مدیریت زمان یکی از مهم ترین موضوعاتی است که خیلی از افراد در مورد آن مشکل دارند. به طور مثال یکی از بزرگترین مشکلاتی که مدیران سازمانها و ارگانها با آن روبرو هستند ، همین موضوع است.
اگر بخواهیم یکی از عناصر تاثیر گذار در مدیریت را نام ببریم ، یقینا زمان یکی از نخستین انتخاب های ما خواهد بود. بیشتر مدیران از کمبود زمان در مقابل کارهای بسیاری که در سازمان دارند ، رنج می برند و همین امر نیز باعث شده است که تقسیم وظایف سازمانی و یا حتی برنامه ریزی مدیریتی با اشتباهات بسیار زیادی روبرو شود و مدیران دچار درگیری های سازمانی پیچیده ای شوند.
برای حل مشکل مدیریت زمان و برنامه ریزی برای آن ، اولین راهکار این است که کارهای خود را اولویت بندی کنید. با این حال بحث برنامه ریزی مسئله ای است که نیازمند بررسی و تحقیق دارد چرا که برنامه ریزی درست مانند یک قالب خام است که با توجه به هر موضوع صورت های مختلفی به خود می بیند. در بحث مدیریت نیز برنامه ریزی ساز و کارهای گسترده ای دارد و طبیعتا هیچگاه نمی توان برنامه ریزی مدیریتی را تبدیل به یک برنامه ریزی برای کارمندان کرد.
اما حالا که بحث برنامه ریزی برای مدیران شد ، سوال مطرح شده این است که یک مدیر چطور و چگونه باید برنامه ریزی کند تا که تمامی ارکان مدیریت را به درستی و با دیدی باز به ثمر برساند. به همین خاطر پیش از هر چیزی باید زمان گذاشت و یک دور کامل تمامی نکات مربوط به مدیریت زمان و برنامه ریزی را آموخت و بعد تمامی بند بند آن را اجرا کرد. اگر ما بتوانیم به چنین درکی از این موضوع دست پیدا کنیم ، می توانیم بستر رشد و توسعه خود را بنا کنیم.
تا به امروز تکنیک ها و راهکارهای بسیاری در مورد مدیریت زمان و برنامه ریزی ارائه شده است که در این مقاله ما تنها به 9 مورد از مهم ترین نکات اشاره می کنیم.
اولین چالشی که هر مدیر در زمینه مدیریت زمان تجربه می کند، کمبود وقت برای انجام کارهای مهم است. طبیعی است که مدیریت با حجمی از کارهای تعریف شده و تعریف ناشده روبروست که باید برای تک تک آن ها برنامه ریزی کرد، اما اگر این برنامه ریزی در راستای اصول مدیریت زمان نباشد، طبیعتا در انتها چیزی جز کمبود زمان حاصل نخواهد شد و مدیر دچار مشکلات بسیاری می شود.
برای رفع این مسئله بهترین راه این است که برنامه ریزی کنید اما نه برای اینکه چطور کارهایتان را به ثمر برسانید، بلکه برنامه ریزی کنید که چطور زمان برای خودتان بخرید و چطور زمان سیو کنید. نکته ای که شاید بسیاری از مدیران به آن توجه ندارند بحث زمان هایی است که شاید هیچ کس متوجه آن نباشد، اما از دست مدیران خارج می شود و آن ها در انتهای روز ، دچار مشکل می شوند.
بعنوان مثال اگر مدیری هستید که در زمان وعده های غذایی ، وقت زیادی را صرف انتظار غذا و گفتگو با همکاران می کنید ، بدانید که این کار اشتباه است. یا اگر زمان زیادی را صرف تشریفات جلسه های خود میکنید به این نکته آگاه باشید که در طول روز زمان زیادی را بر روی کار غیر مفید و غیر مهم خود سپری کرده اید که هیچ سودی برای شما ندارد.
پس اولین نکته و اولین راهکار اساسی در بحث مدیریت زمان مدیران آن هم برای مدیران این است که تمام تلاش و برنامه ریزی خود را بر روی خرید زمان متمرکز کنند. خرید زمان به شما دو قدرت مهم میدهد. قدرت مدیریت زمان زمان و قدرت تسلط بر روی کارها. اگر شما بتوانید عادت مربوط به حذف زمان های هرز را در برنامه ریزی خودتان به انجام برسانید ، آنگاه می توانید سایر عادت های منفی خود را نیز از بین برده و به یک برایند مثبت دست پیدا کنید.
همه مدیران با ماتریس آیزنهاور آشنا هستند. اگر به این مسئله آشنایی ندارید، می توانید مقاله جامع ماتریس آیزنهاور را مطالعه کنید. ماتریس آیزنهاور می تواند یک شمای صحیح و دقیق از وظایف مدیریتی شما در اختیار شما قرار دهد. برای اینکه شما بتوانید بهترین نتیجه ها را از کار مدیریتی دریافت کنید. باید یک لیست بسازید.
یک لیست از وظایف ، برنامه ها ، دیدارها و جلسه ها تعیین کنید و روبروی هر کدام با توجه به ماتریس آیزنهاور طراحی برنامه داشته باشید. این مسئله باعث می شود که شما برای مدیریت زمان مدیران خود یک برنامه ریزی بر اساس اولویت داشته باشید.
این را بخاطر داشته باشید که برنامه ریزی بر اساس اولویت به شما قدرت توسعه میدهد. زمانی شما میتوانید به رشد در مجموعه دست پیدا کنید که در کمترین زمان ممکن به مهم ترین کارهای خودتان رسیدگی کنید.
این یکی از ساده ترین نکات مدیریت زمان برای کار است ، اما پیگیری آن می تواند یکی از سخت ترین نکات باشد. بر روی وظیفه مورد نظر تمرکز کنید و تمام حواس را پرت کنید. اگر چه ممکن است چند وظیفه بودن وسوسه انگیز باشد، اما هنگامی که این کار را انجام می دهید فقط به پای خود شلیک می کنید. هنگام جابجایی از یک کار به کار دیگر، شما وقت خود را از دست می دهید و بهره وری را کاهش می دهید.
لیستی که برای خودتان تهییه می کنید باید زمان دار باشد. یعنی اینکه شما باید مشخص کنید چه کاری را در چه زمانی شروع می کنید و در چه زمانی قصد دارید که آن کار را به انتها برسانید. برای مثال شما در برنامه خودتان مشخص می کنید که جلسه با تامین کننده خودتان بابت برنامه ریزی سال جدید را در دو روز به تاریخ مشخص انجام می دهید.
اگر می خواهید یک سرعت ثابت را برای گردش کار خود تنظیم کنید ، Pomodoro Technique می تواند به شما کمک کند تا لیست کارهای خود را در چند قطعه 25 دقیقه ای بررسی کنید ، و بین هر دوره از وقفه های کوتاه مدت و پس از اتمام چهار دوره ، یک وقفه طولانی تر انجام دهید. این روش با ایجاد وقفه های مکرر ، باعث کاهش فشار ذهنی و حفظ انگیزه می شود. در آن ۲۵ دقیقه درب خود را ببندید تا وقفه ها محدود شود. همه برگه ها را بجز مواردی که در حال حاضر روی آنها کار می کنید ، ببندید. اعلان های پیام رسانی را خاموش کنید و تماس های تلفنی شخصی خود را برای ناهار بگذارید. این راهکار یکی از مهم ترین موضوعاتی است که به ما می گوید چگونه وقت خود را مدیریت کنیم.
برای مدیریت زمان ، باید سعی کنید که دفترکار و میز کارتان را مرتب کنید و در محیطی مرتب کار کنید. وقتی که دفتر کار شما شلوغ باشد، در آن واحد سه مورد را برای خودتان سخت می کنید. اولین مورد آن است که شما نمی توانید کاریزمای خودتان را در محل کارتان حفظ کنید، دومین مورد آن هم از دست دادن تمرکزتان است
و در نهایت سومین مورد و یا مهم ترین اتفاقی که برای شما رخ می دهد این است که مدیریت زمان برای کار های بی اهمیت مانند پیدا کردن یک کاغد از دست شما خارج می شود حواس پرتی ها را از بین ببرید. با قدم های کوچک شروع کنید برای مثال رسانه های اجتماعی ، وبگردی ، همکاران ، پیام های متنی ، پیام رسانی فوری و … را ازبین ببرید.. نکته کلیدی در مدیریت زمان مدیران ، ابتکار عمل در مورد خلاص شدن از شر آنها است.
چیزهای کوچک تفاوت ایجاد ایجاد می کند. یک سیستم بایگانی برای اسناد ایجاد کنید. اشتراک ایمیل هایی را که دیگر نیازی به آن ندارید لغو کنید. فقط فکر کنید – فقط یکبار باید این کار را انجام دهید اما برای همیشه از مزایای آن بهره مند می شوید.
پیشنهاد ما به شما : سازمان رسمی و غیر رسمی
برای اینکه بدانید مدیریت زمان چیست باید ببینید در چه کارها و چه زمان هایی تنبلی می کنید. به عنوان مثال ، با مکالمه با دوستان در شبکه های اجتماعی هنگام انجام تکلیف ، حواس خود را پرت کرده و وقت را تلف می کنید. برای آنکه بتوانید از اتلاف وقت جلو گیری کنید. باید برای خودتان یک سیستم ایجاد کنید.
در این سیستمی که برای کسب و کار خودتان می سازید باید برای تک تک پروژه ها افرادی را مسئول قراردهید تا بقیه افراد شرکت شما با آنها ارتباط برقرار کنند. شما فقط در زمانی که برای تحویل این پروژه در نظر گرفته اید درگیر آن شوید. شاید سیستم سازی یک تا چند ماه زمان شما را بگیرد اما کاری است که وقتی آن را انجام می دهید، می توانید با دغدغه کم تری به کارهای دیگر ی بپردازید.
خواب یک عامل مضر است که می تواند روی بسیاری از موارد هم مثبت و هم تأثیر منفی بگذارد که مدیریت زمان یکی از آنهاست. وقتی شش تا هشت ساعت خواب آرام دارید ، نه تنها احساس شادابی و جوانی می کنید بلکه به یک سبک زندگی سالم نیز کمک می کند. برعکس ، وقتی خواب کافی ندارید ، همچنین خطرهای بیماری مانند دیابت ، آپنه انسدادی خواب ، چاقی و موارد دیگر را افزایش می دهید.
ذهن و بدن انسان تصمیمات بهتری می گیرند و هنگامی که به خوبی استراحت کنید ، عملکرد بهتری خواهید داشت. بنابراین شما می توانید به سرعت تصمیم بگیرید که چه زمانی و چگونه آن انجام دهید تا برای خواب خود برنامه ای تنظیم کنید و هر روز به آن پایبند باشید . با این کار همه ما می توانیم در نهایت این موضوع را درک کنیم که چگونه وقت خود را مدیریت کنیم.
سعی کنید همزمان به رختخواب بروید و از خواب بیدار شوید. برنامه های زیادی مانند Calm ، Sleep Cycle وجود دارد که الگوی خواب شما را ردیابی می کند ، به شما کمک می کند تا یک خواب آرام داشته باشید و شما را به عنوان فردی با تمرکز بیشتر بیدار می کند . برای مدیریت زمان باید تلاش کنید تا خواب خودتان را کنترل کنید.
دیگر دوره اینکه همه کارها را یک نفر به تنهایی انجام دهد و هر فرد سرش شلوغ تر بود، احتمالأ موفق تر میشد گذشته است. شما به عنوان مدیر یا یک فرد معمولی نه تنها نباید سخت کار کنید، بلکه باید تلاش کنید تا کارهای سخت را هوشمندانه انجام دهید تا بتوانید مدیریت زمان خوبی داشته باشید.
تکنیک هایی که تا به اینجا برای شما توضیح دادیم به شما این کمک را می کند که این کارها را انجام دهید. دفعه بعدی که در مورد مدیریت زمان بدچار مشکل شدید ، یک نفس عمیق بکشید و یک کار را به عهده بگیرید ، آن را به اتمام برسانید و کار دیگری را شروع کنید بدون اینکه بیش از حد به خود فشار بیاورید.با این کار شما بهتر متوجه این موضوع می شوید که مدیریت زمان چیست؟
یکی از بهترین نکات مدیریت زمان و برنامه ریزی برای آن ، استفاده از تقویم آنلاین است. مدت ها پیش تقویم ها به عنوان ابزاری اساسی برای مدیریت زمان مورد استفاده قرار می گرفتند. با ظهور تقویم های آنلاین ، شخص می تواند به راحتی برنامه خود را مدیریت کند، تاریخ ها و رویدادهای مهم را علامت گذاری کند، یادآوری ها را تنظیم کند ، بلوک های زمانی ایجاد کند و موارد دیگر.
بهترین قسمت این است که تقویم های آنلاین می توانند با برنامه های شخص ثالث ادغام شوند و از چندین دستگاه قابل دسترسی هستند. گزینه های زیادی برای انتخاب وجود دارد مانند Google Calendar ، Outlook Calendar ، Apple Calendar اما تقویم پروژه در ProofHub نحوه مدیریت برنامه شما ، برنامه ریزی رویدادها و پیگیری تاریخ های مهم و قابل تحویل در پروژه را ساده می کند تا همیشه از موعد مقرر جلوتر باشید.
اگر نکاتی که در این مقاله به شما آموزش دادیم رعایت کنید، می توانید به بهترین شکل، زمان خودتان و همچنین زمان کارمندانتان را به درستی مدیریت کنید.
برای انتخاب بهترین فروشگاه اینترنتی معیار های بسیاری وجود دارد. برخی از مشتریان ممکن…
راه اندازی کسب و کار اینترنتی، نیاز به یک سری اقدامات دارد. بهتر است…
بیزینس کوچینگ فرآیندی است که صاحبین کسب و کار و سازمان های مختلف از طریق…
آریا رحمتی یکی از افراد جوانی است که از زیر صفر تولید محتوا در یوتیوب…
View Comments
استفاده از زمان اگر به شکل درستی انجام بشه می تونه ما رو خیلی از بقیه رقیبامون جلو بندازه
سلام فاطمه عزیز
بله کاملا درسته زمان یکی از مهرترین سرمایه های زندگی بشر هست که باید قدرشو دونست و به خوبی ازش استفاده کرد
عالی بود،ممنون از تیم ماهان تیموری