورت های مختلف ارتباط برقرار می‌کنیم. دلیل ما این موضوع است که شما به صورت کامل در نظر داشته باشید که دلیل این تفاوت در گیرنده پیام است.
به عبارتی شما فرستنده پیام هستید بسته به گیرنده خود تصمیم می‌گیدی که پیام مختلفی را به او بفرستید. به همین دلیل است که شما مطلبی را که به صمیمی‌ترین دوست خود می‌گویید به یک دوست معمولی خودتان نمی‌گویید چون که به احتمال زیاد به دوست معمولیتان به اندازه دوست صمیمیتان اعتماد ندارید.
پیشنهاد ما به شما : شغل بازاریابی چیست
چرا باید با کارمند خودمان ارتباط برقرار کنیم؟
خب جواب این سوال بسیار ساده است چون اگر ما با کارمند خودمان ارتباط نداشته باشیم چطور می‌توانیم نیاز های کسب‌وکار را به او بگوییم و از او بخواهیم که آن نیازها را برطرف کند، یا چطور می‌توانیم، اگر کارمند ما اشتباه کرد از او بپرسیم که اشتباهش در چیست و همچنین از او درخواست کنیم که آن را جبران کند؟
قبل از آنکه بخواهیم راه‌هایی که به ما کمک می‌کنند که چطور رابطه ای درست و اصولی را با کارمند خودمان بررسی کنیم بهتر است که با مفهوم ارتباط موثر آشنا شویم.
ارتباط وقتی موثر است که شما به عنوان فرستنده پیام بتوانید پیام خودتان را به بهترین شکل ممکن به طرف مقابل خودتان برسانید و به عبارتی می‌توان گفت که وظیفه برقراری ارتباط موثر بر عهده کسی است که پیامی را منتقل می‌کند.
پیامی که از طریق فرستنده منتقل می‌شود باید شفاف، واضح، قابل فهم و ساده شده، تا جای ممکن کوتاه ولی گیرا باشد که وقتی آن پیام به گیرنده منتقل شد، گیرنده پیام در ساده ترین شکل ممکن آن را متوجه شده و بداند که در قبال آن چه کاری باید انجام دهد. همچنین فرستنده پیام موظف است که بررسی کند آیا گیرنده معنی آن پیام را فهمیده است و هر دوی آنها به یک مفهوم مشترک رسیده اند یا خیر؟
برای شما با شنیدن کلمه کامپیوتر به یاد چه کلمه‌ای می‌افتید؟ برخی از شما که درحال خواندن این مقاله هستید احتمال دارد که با شنیدن این کلمه به یاد موس و کیبورد و مانیتور بیوفتید، برخی به یاد گرافیک و کارت حافظه کامپیوتر بیوفتید و برخی هم به یاد برنامه‌هایی که در کامپیوتر نصب شده‌اند بیوفتید.
پس وقتی شما از کارمند خود می‌خواهید که این کامپیوتر را درست کند شاید منظور شما این است که گرافیک آن را ارتقا دهد، باید این را به کارمند خودتان هم انتقال دهید که می‌خواهید که کارت گرافیک را عوض کنید. شاید در کارمند شما منظور از اینکه کامپیوتر را درست کن این باشد که باید کیبورد را درست کند.
خیلی از مشکلاتی که در سازمان‌ها به وجود می‌آید این است که کارمندان دقیقا متوجه منظور مدیر خود نمی‌شوند و با تمام ابهاماتی که دارند مشغول به انجام پروژه می شوند و وقتی که موعد تحویل پروژه که می‌شود یک پروژه خیلی ناقص تحویل می‌دهند.
در این شرایط هم مدیر از دست کارمند خود عصبانی می‌شود و فکر می‌کند که واقعا او مشکل دارد. باید بگوییم که درست که کارمند شما اگر متوجه منظور شما نشده باید دوباره از شما می‌پرسیده، ولی شما به عنوان مدیر کسب‌وکار باید به طور کامل مسئولیت را بر عهده بگیرید و سعی کنید که از همان ابتدا به بهترین شکل ممکن و شفاف ترین حالت منظور خودتان را انتقال دهید و پس از آن مجدداً با کارمند خود بررسی کنید که آیا منظور شما را به طور کامل متوجه شما شده است یا نه.
اگر شما بتوانید با کارمندان خودتان ارتباط موثر برقرار کنید، خب به طبع آنها احساس بهتری خواهند داشت و از اینکه به طور کامل متوجه منظور شما شده‌اند و می‌توانند پروژه جدیدی را شروع کنند و سعی کنند که خودشان را به بهترین شکل ممکن در آن پروژه نشان دهند احساس خوبی خواهند داشت و با انرژی بیشتری پروژه و یا کاری که به آنها سپرده شده را انجام خواهند داد و سرعت کار هم بالاتر می‌رود و شما به عنوان مدیر بهره وری بشتری را از کارمندان خودتان مشاهده خواهید کرد.
اگر هم نتوانید با کارمندان خود ارتباط موثری ایجاد کنید و سعی کنید که منظور خودتان را به طور کامل شفاف به طرف مقابلتان برسانید و سپس بررسی نکنید که آیا منظور شما را به طور کامل فهمیده یا نه؟
به طبع نتیجه خیلی خاصی هم نخواهد داشت و دلیلش هم این است که کارمند شما به این علت که متوجه منظور شما نشده است نمی‌تواند وظیفه ای که بر دوشش است را به بهترین شکل انجام دهد.
در ادامه می‌خواهیم چند نکته بگوییم که به شما کمک خواهد کرد که بتوانید در محل کار با کارمندان خودتان بهتر ارتباط برقرار کنید.
برخی از این نکات به شما در انتقال بهتر پیام کمک خواهد کرد و برخی از این نکات هم به شما کمک خواهند کرد که بتوانید خودتان را به یک فرستنده اطلاعات خوب تبدیل کنید که همه کارمندان دوست داشته باشند که با شما ارتباط برقرار کنند و با شما هم کنند.
1: بهترین کلمات را انتخاب کنید.
برخی از کلمات هستند که در عین اینکه معروف هستند اما به طور دقیق مفاهیم شفافی ندارند. مثل کلمه عزت نفس اعتماد به نفس خودباوری و …. تا جایی که می‌توانید از این کلمات استفاده نکنید.
شما در صحبت‌های خودتان باید تلاش کنید که بیشتر از کلماتی استفاده کنید که معانی زیادی نداشته باشند و طرف مقابل به در همان لحظه‌ای که آن ها را می‌شنود، بتواند آنهارا درک کند و منظور شما را به طور کامل متوجه شود.
ما به شما پیشنهاد می دهیم که اگر هم خواستید از کلماتی که مفاهیم مختلفی دارند استفاده کنید. منظور خودتان را بگویید.
2: اعتماد به نفس.
همیشه به یاد داشته باشید که با اعتماد به نفس صحبت کنید. وقتی که شما با اعتماد به نفس صحبت می‌کنید نا خودآگاه لحن شما قدرت زیادی در خودش احساس می‌کند و شما محکم تر صحبت می کنید و همین امر باعث می‌شود که شما بتوانید خیلی واضح و شفاف صحبت کنید و به خیلی تاثیر گذار تر صحبت کنید.
اما چطور می‌توان با اعتماد به نفس صحبت کرد؟ اصولاً اعتماد به نفس یک احساس درونی است که به شما کمک می‌کند که بتوانید خودتان را بپذیرید و بدانید که شما کافی هستید. اما چطو ر این احساس در ما ایجاد می‌شود.
شما با تمرین کردن یک مهارت می‌توانید به مدت زیاد می توانید در آن به مهارت برسید. برای مثال اگر شما برای چندین بار سوپ درست کنید در پختن سوپ اعتماده به نفس زیادی کسب خواهید کرد و روزی اگر بخواهید غذای دیگری درست کنید. خواهید توانست که به خودتان شجاعت این را بدهید که دفعه بعدی قیمه هم درست کنید.
پس اگر شما در مهارتی ماهر شوید اعتماد به نفس شما در آن مورد زیاد تر خواهد شد. شما همیشه به یاد داشته باشید که شما مدیر هستید و در مدیریت کردن مهارت دارید. وقتی به این موضوع فکر کنید ناخودآگاه اعتماد به نفس شما افزایش خواهد یافت.
3: سعی کنید شمرده صحبت کنید.
یکی از مشکلاتی که در انتقال پیام وجود دارد این است که شما به صورت خیلی هیجان زده و تند تند صحبت کنید. با عجله صحبت کردن باعث می‌شود که مفهوم به درستی انتقال پیدا نکند و گیرنده پیام به صورت واضح متوجه منظور شما نشود.
این مورد هم یکی از دلایل مهمی است که هنگام صحبت کردن باید به آن توجه کنید. سعی کنید که هرچه می‌توانید شمرده صحبت کنید و کلمات را به صورت شمرده تر بیان کنید.
4: به کارمندان خود به چشم فرزندان خود نگاه کنید.
شما با فرزند خود چطور رفتار می‌کنید؟ چقدر به او احساس محبت دارید؟ چقدر ر به راحتی او توجه می‌کنید؟ چقدر برای اینکه فرزندتان آرامش داشته باشید از خود گذشتگی می‌کنید؟ وقتی که فرزندتان اشتباهی می‌کند چطور با او رفتار می‌کنید.
سعی کنید که با کارمندان خودتان مانند فرزندتان رفتار کنید و به او کمک کنید که خودش را رشد دهد و سعی کنید جلوی مواردی را که احساس می‌کنید احتمال دارد در آنها اشتباه کند را به آنها از قبل بازخورد بدهید.
وقتی شما تصور می‌کنید که کارمند شما فرزند شماست ناخودآگاه به طور موثرتری با او ارتباط برقرار می‌کنید و دوست دارد که او بیشتر رشد کند و به او در این مسیر کمک می کنید.
همیشه به این موضوع توجه داشته باشید که ارتباط موثر با کارمندان به شما این امکان را خواهد داد که بتوانید به نیاز های آنها توجه بیشتری نشان دهید و با این کارتان کاری کنید که میزان رضایت شغلی کارمندان شما افزایش پیدا کند و از این طریق احساس مثبتی را در کل سازمانتان به وجود بیاورید و از طرفی کاری کنید که علاوه بر خودتان، کارمندانتان هم رشد کنند.
اگر کارمندان شما رشد کنند با انرژی و انگیزه بیشتری برای شما کار خواهند کرد و این موضوع باعث می‌شود که کسب و کار شما با سرعت بیشتری پله های رشد و موفقیت را طی کند.
سوالات متداول :
[sp_easyaccordion id=”116138″]
