چطوری زمانمو مدیریت کنم؟

مدیریت زمان و برنامه ریزی موضوع بسیار مهمی است  که تاثیر فراوانی برموفقیت و پیشرفتو شادی ما در زندگی دارد. به همین خاطر شاید بارها برایتان پیش آمده باشد که نتوانسته باشید در مدت زمان مشخصی به کارهایتان برسید و در مقابل افرادی را دیدید که با وجود اینکه مشغله کاری بسیاری دارند،اما به همه کارهایشان رسیده اند و همیشه در همه جا حضور دارند؛ اینجا دقیقا مسئله مدیرت زمان مطرح است. این افراد توانسته اند باهدفگذاری و برنامه ریزیکه داشته اند، مدیریت بر زمان خوبی داشته باشند و به همین خاطر به تمام کارهایشان می توانند که برسند. اگر وقت کم می آورید، اگر به کارهایتان نمیرسید و اگر نمیتوانید یک برنامه درست زمانی داشته باشید، این آموزش بهترین راه حل برای مسئله ی مدیریت زمان هست. تو این آموزش مدیریت زمان من به شما یاد میدهم که: مدیریت زمان چیست ؟ و چطور می توان به تمام کارهای خود در طول روز رسید؟ و به طور کلی مهارت مدیریت زمان چگونه شکل می گیرد.
زمان با ارزش ترین دارایی هر کسی می باشد و اگر نتوانیم به راحتی آن را مدیریت کنیم، نخواهیم توانست آن را از دست دزدانی که هر لحظه می خواهند زمانمان را از ما بدزدند محافظت کنیم نجات دهیم. در نهایت نخواهیم توانست برای خودمان دستاورد های بزرگی را خلق کنیم. یکی از دغدغه های اصلی انسان ها در جهان مدرن، مدیریت زمان است. ما در روز انسان های زیادی رو می بینیم که سعی می کنند به همه ی کارهاشان برسند، اما از بسیاری از کارهاشون عقب می مانند یا بارها شنیده ایم که انسان ها برای انجام کارهایی که حتی در زندگی شان اولویت دار هم می باشد، از عبارت “وقت ندارم“، استفاده می کنند. مشکل زمان، مشکلی نیست که نتوان آن را حل کرد اما متاسفانه این روزها تبدیل به معضلی شده است.که تمامی انسان ها را درگیر خودش کرده است و تقریبا می شود گفت که یکی از بزرگترین معضلات شد.ورشد فردیبه خصوص در حوزه ی کسب و کار به شمار می آید.

تاریخچه مدیریت زمان

از زمانی که تمدن های بشری شکل گرفتند به دنبال راه هایی برای انجام کارها به صورت کارآمدتر و سریع تر بودند به عنوان مثال اجداد ما در ابتدا به این فکر می کردند چگونه می توانند حیوانات را بهتر و سریع تر برای غذا شکار کنند و یا حتی به این فکر می کردند چگونه می توانند آتش را به صورت بهتری روشن کنند. اما اواخر دهه 1800 و اوایل دهه 1900 بود که هر کسی رویکردی هدفمند و علمی برای انجام سریع‌تر کارها با تلاش کمتر اتخاذ کرد. فردریک وینسلو تیلور را معمولاً پدر مدیریت زمان می دانند زیرا او کتاب خود را با عنوان اصول مدیریت علمی زمان در سال 1911 منتشر کرد که همراه با آثار فرانک و لیلیان گیلبرت، پایه و اساس تکنیک های مدیریت زمان امروزی را به وجود آورد. این موضوع به عنوان تلاشی برای افزایش بهره وری در تولید آغاز شد، بر کارایی کارگران و کارمندان تمرکز کرد، به سرعت به دفتر کار افراد کشیده شد و در نهایت محیط خانه را نیز در بر گرفت.
تیلور به دنبال بهترین راه برای انجام هر کار، استانداردسازی روش ها و ابزارها به منظور افزایش بهره وری بود. به همین خاطر تیلور، شروع به تغییر روش عملکرد سازمان ها کرد. قبل از این زمان، سازمان‌ها معمولاً به صورت غیررسمی راه‌اندازی می‌شدند با این حال هیچ مانعی برای برقراری ارتباط وجود نداشت و ایده‌ها می‌توانستند آزادانه در میان کارکنان جریان داشته باشند و وقت افراد را به صورت بیمارگونه ای از بین ببرند. اما با روی کار آمدن تکنیک های مدیریت زمان، ایده یابی های مختلف از محیط های کاری فاصله گرفتند، کار تخصصی شد، رویه ها ثابت شد و کارایی افزایش یافت.

مدیریت زمان چیست؟

مجله کارآفرینی، در آخرین مقاله ای که در باب مدیریت زمان و تاثیر آن بر روی کسب و کار داشته، به این نکته اشاره کرده است که پتانسیل عملیاتی در بیش از80درصدشرکت های پر بازده دنیا، بیش از آن چیزی است که در حال حاضر به آن می پردازنه یعنی، به زبان ساده، ما در اکثر کسب و کارهای بزرگ دنیا،شاهد نتایجی هستیم که باید در ده سال اخیر به آن دست پیدا می کردند، ولی به دلیل عدم مدیریت نکردن زمان، هنوز نتونستند به عبارتی به تمام ظرفیت هاشون دست پیدا کنند، پس میتوان نتیجه گرفت که مسئله زمان و بهره وری در زمان، یکی از مسائلی است که باید به طور جدی به آن پرداخت تا مفهومرشد فردیرو به ثمر برسانیم.
فرقی هم نمی کنه که شما یک دانش آموز باشید و برای درس خواندن وقت خود مدیریتن نکرده باشید.یا اینکه یک تاجر مشهور باشید و چندین برند مطرح داشته باشید.و نتونید میان کارهاتون و برنامه هاتون یک هماهنگی زمانی درست برقرار کنید،ارتباط بین پتانسیل یا همان توانایی ها و مفهوم زمان است. یعنی تمام هدف ما از مدیریت کردن زمان، به طور مستقیم، توازن میان توانایی های یک انسان و به ثمر رسیدن توانایی ها در یک زمان مشخص است.اگر شما بتونید میان آن چه که قادر به انجام آن هستید.و آن چه که زمان انجام یک کار است، یک ارتباط درست و صحیح برقرار کنید.مطمئن باشید که موفقیت از آن شماست.

چالش افراد در مدیریت زمان

مدیریت کردن زمان یکی از موضوعات بسیار مهمیه که خیلی از افراد در مورد اون دچار مشکل هستند و دقیقا نمی دونند که مدیریت زمان چیست. به طور مثال ممکنه شما هم از این موضوع گله داشته باشید چون نمی تونید به تمام کارهایی که دارید برسید و یا در مورد انجام کارها بین همکاران و دوستانتون بدقول می شید به همین خاطراحساس بدی از این موضوع دارید چون نمی تو نید اون طور که باید بین تمام حوزه های زندگی خودتون تعادل ایجاد کنید. تکنیک های مختلفی برای مدیریت زمان و برنامه وجود داره که حتی می تونید با یک جست وجوی ساده در گوگل در مورد آن ها اطلاعات کافی را به دست بیارین.
اما ما قصد داریم تو این مقاله تعدادی از کاربردی ترین تکنیک های برنامه ریزی را مورد بررسی قرار بدیم تا شما بتوانید راحت تر و با شتاب بیشتری به سمت موفقیت پیش برید. شما می تونید با استفاده از تکنیک ها که در ادامه به اون ها می پردازیم، به یک ابزار بسیار قدرتمند دست پیدا کنید که هم بتونید بین زندگی و کسب و کار خودتون تعادل ایجاد کنید و هم بتونید از زندگی خودتون لذت ببرید و در نهایت دچار کمبود زمان و اتفاقات ناخوشایندی که به دلیل عدم مدیریت اون ایجاد می شن را از میون بردارید.

قدرت بی نظیر تکنیک های برنامه ریزی

اگر شما بتونید به عنوان یک تاجر، میان کسب و کار، خانواده، مطالعه و توسعه فردی و همچنین تقویت روحیه ی زندگی تون، یک توازن زمانی برقرار کنید و یاد بگیریدچگونه شاد زندگی کنید، آنگاه است که می تونید در هر کدام از موارد فوق، به قدرتی بی نظیر برسید. اما اگر تنها در یکی از این موارد دچار نقص بشوید و نتونید زمان بندی درست داشته باشید،آنگاه باید سالها تاوان عدم مدیریت نکردن زمان خود رو نه تنها در همان بخش، بلکه در تمام زندگی خود بدهید. بگذارید یک مثال ساده براتون بزنیم. فرض کنید که شما روزانه ده ساعت کار می کنید.و هر روز هم دو ساعت از وقت تون رو با خانواده ی تون سپری می کنید و بعد وقتی که قصد مطالعه کردن و یا نیاز به آموزش مدیریت زمان دارید، دیگر به کاری نمی رسید و احساس می کنید.که روزتان به پایان رسیده و دیگر فرصتی برای انجام هیچ کاری ندارید.
شاید شما در آن لحظه احساس نکنید که عدم مدیریت نکردن زمان برای کارهای اولویت دار چه آسیبی به شما می زنه، اما در پنج سال بعد، متوجه می شوید که یک تاجر بی سواد هستید. دانش روز رو ندارید و طبیعتا کسب و کارتان به بن بست های بزرگ برخورد کرده است طبیعتا در آن زمان، اوضاع روحی شما نیز به هم می خورد و خانواده ی تون نیز دیگر نمی توانند از لذت بودن در کنار شما بهره مند شوند و این ها همه از یک نقطه سرچشمه می گیرد، اینکه شما نتوانسته اید میان توانایی هاتون و زمانی که برای زندگی دارید، یک توازن ایجاد کنید. در واقع شما با مدیریت نکردن زمانی که به آن توجه نکرید، دیگر وقتی برای رشد و توسعه فردی خودتان نگذاشته اید و زمانی که شما رشد نکنید،مطمئنا کسب و کارتان نیز رشد نخواهد کرد ؛پس در 5 سال آینده با یک چالش بسیار جدی روبرو خواهید شد.

تکنیک های مدیریت زمان

اگر شما هم با زمان و مدیریت آن مشکل دارید، دیگر نیاز نیست نگران باشید. چرا که شما هم اکنون تجربیاتی رو مطالعه می کنید.که استاد ماهان تیموری، بنیان گذار بیزینس کوچینگ در ایران به شما ارائه می دهد، ما در این مقاله بیست راهکار اساسی برای مدیریت وقت رو به شما آموزش می بدیم.در حقیقتبهترین سرمایه گذاریهر فرد می تواند همین مدیریت کردن زمان در زندگی باشد. به همین خاطر باید بدانیم چگونه وقت خود را مدیریت کنیم؟ بیست راهکاری که می تواند زندگی شما رو متحول کنه، تنها کافی است به هر جمله ای که می خوانید فکر کنید، آن رو یادداشت کنید و سعی کنید همه ی آن رو مو به مو انجام دهید:

هنر تحلیل زمانی رو یاد بگیرید

اولین تکنیک و مهم ترین راه های مدیریت زمان برای رسیدن به یک برنامه درست، این است که شما هنر تحلیل زمان رو خوب یاد بگیرید.اگر از امروز برنامه جامعی ریخته اید که مدیریت زمان زندگی تون رو در دست بگیرید، باید بگوییم که باید چند روز، بعنوان مثال به مدت یک هفته، تمام کارهاتون رو زیر نظر بگیرید. روزهاتون رو عادی سپری کنید و هر کاری که انجام میدهید رو بنویسید، در آخر هر روز، میزان اتلاف زمان رو بر روی کارهایی که انجام داده اید و دارای اولویت نبوده اند، بنویسید. با این کار بهتر می فهمیداهمال کاری چیست؟بعنوان مثال: “امروز ناهارم رو در نیم ساعت تمام کردم، اما یک ساعت و نیم روی میز ناهار با دوستانم بگو بخند کردم.و هیچ نتیجه ای برایم نداشت جز آنکه یک ساعت دیرتر به خانه آمدم.” این کار باعث می شه که یک خط قرمز برای زمان های از دست رفته در دست داشته باشیم.و بتونیم با دید بهتری زمان های از دست رفته رو کنترل کنیم.

نتیجه گرا باشید

یکی دیگر از تکنیک های برنامه ریزی و مدریت زمان نتیجه گرا بودن است. انسان های نتیجه گرا، مفهوم زمان رو بهتر درک می کنند.اصولا وقتی که بدون هیچ برنامه ای برای کسب نتیجه وارد یک کاری می شوید، زمان از دست شما خارج می شه.و ساعت های زیادی رو صرف کاری می کنید که نتیجه ای از آن نمی گیرید.بعنوان مثال، اگر قرار است که امروز با یک مدیر دیدار داشته باشید و یا با رئیس بانک صحبتی داشته باشید، بدنبال حاشیه نباشید، نتیجه رو بدانید. اگر قرار است که قراردادی رو تنظیم کنید، فقط برای تنظیم قرارداد بروید. هیچ وقت با خودتان نگویید که:.”حالا برم به امید خدا که یه قراردادی هم ببندم.”.این باعث می شه که ساعت های زیادی رو صرف گفتگوهای حاشیه ای و یا کارهای جانبی کنید واصول قراردادنویسی را زیر پا بزارید.
پس نتیجه رو در نظر بگیرید و متناسب با نتیجه ای که در ذهن دارید. برای انجام کارها اقدام کنید. اگر قرار است به بانک بروید و یک پرینت حساب بگیرید، نیاز نیست که یک ساعت با رئیس بانک، بر سر مسائل اقتصادی روز صحبت کنید، به بانک بروید و پرینت حساب تون رو بگیرید. به همین سادگی. وقت خود را ارزشمند بدانید و نگذارید که هر کس به هر طریقی آن را از شما بگیرد.تک تک لحظاتتان را ارزشمند بدانید و برای آن برنامه داشته باشید،زمانی که به نتیجه مطلوبی نرسیده اید، مطمئن باشید که یک جای کار مشکل دارد.
پس بهتر است به فکر راه حل باشیم،آزمایش کنیم و از شکست اصلا نترسیم. بهترین روش همین است، حتی زمانی که شکست خوردیم،تجربه همان شکست را در آزمایش بعدی خودمون اجرایی کنیم و مطمئن بشیم که به نتیجه مطلوب خواهیم رسید.به این ترتیب درک بهتری از این موضوع به دست میاریم که چگونه وقت خود را مدیریت کنیم.

محدودیت زمانی برای انجام کارها بگذارید

محدود کردن زمان یکی دیگر از راه های مدیریت زمان است که علاوه بر نتیجه گرایی، باید محدودیت زمانی رو نیز به کارهای روزمره ی تون اضافه کنید.همه ی ما کم و بیش، با چند دقیقه اختلاف، می دانیم.که تمام کارهامون چقدر زمان برای انجام شدن نیاز دارند. پس بهتر است که برای هر کار یک محدودیت زمانی بگذاریم تا بتوانیم به همه ی کارهامون بپردازیم.مثلا اگر قرار است امروز خرید منزل داشته باشیم.و بر اساس محاسبات خودمان و لیست خریدمان، تخمین زده ایم که نیم ساعت بیشتر نباید صرف این کار شه، به همان نیم ساعت پایبند باشیم. اینطور نباشد که از اولین قفسه فروشگاه تا آخرین قفسه رو طی کنیم برای اینکه یک لیست خرید رو خریداری کنیم، بطور مشخص، به سراغ لیست برویم و آن کار رو در محدوده ی زمانی ای که تعیین شده است انجام ببدیم، این کار در کنار نتیجه گرایی، یکی از تکنیک های اصلی مدیریت زمان می باشند.

از اول هفته، برنامه های کاری خودمان رو تنظیم کنیم

برای کارهای مهم، نمی توان روزانه تعیین برنامه زمانی کرد. ما برای کارهای مهم،مثل قرار کاری، مثل رعایتاصول مطالعه، مثل سفر رفتن و خیلی از اتفاقات دیگر، باید از اول هفته برنامه خود را بنویسید. این برنامه قطعی، به ما امکان استفاده از تکنیک های برنامه ریزی برای کارهای با اولویت کمتر رو می دهد، ما اگر بدانیم که روز دوشنبه صبح یک قرار کاری داریم.و از اول هفته برنامه ی خودمان رو تنظیم کنیم، دیگر هیچ اختلالی در برنامه بوجود نمی آید و ما سر وقت، بر اساس زمان تعیین شده، مدیریت زمان کار مهم خودمان رو در دست می گیریم. اگر برنامه ای تعیین شده از اول هفته نداشته باشیم، هم پوشانی بسیاری روی کارها داریم. یک مثال ساده این است که قرار دکتر دندانپزشک خودمان رو درست در همان زمانی تعیین می کنیم.که قرار مهمی با یکی از مدیران برجسته کشور داریم.چرا؟ به این دلیل که هیچ لیست مشخصی از برنامه ها نداریم که به ما اولویت کارهامون رو نشان دهد.

یک برنامه منعطف روزانه نیز داشته باشید

منعطف بودن یکی دیگر از راه های مدیریت زمان است. زیرا همان طور که می دانید طبیعتا همه کارها رو نمی توان از اول هفته مدیریت زمان کرد، چرا که بسیاری از کارها با اولویت درجه دوم و سوم، ممکن است که تغییر زمان داشته باشند.و یا به صورت اتفاقی برای ما رخ دهند، اینجاست که ما باید برای هر روزمان یک برنامه انعطاف پذیر هم داشته باشیم. مثلا بیرون رفتن با خانواده و یا رفتن به تولد یکی از دوستان، چیزی نیست.که ما از اول هفته برنامه ریزی کنیم و باید کمی انعطاف دربرنامه روزانهداشته باشیم که به آن ها هم برسیم، البته این نکته فراموش نشه که برنامه هفتگی ما همیشه در اولویت است.
ویژگی دیگری که برنامه روزانه دارد این است که اگر یکی از برنامه های روزمان دچار مشکل شد.و یا به کل لغو شد، ما سر درگم نیستیم.و یک برنامه جایگزین برای آن داریم. مثلا فرض کنید که امروز با استاد دانشگاه تون قرار داشتید.و یک ساعت پیش از قرار پیامی از استاد دریافت می کنید که دیدار امروز کنسل است، خب شما باید در این زمان چه کار کنید؟ آیا باید یک ساعت از وقت تون رو هدر دهید؟.طبیعتا قانون مدیریت زمان می گوید که یک برنامه ی منعطف داشته باشید.و در آن یک ساعت مثلا به مطالعه بپردازید.

یک لیست برای کارهای انجام شده ترتیب دهید

ما زمانی میتوانیم به مدیریت زمان برسیم که یک گزارش کامل از کارهای انجام شده ی خودمان داشته باشیم، در واقع اگر ما ندانیم که به کدام یک از توانایی هامون پرداخته ایم.و کدام یک رو رها کرده ایم، هیچ گاه نمی توانیم مدیریت زمان را در دست بگیریم.و یک بهبود مقطعی در برنامه ی کاری مان ایجاد می شود. اما برای اینکه بتوانیم یک ساز و کار نظام مند داشته باشیم، بهترین کار این است که تمام کارهای انجام شده ی مان را لیست کنیم، اگر به صد در صد کارهایمان رسیده ایم و برنامه هفتگی و روزانه را انجام داده باشیم، آنگاه ما زمان را مدیریت کرده ایم. ولی اگر هنوز خللی در کار باشد، می توانیم با تقسیم بندی کارها، مدیریت زمان برای رفع موانع برنامه ای که نوشته اید را نیز انجام بدیم شما با این کار می توانید یکنمونه برنامه ریزی استراتژیکرا به کار ببندید.

مهم ترین کارهاتون رو همان اول صبح انجام دهید

یکی از رازهای موفقیت افراد موفق، این است که همه ی کارهای مهم خود رو در صبح ها انجام میدهند.پس شما هم می تونید از این تجربه ی بزرگان در خصوص مدیریت زمان استفاده کنید. سعی کنید همه ی کارهای اولویت دار، از قرار های کاری، کارهای اداری، حتی مطالعه و خرید کردن رو در صبح انجام دهید.و برای هر روز صبح تون یک برنامه فشرده و دقیق ترتیب دهید، این کار به شما کمک می کنه که در نیمه ی روز، بخش مهمی از کارهاتون رو انجام داده باشید.و با انعطاف بیشتری به باقی کارهاتون بپردازید.

تمرکز داشته باشید

یکی از دشمنان اصلی مدیریت نکردن زمان، عدم تمرکز است. برای همه ی ما بارها پیش آمده است.که در حال انجام یک کار مهم، ناگهان با اعلان گوشی و یا تماس یکی از دوستان مان، به کل از آن کار فاصله گرفته باشیم و یک زمان زیادی رو بر سر کاری مهم از دست داده باشیم، این یک نمونه ساده از عدم تمرکز و تاثیر منفی آن بر روی این موضوع است. بهترین تکنیکی که برایافزایش قدرت تمرکزو مدیریت زمان می توانیم به شما پیشنهاد کنیم این است.که پیش از انجام هر کار مهم، تمام مزاحمین و چیزهایی که حواس شما رو پرت می کنند رو به کل از بین ببرید. اگر مشغول یک کار مهم هستید و یا در یک جلسه ی کاری هستید، گوشی خودتان را خاموش کنید، دقت کنید که گفتیم خاموش، نگفتیم سایلنت.
این کار باعث می شود که شما در زمان مشخص، بدون هیچ بر هم زننده ی تمرکزی، به کارتان برسید.و یا لزومی ندارد که وقتی در حال یادگیری و مطالعه هستید، یک گوشتان هم به اخبار تلویزیون باشد. سعی کنید،کاری که انجام میدهید رو با تمرکز و با حذف عوامل مزاحم انجام دهید، و یا زمانی که مشغول مطالعه هستید، اصلا سمت موبایل خودتان نروید زیرا تنها کافی است که با یک پیام، تمام تمرکز شما از بین برود.بنابراین تمام تلاش خود را انجام دهید که کار خود را با تمرکز انجام دهید و تلفن همراه را از خود دور کنید.

چند کار رو با هم انجام ندهید

یکی دیگر از مهم ترین راه های مدیریت زمان مربوط به تمرکز کردن روی یک کار است. یک ضرب المثل قدیمی ایرانی می گوید که: “انسان دو دست بیشتر ندارد.”.متاسفانه، این سرفصل، یکی از آسیب های جدی بحث مدیریت زمان است.اگر میخواید که از زمان به صورت بهینه استفاده کنید،تحت هیچ شرایطی نباید دو کار رو به صورت همزمان انجام دهید. تنها بر روی یک کار تمرکز کنید و سعی کنید آن رو به بهترین شکل ممکن انجام دهید.و بعد به سراغ کار بعدی بروید. این که شما چند کار رو به صورت همزمان انجام بدهید،باعث می شه که هم زمان رو از دست بدهید.و هم اینکه در هیچ کدام از کارها نتیجه ی مطلوبی دریافت نکنید به همین خاطر شما برای اینکه بتونید این مشکل را حل کنید ازنمودار آیزنهاوراستفاده کنید.

استخاره نکنید، انجام دهید

یکی از عادات بد ما ایرانی ها این است که همیشه منتظر یک اتفاقیم تا که یک کاری رو انجام بدیم.بارها این جمله رو از اطرافیان خودمان شنیده ایم که:”الان حالیش نیست، بذار هر وقت حالش اومد انجامش میدم.”.این یک آسیب بزرگ در بحث مدیریت زمان است. هر کاری رو بدون هیچ استخاره و انگیزه ای انجام بدهید. و از آن مهم تر که به هیچ وجه جمله شرطی برای انجام کارهاتون استفاده نکنید. بارها پیش آمده که می گوییم: “اگر امروز کارهایم رو سر وقت تمام کنم، شب حتما چند صفحه مطالعه می کنم.” این هم یکی از آن کارهایی است که باعث اتلاف وقت می شه. این جمله رو به این حالت تغییر دهید تا بتونید باغلبه بر تنبلیبه موفقیت برسید:” امروز کارهایم رو انجام میدهم و بعد هم به مطالعه می پردازم.”.اگر کارها رو بدون معطلی و استخاره کردن انجام دهید، به همه کارهاتون می رسید و زمان هم زیاد می آورید. شک نکنید.

دنبال ایده آل نباشید

عدم کمالگرایی یکی دیگر از راه های مدیرت زمان است.ایده آل هیچ وقت رخ نمی دهد. اصلا بگذارید خیالتان رو راحت کنیم.هیچ ایده آلی وجود ندارد، چرا که اصولا ایده آل سقفی ندارد و هر بار که شما بگویید کاری رو باید ایده آل انجام دهم، یقینا از آن بهتر هم می شه، پس به کل ایده آل گرایی رو فراموش کنید.و جای آن رو با کمال گرایی عوض کنید. فرق این دو، در این است که شما برای مدیریت کردن زمان وموفقیت در کارهاتون، باید با تمام قدرت کاری رو که برای آن تکنیک های برنامه ریزی کرده اید رو بصورت کامل و تمام و کمال انجام دهید، وقتی به این هدف رسیدید، آن کار انجام شده است و باید به سراغ کار بعدی بروید.اگر بخواهید دچار وسواس ایده آل گرایی بشوید، باید بگوییم که به یک کارتان هم در روز نمی رسید.

روی جزئیات وقت نگذارید

وقتی صحبت از اولویت ها می کنیم، یعنی شما باید کارهایی که درجه اهمیت بیشتری دارند رو به ثمر برسانید، اما متاسفانه بسیاری از کسانی که قصد دارند برای خودشان اولویت تعیین کنند، بجای داشتن برنامه بر روی شمای کلی زندگی، آنقدر وارد جزئیات می شوند که به کل برنامه مدیریت زمان در حاشیه قرار می گیرد. این رو به خاطر داشته باشید که جزئیات، شما رو از اصل باز می دارند، سعی کنید چشم انداز درست داشته باشید و به چشم انداز پایبند باشید.

به خودتان استراحت دهید

ذهن انسان پس از انجام نود دقیقه فعالیت متمرکز، دچار خستگی می شه و نیاز به استراحت دارد، یادتان باشد که هیچ گاه مدیریت زمان، قرار نیست به بیگاری تبدیل شه، شما باید برای زمان های استراحت خودتان هم برنامه داشته باشید با این کار شما می توانیداهمیت هدف گذاریرا درک کنید زیرا با هدف گذاری حتی برای استراحت هم برنامه دارید. چرا که اگر استراحت نکنید، تمرکزتان از بین می رود و از بین رفتن تمرکز و خستگی، باعث می شه که شما زمان رو از دست بدهید و این خلاف تکنیک مدیریت کردن زمان است، پس بعد از هر 90 دقیقه کار پی در پی، حتما به خودتان یک ربع استراحت بدهید و بعد به دنبال کار دیگر بروید. یادتان باشد، مفهوم مدیریت زمان، به هیچ وجه به معنای کار کردن زیاد نیست.شما باید به اندازه یک انسان عادی استراحت کنید.و به همان میزان هم کار کنید.

از زمان های انتظار به درستی استفاده کنید

بخشی از زمان ما، در انتظار تلف می شه. گاهی اوقات منتظر اتوبوس بعدی هستیم یا منتظر هستیم که همسرمان آماده شه و به یک مهمانی برویم، گاهی منتظر آن هستیم که مدیریت جلسه اش تمام شه و او رو ببینیم. اما اگر یک حساب سر انگشتی داشته باشیم، می بینیم که همین زمان های انتظار، یکی از آن دسته زمان های از دست رفته ای هستند.که ما رو از زندگی عقب می اندازنه. پس از زمان های انتظار تا می تونید بهره بگیرید. این موقعیت هابهترین زمان مطالعهکردن و آموزش مدیریت زمان است. کتاب ثروتمندترین مرد بابل، یکی از آن کتاب هاست که می تونید از فروشگاه تهیه کنید.و در زمان های انتظار، حتی پشت ترافیک، به آن گوش کنید و مدیریت زمان رو در راستای آموزش خودتان به کار بگیرید.

غرق شبکه های مجازی نشوید

بخش عظیمی از زمان روز ما، در شبکه های اجتماعی نابود می شه، اگر مرحله ی یک رو به درستی انجام داده باشید، حتما به این نتیجه رسیده اید.که بیشتر وقت خودتان رو در شبکه های مجازی از دست داده اید. اما باید بگوییم که برای سر زدن به شبکه های اجتماعی یک برنامه درست داشته باشید، وقت خودتان رو صرف پست ها و پیام هایی که هیچ سودی برای زندگی تون ندارند، نکنید. رعایت این موضوع یکی از چیزهایی است که می تواند باعثمعنای موفقیت در زندگیرا برای شما ترجمه کند.

تعارف رو کنار بگذارید

ما ایرانی ها با تمام خوبی هامون، یک خصلت ناپسند داریم و آن تعارف کردن است، ما با همه ی انسان ها تعارف داریم. گاهی حاضریم که زندگی مان، اهداف مان، موفقیت مان رو رها کنیم ولی تعارف رو زمین نگذاریم. برای مدیریت زمان، یک مهارت مهم وجود دارد و آن نه گفتن به همه ی خواسته ها و تعارفاتی است.که زندگی و زمان شما رو مختل می کنه. پس تا می تونید نه بگویید و نه گفتن رو تمرین کنید.

ورزش کنید

زمان، موقعی برای شما کارآمد است که شما تن سالمی داشته باشید تا بتونید به همه ی کارهای زندگیتون برسید، پس حداقل روزی پانزده دقیقه ورزش کنید و سعی کنید با ورزش کردن همیشه خودتان رو شاداب نگه دارید، شادابی شما کمک می کنه که زمان بیشتری در زندگی داشته باشید.و کارهاتون رو نیز متمرکز تر انجام دهید.

خوب بخوابید

هیچ الزامی در کار کردن بیش از حد نیست و هیچ الزامی وجود ندارد که شما برای مدیریت کردن زمان خود،از خواب و خوراک تون بزنید. شما با این کار نه تنها زمان رو مدیریت نکرده اید، بلکه مدیریت زندگی تون رو نیز از دست داده اید. پس تا می تونید استراحت کنید و به خودتان استراحت دهید.و سعی کنید که برنامه زندگی تون رو عاقلانه و بدون هیچ فشاری بر روی دیگر بخش های زندگی تون تنظیم کنید.

تغییرات خودتان رو ثبت کنید

تا بدین جای کار شما باید هجده مرحله رو انجام بدهید که طبیعتا در یک روز یا دو روز به نتیجه نمی رسد.و شما باید عادت مدیریت کردن زمان رو در زندگی تون نهادینه کنید، برای این که یک این عادت همراه با انگیزه شه، تغییرات خودتان رو ثبت کنید.این کار باعث می شه که هر روز برای مدیریت کردن زمان انگیزه ی بیشتری داشته باشید.

یک بار دیگر، زمان رو تحلیل کنید

حال وقت آن است که نتیجه رو بسنجید، برای این کار بهترین راه این است که یک بار دیگر زمان زندگی تون رو تحلیل کنید، درست مثل مورد اول. اگر تغییر محسوسی مشاهده کردید، مطمئن باشید که در مسیر موفقیت در حال حرکت هستید. اما اگر هنوز احساس می کنید که جای تغییر وجود دارد، خودتان رو شماتت نکنید و به این مسیر افتخار کنید، شما امروز قدرت تحلیل زندگی رو پیدا کرده اید و نیاز به تغییر رو تشخیص داده اید، این اولین گام برای رسیدن به موفقیت در زندگی است و در نهایت می فهمیدراز موفقیت در زندگی چیست؟

راه های اولویت بندی کارها برای مدیریت زمان

اگر تو هم مثل خیلی‌ها زمان کم میاری و نمیدونی چجوری کارای اولویت دار خودت را به موقع انجام بدید و به همه‌ی کارهایتان برسید،اولویت بندی کردن کارهامی تونه راهگشای تو باشه و باعث بشه خیلی از کارهایی که باعث میشه وقت کم بیاری رو کنار بداری  و نتیجه خیلی بهتری دریافت کنی. عدم مدیریت زمان و برنامه ریزی، مشکلیه که هر کسی رو میتونه دچار گرفتاری‌های زیادی کنه و متاسفانه باید گفت که خیلی از مردم دنیا هستن که با مشکل مدیریت کردن زمان روبرو هستن. اما از این مسئله‌ بدتر، وقتیه که شما برای کارای اولویت دار خودتون برنامه خاصی نداشته باشید.
یه وقتایی هست که آدم به کارای خودش میرسه و آخر روز میبینه که یه سری کارا رو نتونسته انجام بده و زمان کم آورده، اما یه حالت دیگه هم داریم که اولویت بندی کارها هم بهم میخوره و ما برای کارای اولویت دار خودمون هم زمان کم میاریم. اینجاست که باید یه فکر اساسی برای زمان بندی اولویت کارها داشته باشیم و از چند تا تکنیک طلایی برایاولویت بندی کارهااستفاده کنیم. تیمماهان تیموری، مدت‌ها روی این قضیه کار کرده تا که به یه روش جامع در مورد اولویت بندی کارها رسیده و میخواد توی این آموزش مدیریت زمان به شما بگه که چطوری هم کارهای اولویت دار خودتون رو انجام بدید و هم زمان برای بقیه‌ی کاراتون اضافه بیارید و بتونید به همه‌ی کاراتون برسید.

تمامی کارهای روزانه خودتون رو لیست کنید

اولین کاری که برایاولویت بندی کارهاباید انجام بدید اینه که تمامی کارهای روزانه خودتون رو لیست کنید. این لیست کردن ممکنه یه مقدار طول بکشه. چون طبیعتا شما یه سری کاراتون هر روز مشخص میشه و یه سری کارا هم هست که ثابته.اما اگر می‌خواید به یک دقت و برنامه ریزی دراولویت بندی کارهابرسید، یک هفته وقت بگذارید و کارهاتون رو بررسی کنید و همه رو روی کاغذ بیارید و سعی کنید که جز به جز اون‌ها رو مشخص کنید. این باعث میشه که یک شمای کلی از مدیریت کردن زمان در اولویت بندی کارها داشته باشید و ایجاست که می فهمیمیادداشت برداری چه کمکی به ما می کند.

برنامه روزانه را از همه‌ی کارها جدا کنید

دومین کاری که باید برایاولویت بندی کارهاانجام بدید اینه که برنامه روتین روزانه تون رو به کل از تمامی کارها جدا کنید. این که چه ساعتی از خواب بیدار میشید، اینکه باید هر روز سر کار برید. اینکه هر شب باید یه سر به خونوادتون بزنید. این‌ها میشن کارای روزمره. یعنی کارایی که هر روز یا حداقل یک روز در میان انجامش میدین. این‌ها رو به طور کامل از لیستی که تهیه کردید، حذف کنید و در یک لیست دیگه بنویسید. چرا؟ به این دلیل که کارای اولویت دار اگر جز روتین ما قرار بگیرند، دیگه اولویت دار نیستند. پس شما باید کارهایی رو در لیست روزمره‌ی خودتون بگذارید که انجام دادنشون بخشی از زندگی شما شده و شما باید به صورت یک عادت و یا یک وظیفه اونها رو انجام بدید. مثلا عادتتون شده که هر روز ناهار رو با خونواده بخورید. یا وظیفتونه که هر روز 8 صبح برید به محل کارتون. این‌ها دیگه ازاولویت بندی کارهاخارج میشن و جز کارای روتین محسوب میشن.

تکلیفتون رو با کارهای روزمره مشخص کنید

قبل از اینکه ما به سراغ اولویت بندی کارهابریم باید تکلیفمون رو با برنامه روتین هر روزمون مشخص کنیم. اگر شما هم از اون دسته آدم‌هایی هستید که ساعت خواب مشخصی ندارید. ساعت وعده‌های غذاییتون مشخص نیست. ساعت رفت و آمدتون از سر کار هم دقیق نیست. باید بگم که به هیچ وجه نمیتونید با این وضعیت اولویت بندی کارهاتون رو به درستی انجام بدین. به این دلیل که پایه‌ی برنامه‌های شما برنامه‌ی روزانه شماست. تا زمانی که شما تکلیفتون رو با این برنامه روشن نکنید، نه تنها برایاولویت بندی کارها، بلکه برای ساده ترین چیزا هم نمیتونید برنامه داشته باشید.
پس یه کاغذ جدا بردارید و سعی کنید اول برای خودتون یک برنامه روزانه درست بنویسید. برای این کار می تونید ازیادداشت برداری به روش کرنلاستفاده کنید. میدونم خیلی سخته که بخواید یه دفعه خودتون رو با نظم روبرو کنید، اما یادتون باشه که تنها 21 روز زمان نیاز دارید که یک عادت جدید در خودتون بگذارید. وقتی که تکلیفتون با کارهای روزمره مشخص شد، میتونید خیلی راحت برای کارای مهم تر برنامه داشته باشید، چون میدونید که روزتون دقیقا از چه ساعتی شروع میشه و چه ساعتی هم قراره روزتون رو به پایان برسونین. این چیزیه که برای برنامه ریزی کارها و اولویت هاتون بهش نیاز دارید.

اهداف بلند مدت و کوتاه مدت خودتون رو بنویسید

یکی از چیزهایی که میتونه به اولویت بندی کارهای ما خیلی کمک کنه، نوشتن اهدافه. چون ما یه وقتی هست که با یه سری کارهای روزانه اولویت دار روبروییم و یه وقتی هم هست که ما به کل، با اهداف کوتاه مدت و بلند اولویت دار روبرو هستیم. برای کارهای اولویت دار در روز، باید برنامه‌ای جدا داشته باشیم، ولی برای اهداف نیاز هستش که از همین امروز کل اهداف بلند مدت و کوتاه مدت خودمون رو بنویسیم تا بتونیم به یک اجماع نظری در مورداولویت بندی کارهابرسیم.

اهداف خودتون رو دسته بندی کنید

اینجا جایی هست که ما اولین قدم عملی دراولویت بندی کارهارا باید انجام بدیم. ما وقتی که کل اهداف کوتاه مدت و بلند مدتمون را نوشتیم، وقت آن هست که بریم سراغ دسته بندی و مشخص کنیم که کدامشان برای ما اولویت دار هستند و کدامشان اولویتی کمتری دارند و کدامشان اصلا بدون اولویت هستند. با این وجود شما می تونید از روش هدف گذاری اسمارت smartاستفاده کنید.

نیازمندی ها رو مشخص کنید

پس از اینکه مشخص کردید کدوم اهدافتون اولویت بیشتری برای شما دارند باید مشخص کنید که برای رسیدن به اون اهداف چه پیش نیاز هایی وجود داره. برای مثال مهارت های لازم اون شغل رو مشخص کنید و پس از اون برای به دست آوردن اون مهارت ها برنامه ریزی کنید.

اقدامات لازم را تعریف کنید

پس از مشخص کردن مهارت های مورد نیاز خودتون باید مشخص کنید که اولین اقدامی که برای هرکدوم از این مهارت ها نیاز دارید چه چیزی است. پس از اون هم باید این اقدامات رو انجام بدید.

آنچه باید در مورد مدیریت زمان بدانیم

در نهایت باید توجه داشته باشید که مدیریت زمان و نوشتن یکی از مهم ترین مهارت هایی است که اگر به درستی بر آن مسلط شوید، می توانید به تمامی جنبه های زندگی خودتان برسید و برای همه آنها برنامه ریزی کنید. مخصوصا در دنیای امروز که هر چیزی قصد دزیدن با ارزش ترین دارایی ما را دارند، دستیابی به مهارت مدیریت زماین از جمله مهم ترین وظایف هر کسی به حساب می آید.