تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت

تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت مهارت مهمی برای کسب و کار و زندگی است. حل مسئله اغلب مستلزم تصمیم گیری است و تصمیم گیری برای مدیریت و رهبری اهمیت ویژه ای دارد. به همین خاطر فرآیندها و تکنیک هایی برای بهبود تصمیم گیری و افزایش کیفیت تصمیم گیری وجود دارد. تصمیم گیری برای برخی افراد بسیار ساده و راحت است، بنابراین این افراد باید بیشتر بر بهبود کیفیت تصمیمات خود تمرکز کنند.

با این حال افرادی که نمی توانند به راحتی تصمیم گیری کنند ، اغلب قادر به ارزیابی کیفیت تصمیمات خود هستند، اما پس از آن باید در عمل نیز به ارزیابی های که انجام داده اند پایبند باشند. حل مسئله و تصمیم گیری ارتباط تنگاتنگی با هم دارند و هر کدام نیازمند خلاقیت در شناسایی و توسعه گزینه ها هستند که تکنیک طوفان فکری بر روی آن ها مؤثر است.
تصمیم‌گیری خوب مستلزم ترکیبی از مهارت‌های مختلف است. به طور مثال این مهارت ها عبارت اند از توسعه خلاق و شناسایی گزینه‌ها، شفاف بودن در قضاوت، استحکام تصمیم و اجرای مؤثر آن و … . برای حل مسئله و تصمیم گیری در مدیریت به صورت گروهی، یا زمانی که نیاز به اجماع باشد، جلسات می تواند کمک کننده باشد، که در آن می توانید این ابزارها و فرآیندها را در صورت لزوم ترکیب کنید.

در ادامه به چند روش مفید برای تصمیم گیری و حل مسئله درمدیریت مؤثر اشاره می کنیم :

فرایند تصمیم گیری

برای اینکه تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت به درستی اجرا شود، ابتدا باید موضوع را تعریف و روشن کنید. برای این کار باید از خود بپرسید آیا موضوع باعث انجام اقدامات لازم می شود یا خیر؟ اگر چنین است، آیا باید آن را اکنون انجام دهیم؟ آیا این موضوع فوری یا مهم است؟ یا هر دو این دو مقوله را در بر می گیرد؟

همه حقایق را جمع آوری کنید و علل آن‌ها را درک کنید.

در مورد گزینه ها و راه حل های ممکن فکر کنید یا طوفان فکری کنید .
“مزایا و معایب” هر گزینه را در نظر بگیرید و آن ها را باهم مقایسه کنید. در صورت لزوم با دیگران مشورت کنید و برای تصمیم گیری های پیچیده که چندین گزینه وجود دارد، الگویی ایجاد کنید که اندازه گیری را بر اساس عوامل استراتژیک مختلف امکان پذیر کند.
بهترین گزینه را انتخاب کنید و از ابهام و سازش های ضعیف در تلاش برای راضی نگه داشتن همه افراد اجتناب کنید.
تصمیم خود را برای کسانی که مستقیماً با موضوع دست و پنجه نرم می کنند، توضیح دهید و آن را پیگیری کنید تا از اجرای صحیح و مؤثر اطمینان حاصل کنید. اصول تصمیم‌گیری به تقویت فرآیند تصمیم‌گیری کمک می‌کند، چه مربوط به حل مسئله باشد و چه نباشد، به عنوان مثال:
“در هر لحظه از تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت بهترین کاری که می توانید انجام دهید این است که ببنید بهترین کار چیست، آیا کاری که می خواهید انجام دهید اشتباه است ؟ آیا بهترین کار، انجام ندادن کاری است؟ هنگامی که با یک تصمیم پیچیده روبرو می‌شوید، اغلب بیش از یک پاسخ خوب وجود دارد. هنگامی که بهترین راه حلی را که می توانید پیدا کنید، استفاده می کنید، دیگران را در انجام و یا ایجاد آن مشارکت دهید.

قوانین مفید

قوانین مفید، کلمات اختصاری و ایده های آموزشی به صور اختصار، روش های تصمیم گیری “مزایا و معایب” و “وزن دار”، یک فرآیند ساده برای تصمیم‌گیری، گردآوری یک لیست امتیازدهی شده از «مزایا و معایب» می تواند فرآیند تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت را تسهیل کند.
برای تصمیم گیری های پیچیده تر، چندین گزینه را می توان بر اساس معیارهای مهم متفاوت یا بر اساس مجموعه واحدی از عوامل مهم ارزیابی کنید. درهر صورت، عوامل و گزینه ها را می توان به طور مناسب امتیازدهی کنید. روش “مزایا و معایب” را می توان برای مسائل مربوط به حل مسئله و تصمیم گیری به صورت دو گزینه ای استفاده کنید که در آن مفاهیم باید درک شوند و تصمیم باید معنای عینی داشته باشند و با توجه به آن سنجیده شوند.
استفاده از روش امتیازدهی به ویژه در تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت سازمانی یا تجاری بزرگ مفید است، به ویژه اگر آن ها شامل ملاحظات استراتژیک مختلف باشند. در چنین شرایطی می‌توانید گزینه‌های مختلف را بر اساس مجموعه‌ای از معیارها ارزیابی کنید (مهم‌ترین ملاحظات)، یا می‌توانید معیارهای امتیازدهی را به طور متفاوت با گزینه های دیگر اختصاص دهید .

آیا موضوع ساده است یا پیچیده

برای برخی از تصمیمات باید بدانید که آیا راه حل های شما یک موضوع ساده برای ایجاد تغییر است یا بسیار پیچیده است؟ به طور مثال باید بدانید آیا جابجایی، ایجاد یک شغل جدید، خرید و فروش چیزی ، جایگزینی موارد مختلف می تواند به شما کمک کند یا خیر. با این حال انجام کارها، شامل تعدادی انتخاب از فرآیند طوفان فکری برای شناسایی و توسعه گزینه های مختلف برای تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت است. اگر قرار است گروهی از افراد را در فرآیند تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت مشارکت دهید، اجرای یک جلسه می تواند رویکرد خوبی در این مورد باشد که نتیجه مطلوبی به همراه دارد.
شما برای گزینه های مختلف برگه های جداگانه ای برای امتیاز دهی نیاز دارید.
در هر برگه گزینه مربوطه را به طور شفاف بنویسید، و سپس در زیر آن عناوین “مزایا” و “معایب را بنویسید. بسیاری از تصمیمات صرفاً شامل پاسخ این سوال است که آیا باید پیش برویم یا نه، تغییر کنیم یا نه؟ سپس اثرات و پیامدهای و گزینه خاصی که به ذهنان می آید را بنویسید و هر کدام را در ستون مربوطه قرار دهید.
اگر گزینه مورد نظر مفید است، به آن از 1 تا 5 نمره دهید. به مفید ترین راه نمره 5 دهید و به موردی که درصد مفید بودن کمتری دارد نمره کمتری دهید. هنگامی که تمام نکات را در نظر گرفتید و آن ها را فهرست کردید، تعداد یا نمره کل آیتم ها در بین دو ستون را با هم مقایسه کنید.
این روش بازتاب واضحی در مورد جذابیت و مزیت کلی گزینه مربوطه ارائه می دهد. اگر به هر مورد امتیاز داده باشید، در واقع می توانید به یک امتیاز کلی برسید، که تفاوت بین مجموع ستون های مثبت و منفی را نشان می دهد. هر چه تفاوت بین مزایا کلی و معایب کلی بیشتر باشد، گزینه برای انتخاب جذاب تر می شود و به راحتی می توانید تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت را پیاده سازی کنید.

مقایسه گزینه های مختلف

اگر تعدادی گزینه دارید و برای هر گزینه یک برگه مزایا و معایب دارید می توانید با مقایسه آن ها بهترین گزینه را انتخاب کنید و تصمیم درست را بگیرید. اگر پاسخی را که برگه(های) تصمیم گیری به شما منعکس می کنند را دوست ندارید، به این معنی است که تمام نکات منفی ، به خصوص موارد احساسی را در آن ها درج نکرده اید، یا عوامل را به طور کامل مورد بررسی قرار نداده اید، پس دوباره برگه های مزایا و معایب را مورد بررسی قرار دهید.
با این کار متوجه خواهید شد که نوشتن مطالب به این شکل به شما کمک می کند تا موارد مختلف را به صورت واضح تری ببینید و آن ها را به صورت عینی در نظر بگیرید، زیرا این موضوع به شما کمک می کند تا تصمیمات واضح تری بگیرید. استفاده از یک الگوی امتیازدهی همچنین امکان مشارکت افراد دیگر را فراهم می کند، قابل کنترل تر و مفیدتر از بحث عمومی بدون چارچوب اندازه گیری می شوند.
نمونه ای از تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت
فرض کنید می خواهید ماشین جدیدی بخرید و آن را جایگزین ماشین قدیمی بکنید. برای این کار کافی است جدول مزایا و معایب را برای آن بکشید. این روش به راحتی برای تصمیم گیری های پیچیده تر، مانند استراتژی های مربوط به کسب و کار و در نظر گرفتن عوامل پیچیده تر مورد استفاده قرار می گیرد.
نمرات واقعی نمونه هایی هستند که می توانند تاثیرات مستقیمی روی تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت بگذارند. معیارهای تصمیم گیری به موقعیت ها و ترجیحات شخصی شما بستگی دارد. با این حال معیارها و وزن دهی با توجه به زمان، موقعیت و … تغییر می کند.

تاثیر احساسات بر تصمیم گیری

خلق و خوی و احساسات شما نیز می تواند بر نحوه ارزیابی شما تأثیر بگذارد و در نهایت بر تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت تاثیر گذار باشد، که توجیهی قوی برای این موضوع است که ما در تصمیم گیری ها به روش های قابل اندازه گیری نیاز داریم. به طور مثال در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک کسب‌وکار، اغلب به دنبال نظرات دیگران در مورد عوامل و امتیازات باید باشیم. در چنین شرایطی، یک الگوی مشخص راهی را برای افراد به وجود می آورد تا آن ها به روشی ساختاریافته و مدیریت شده با شما مشارکت کنند.
سؤال اصلی این الگو می تواند هر چیزی باشد که برای اهداف شما مناسب باشد . به همین خاطر می توانید در مورد زمان بندی آن ، کجا مورد استفاده قرار می گیرد، چه کسی در آن می تواند نقش داشته باشد، چگونه باید روی آن متمرکز بود،بحث کنید و به آن ها نمره دهید، که لزوماً محدود به دو ستون مزایا و معایب نباشد. از همین روش می توان برای مقایسه یک سری از گزینه های مختلف بهره گرفت. بنابراین از هر روش نمره دهی که برای شما مناسب تراست، استفاده کنید.
توجه داشته باشید که با این روش تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت ، حتی می‌توان مسائل عاطفی «نامشهود» را در جدول مزایا و معایب وارد کنید تا بتوانید حتی تصمیمات عاطفی درستی بگیرید.

حذف احساسات

یک لیست مزایا و معایب برای تصمیم گیری مانند این است که شما به حذف احساساتی که مانع از تفکر و تصمیم گیری شفاف می شود ، کمک می کند. به جای اینکه از روی غریزه واکنش نشان دهید یا به طور کلی از موضوع اجتناب کنید، به طور عینی به مسائل نگاه می کنید و به راحتی می توانید موارد مختلف را اندازه گیری کنید. به همین خاطر اندازه گیری عینی به تصمیم گیری مطمئن کمک می کند.
مجموع نمرات ، عامل اصلی تعیین‌کننده هستند تا اینکه تعداد کل موافقان و مخالفان روی آن تأثیر گذار باشند، اگرچه روش علمی “درست” یا “نادرستی” برای در نظر گرفتن تعداد کل موافقان و مخالفان در مقایسه با کل امتیازات وجود ندارد با این حال تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت به کمک جدول مزایا و معایب بسیار مفید است.
اگر نمرات وزنی نشان دهنده تصمیمی است که باعث ناراحتی شما می شود، وزن خود را بررسی کنید و همچنین بررسی کنید که هیچ عاملی را در هر دو طرف جدول از قلم نینداخته ‌اید.
اگر تصمیم شما باعث ایجاد احساس ناراحتی می شود و این موضوع در جدول قابل مشاهده نیست، آن را به عنوان یک عامل جدید به جدول خود اضافه کنید و به آن امتیاز دهید تا بتوانید در تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت بهتر عمل کنید . در نظر گرفتن بازخورد از یک دوست بی طرف مورد اعتماد می تواند در تائید و یا رد این موضوع مفید باشد.

مزایا و معایب را در یک جدول وارد کنید

شما باید بتوانید این الگو را در یک ویرایشگر متن مانند ورد یا اکسل قرار داده و موارد مختلف را در آن جایگذاری کنید. با این حال در صورت نیاز می توانید سطر یا ستونهای بیشتری به آن اضافه کنید. برای تصمیم گیری های پیچیده تر، به ویژه برای تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت استراتژیک در سازمان، برای عناوین فرعی گزینه های مختلفی را می توانید به آن اضافه کنید.

کلام آخر

تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت موضوع مهمی است که با توجه به شرایط مختلف ممکن است نتایج متفاوتی را به وجود آورد. با این حال اگر می خواهید بهترین نتیجه را از این موضوع بگیرید می توانید از جدول مزایا و معایب استفاده کنید و به گزینه های مختلف امتیاز دهید تا با مقایسه کل نمرات بهترین تصمیم را اتخاذ کنید و در نهایت به نتیجه مطلوب دست پیدا کنید.
با این توضیحات به نظر شما چه روش های دیگری برای تصمیم گیری و حل مسئله در مدیریت وجود دارد؟
لطفاً نظر ارزشمند خود را با تیم ماهان تیموری در میان بگذارید.