کاربردی ترین اصول برای سیستم سازی

 

این ماشین پول سازی برای شما از طریق سیستم سازی به وجود آمده است. با سیستم سازی شما می توانید به طور پیوسته درآمد داشته باشید بدون آنکه فعالیت فیزیکی زیادی انجام دهید. فقط در مواردی که ناب نمی توان از سیستم سازی استفاده کرد که در آن انجام کارها به عهده شخص می باشد و بدون دخالت شخص کارها مختل خواهد شد. کارهایی همچون بازیگری از جمله این کارها می باشد. در واقع اکثر فعالیتهایی که برای کسب و کار صورت می گیرد با سیستم سازی قالب اجرا می باشد.

در ابتدا به تعریف سیستم برای کسب و کار می پردازیم. سیستم به مجموعه ای از عناصر بهم پیوسته اطلاق می شود که منجر به تولید سود و ثروت برای یک سازمان می گردد. آیا تا به حال تصور این را داشته اید که شرکت های بزرگ چگونه هزاران شعبه در سراسر دنیا ایجاد می کنند بدون آنکه تغییری در کیفیت و عملکرد آنان ایجاد شود و صاحبان این شرکت ها به ثروت های بسیاری دست پیدا می کنند. آیا این افراد می توانند خود به تمامی شعبه های خود رفته و به آنها سرزده یا به قولی هر صبح درب این شعبه ها را خودشان باز می کنند. این مفهوم سیستم سازی می باشد.

 

کارها انجام می شود بدون آنکه شخص در آن دخالتی داشته باشد. هرروز به شعبه های این افراد اضافه می شود بدون آنکه فرد بخواهد مستقیم با این شعب در ارتباط باشد. البته این مفهوم بیشتر در کشورهای توسعه یافته قابل لمس است و در کشور ما که در مسیر توسعه در حرکت است ما باید پیشرو باشیم و این عملکرد را در سازمان خود ایجاد کنیم باید این نگرش را از خود دور کنیم که ما باید به روی تمامی شعبه ها نظارت مستقیم داشته باشیم. درب شعبه ها را خودمان باز کنیم.ما باید زمینه این امر را ایجاد کنیم تا بتوانیم الگویی برای دیگران گردیم.

 

نکاتی برای سیستم سازی در سازمان

سیستم سازی مجموعه ای از چرخ دنده ها می باشد که در کنار یکدیگر، هماهنگ با یکدیگر عمل کرده و موجب پیشروی کارها می شود. توجه داشته باشید اگر در یک سیستم شما نقش چرخ دنده اصلی را ایفا می کنید، خود شما مانع اصلی سیستم سازی می باشید. شما به عنوان یک مدیر سازمان برای سیستم سازی باید نقش رهبر ارکستر را ایفا کنید، نه اینکه نوازنده باشید. مدیریت یعنی انجام کارها به دست دیگران و وظیفه اصلی مدیر فکر کردن و یافتن اهرم ها می باشد.

اینکه ما خودمون کارها را پیگیری کنیم مانع سیستم سازی می شیم و کارها وابسته به ما می باشد. مایکل گربر در کتاب افسانه کارآفرینی برای سیستم سازی اشاره به این موضوع دارد که با خود فکر کنید و ببینید که اگر کارهایی که در محل کار انجام می شود بخواهید حجم آن کار را ده هزار برابر کنید، شما آن کار را چطور انجام خواهید داد. این بدان معنی است که شما چقدر در کار خود دخالت دارید اگر می بینید که شما نمی توانید این حجم کاری را اضافه کنید و خود شما نقش اصلی را ایفا می کنید بدانید که سازمان شما آمادگی لازم برای سیستم سازی را ندارد و باید تا می توانید نقش خود را در سازمان کم کنید و روی اصلی ترین کارها که فکر کردن می باشد تمرکز کنید.

تغییر نگرش مدیر در سیستم سازی

اولین کاری که برای سیستم سازی لازم است این است که شما نگرش خود را نسبت به کار تغییر دهید. تا زمانی که شما ذهنیت کارمندی دارید و می خواهید کارها به دست خودتان انجام شود و نگاه شما این است که بدون دخالت شما کارها انجام نمی شود، شما نمی توانید سازمان خود را به ماشین پول سازی تبدیل کنید.

 

ساخت ماشین های پول سازی زمانبر ولی پایدار می باشد این کار هیچگاه به صورت ماکروویوی انجام نمی پذیرد. ابتدا باید بردباری را در خود افزایش دهید و خود را برای دوره های زمانی بسیار مهم آماده کنید. برای سیستم سازی باید چرخ دنده ها را درست سر جای خود قرار دهید. زیرا هر چرخ دنده کار خود را انجام می دهد. این یعنی اینکه باید بتوانید حداکثر استفاده را از افراد داشته باشید و به گفته جان ماکسول در کتاب جوهره مدیریت اردک ها را به کلاس عقاب ها نفرستید. ما باید به عنوان یک مدیر بتوانیم یک سری دیدگاه های خود را تغییر دهیم

اولین کار علاقه مند به انجام کارها نباشید

همانطور که گفته شد ما نباید خودمون امور کارها را بدست بگیریم، کار یک مدیر تنها فکر کردن می باشد پس ما باید فکر کنیم و با ارائه ایده های خلاقانه سازمان را به سمت سیستم سازی هدایت کنیم. بنابراین به انجام کارها علاقه مند نباشید مگر آنکه آن کار تنها از عهده شما بر بیاید. گرانترین کارها برای یک مدیر طرح ایده های نو، استراتژی و یافتن اهرم ها می باشد. من به شما سفارش می کنم به عنوان یک مدیر تنها روی این سه عامل متمرکز شده به مقاله ساده ترین تکنیکهای مدیریت زمان مراجعه کرده تا بتوانید بهترین عملکرد را داشته باشید.

علاقه مند به واگذاری کارها باشید

اگر می خواهید کار ها خیلی سریعتر پیش بره هر بخشی رو به یک نفر واگذار کنید و تا می توانید خود را در انجام کارها کنار بکشید. یک دید کلی که اکثر مدیران ایرانی با آن مواجه هستند همین می باشد که تصور می کنند تنها کارها به دست خودشان امکان پذیر است. این تفکر را از خود دور کنید. بهترین افراد سازمان خود را پیدا کرده، آنان را بسنجید و با توجه به ظرفیتی که دارند کارها را به آنها واگذار کنید. برای خود یک کپی آماده کنید، کپی کسی است که وقتی شما نباشید کارها را عین شما  مو به مو به اجرا در می آورند. شما می توانید در طول چند سال چنین شخصی را برای سازمان خود تربیت کرده و تا می توانید تمرکز حواس خود را به کارهای مهمتر اختصاص دهید.

علاقه مند به تحلیل و تصحیح باشید

شما به عنوان یک مدیر باید کلیه فرآیندهای سازمان را مورد تحلیل قرار دهید. همیشه به دنبال این باشید که انجام کارها را تصحیح کنید. برای حل مسائل خود را به چالش بکشید به دنبال سادگی و راحت طلبی نباشید. کار ها را به حال خود واگذار نکنید. به گذشته اکتفا نکنید نگویید که از قبل اینطور پیش میرفته اکنون هم همانطور باشه. به دنبال این باشید کارها هرچه سریعتر انجام شود، مراحل انجام کار کوتاهتر شود. زمان زیادی را برای تفکر روی این امر اختصاص دهید. تا می توانید تمرکز خود را روی پیدا کردن اهرم ها بگذارید و خود را از کارهای جانبی دور کنید.

 

اهداف خود را تغییر دهید

تا حالا دقت کردید که افراد برای رسیدن به اهدافشون تلاش زیادی می کنند ولی همینکه به آن نزدیک می شوند از آن دست می کشند. دقت کردید تمامی انصرافی های دانشگاه معمولا ترم آخری هستند. مشاهده کرده اید که کسی می خواهد ماشین بیست میلیونی بخرد تا پانزده میلیون جمع می کند ولی همینکه به آن نزدیک می شود، از سرعتش کاسته شده و به سختی به آن می رسد. برای اینکه ما بتوانیم به اهداف خود دست یابیم بهتر است اهداف خود را تغییر دهیم.

رایج ترین این راه این است که یک چهارم بیشتر برای اهداف خود در نظر بگیریم. یعنی اگر می خواهیم لیسانس بگیریم برای فوق لیسانس برنامه ریزی کنیم. اگر به دنبال درآمد دو میلیون تومانی هستیم برای دو میلیون و پانصد برنامه ریزی کنیم با اینکار ما می توانیم تا آخر به کار خود ادامه دهیم و اگر اواخر کار خسته شدیم به اهداف اصلی خود دست پیدا کنیم.