سلام ماهانی عزیز. خیلی‌ها از من سوال پرسیدن که فرق سازمان رسمی و غیر رسمی دقیقا چیه؟ اگه این سوال شما هم هست، این مقاله رو بخونید. تو این مقاله به طور کامل براتون توضیح دادیم.
خیلی از اصطلاحاتی که ما به طور روزمره در حوزه‌ی کسب و کار و فعالیت‌های اقتصادی استفاده میکنیم، ریشه‌های دقیقی دارند که ما از اونها مطلع نیستیم. یکی از اون واژه‌ها هم بحث سازمان هاست. ما اصولا در زبان محاوره، به هر اداره، نهاد و مجموعه‌ی کاری‌ای سازمان میگیم، اما این درست نیست.
پیشنهاد ما به شما : هوش سرمایه گذاری پلاس
سازمان چیست؟
در واقع، سازمان رو اگر بخوایم تعریف کنیم باید بگیم که هر گروهی از افراد که برای یه هدف مشترک دور هم جمع میشن و در کنار هم برای رسیدن به اون هدف کار میکنن، سازمان گفته میشه. پس میتونیم یه نتیجه گیری داشته باشیم که سازمان یک مجموعه اقتصادی گروهیه که در ازای هدف مشترکی شکل میگیره و فعالیت میکنه.
توی بحث سازمان‌ها، ما دو تا زیر شاخه داریم که بهش میگن سازمان رسمی و غیر رسمی. دونستن تفاوت این دوتا، برای مایی که در حوزه‌ی کسب و کار فعالیت میکنیم، خیلی واجبه. چرا؟ به این دلیل که فعالیت یک سازمان، با رسمی بودن و غیر رسمی بودنش تعریف میشه.
وقتی ما ساختارهای سازمانی رو بشناسیم، فرقی نمیکنه یک مدیر باشیم و یا حتی یک کسی که در این حوزه فعالیت میکنه یا درس میخونه، میتونیم خیلی راحت تر به پشتوانه‌های برنامه ریزی و تصمیم گیری توی اون سازمان پی ببریم.
طبیعتا این نکته برای همه‌ی مدیران و محصلان حوزه‌ی مدیریت واجبه که یکبار به صورت درست حسابی و خیلی ساده، فرق سازمان های رسمی و غیر رسمی رو بدونن وبتوانند سطوح مدیریت رو به درستی درک و اجرا کنن. همچنین این رو هم یاد بگیرن که اگر وارد یک مجموعه‌ای شدن، چطور برنامه‌ها و استراتژی‌های تصمیم گیری خودشون رو بر اساس ساختار سازمانی اون سازمان تعیین کنن.
سازمان رسمی
یکی از اون زیر شاخه‌های دسته بندی ساختار سازمانی هستش که تو همه جای دنیا تقریبا تعریف مشترکی داره. اگر بخوایم تعریفش کنیم میتونیم بگیم که: “سازمان رسمی، سازمانیه که به طور قانونی تصویب شده و حدود وظایف و اختیارات هر شخص، توی سازمان مشخصه و هدفی کاملا تعیین شده در راستای سیاست‌های دولت دارد”.
پیشنهاد ما به شما : انواع مدیریت
البته میشه باز هم یه تعریف دیگه ازش ارائه کرد که یه مقدار کار رو برای ما آسون تر کنه. سازمان رسمی، سازمانیه که چارچوب مشخصی داره و افراد در اون جایگاه مشخصی دارن و رابطه افراد با همدیگه بر اساس یک سری از قوانین انجام میشه. “.
اما اگر احساس می‌کنید که یه مقدار براتون گنگه بگذارید براتون به زبان ساده تر توضیح بدم. وقتی ما در مورد سازمان صحبت میکنیم، یعنی داریم در مورد گروهی صحبت میکنیم که دور هم جمع شدن و قراره که به هدف مشترکی برسن، درسته؟
خب حالا سازمان رسمی هم همینه، اما با این فرق که ایجاد این سازمان رسمی رو اول از همه باید دولت تعیین کنه و اون رو به عنوان یک سازمان به رسمیت بشناسه. در واقع اولین پشتوانه سازمان های رسمی، خود دولت محسوب میشه. این چه تاثیری روی تعریف سازمان داره؟
این نشون میده که وقتی ما صحبت از دولتی بودن و به تصویب رسیدن نظر دولت در مورد یه سازمان صحبت میکنیم، طبیعتا قانون مربوط به سازمان و ارتباطات سازمانی اون سازمان رسمی رو هم خود دولت مینویسه و تعیین میکنه.
باز هم به زبان ساده تر
تمام برنامه‌ها و استراتژی های تصمیم گیری در یک سازمان رسمی، در دست دولت هستش. شاید بپرسید که ما مگه سازمان رسمی خصوصی نداریم؟ باید بگم که ما تو ایران اینگونه سازمانی -اون جوری که در خارج از کشور مطرح هست- نداریم.
و بهرطریق با هر میزان درصدی، دولت در هر سازمان رسمی دخیل هست و میتونه اختیاراتی رو اعمال بکنه. خب اگر اینطوری باشه، باید این رو هم در نظر بگیریم که یک سازمان رسمی که از سمت دولت تعیین شده، برنامشم زیر نظر دولت هست، افراد دولتی هم جذب میکنه.
یعنی شما برای ورود به یک سازمان های رسمی، باید از مجرای دولت وارد باشید. حالا یا به صورت انتصابی یا به صورت آزمون استخدامی شما میتونید کارتون رو شروع کنید. پس در یک جمع بندی، میشه گفت که سازمان رسمی، سازمانیه که توسط دولت‌ها به رسمیت شناخته شده و از سمت دیگه حدود وظایف هر شخص و کاری که باید انجام بده هم از طرف همون برنامه دولتی تصویب شده، به سازمان رسمی برای اجرا کردن داده میشه.
پیشنهاد ما به شما : سیستم کسب درآمد
سازمان غیر رسمی
با تعریفی که الان از سازمان غیررسمی شنیدید، مطمئنم فکر می‌کنید که سازمان غیررسمی، سازمانیه که توسط دولت به رسمیت شناخته نشده و داره فعالیت غیر قانونی میکنه. اما اینطوری نیست. اصولا در هیچ کشوری شما نمیتونید سازمانی داشته باشید که زیر نظر دولت نباشه و بخواد کار خلاف قانون داشته باشه.
سازمان غیر رسمی تعاریف متعددی داره که هر کدوم رو اگر بخواهیم براتون بررسی کنیم، میتونیم ساعت‌ها در موردش حرف بزنیم، اما بگذارید اول از همه براتون یه خرده در مورد سازمان غیر رسمی توضیح بدم، بعد میریم سراغ تعاریف آکادمیکش.
به زبان ساده وقتی که برنامه مصوبی برای یک سازمان وجود نداشته باشه و از سمتی، هر کدوم از اجزای سازمان، ندونن که حدود وظایفشون چیه، اونوقته که ما چیزی داریم به نام سازمان غیر رسمی. توی سازمان غیر رسمی همه چیز خود به خودی اتفاق میفته.
پیشنهاد ما به شما : انواع مدیریت در ایران
همه چیز بر اساس عکس العمل و خواسته های افراد است!
شاید یکی از دلایلی که سازمان غیر رسمی دارای تنزل درجه زیادی هست و بسیار هم آشفته اداره میشه اینه که به جای اینکه سیستم دستورها مصوب و دارای چارچوب باشه، همه چیز بر اساس عکس العمل‌ها تعیین میشه و اتفاقات به صورت آنی و بدون برنامه صورت میگیره.
نکته بعدی‌ای که باید در مورد سازمان غیر رسمی بدونیم اینه که همه چیز بر اساس خواسته‌های افراد در این سازمان‌ها شکل میگیره و هیچ تصمیمی به صورت پلن برنامه ریزی شده، اتفاق نمیفته. اما اگر حالا بیایم و تعاریف رو مرور کنیم می‌بینیم که:
چستر برنارد، یکی از بزرگترین نظریه پردازان حوزه‌ی مدیریت سازمانی میگه که: “سازمان غیررسمی، سازمانیه که هدفی نداره و بطور ناآگاهانه به فعالیت‌های مختلف دست میزنه. در واقع میشه اینطوری گفت که از اونجایی که هیچ قانونی و هیچ پلنی برای این سازمان‌ها نیست، سازمان‌های غیر رسمی به طور خودکار بدون سلسله مراتب اداره میشن و این باعث میشه که کاملا خود به خودی کاراشون پیش میره.
اما یه نکته دیگه هم در مورد سازمان‌های غیر رسمی بهتون بگم که میدونم این قضیه رو یه خرده براتون بیشتر باز میکنه و اونم اینه که در سازمان‌های رسمی، زنجیره فرمان از بالا به پایین تعیین میشه. یعنی مدیر کل به مدیران ارشد فرمانی رو صادر میکنه و بعد اونها به کارمندان ابلاغ میکنن.
اما توی سازمان‌های غیر رسمی، اینطور نیست و زنجیره فرمان از پایین به بالا و گاها از میانه به پایین و بالا، انتقال داده میشه. همین مسئله هم باعث میشه که سازمان نتونه مدیریت درستی در انجام استراتژی‌ها و یا حتی برنامه ریزی برای سیاست‌های کلی مجموعه داشته باشه.
حال اگر بخواهیم مجموعه ای را مثال بزنیم که استراتژیک آن به درستی عمل می کند ، می توانیم به حمید محمدی اشاره کنیم.
تفاوت سازمان رسمی و غیر رسمی
• توی سازمان‌های رسمی، تمرکز بر روی اهداف هستش. یعنی چیزی که مهمه فعالیتیه که توسط دولت یا مدیران ارشد تعیین شده و کل مجموعه باید تلاش کنن تا که اون هدف، به بهترین شکل ممکن به دست بیاد.
• اما توی سازمان‌های غیر رسمی، اینطوری نیست. تمرکز اعضای آن، کاملا بر روی خواسته‌های کارمندان و فعالین داخل سازمان هست و همین هم باعث میشه که هیچ سلسله مراتبی توی این سازمان‌ها تعریف نشه و نتیجه‌ای هم در پی نداشته باشه.
• توی سازمان‌های رسمی، خواص جایگاه ویژه تری دارند. این هم به این خاطره که افراد بر اساس توصیه‌ها و یا شایستگی‌های سازمانی، وارد این دسته از سازمان‌ها میشن. پس میشه گفت که درجه اهمیت خواص توی سازمان‌ها به مراتب بیشتره.
• اما توی سازمان‌های غیر رسمی، خواصی اصولا وجود نداره و همه به یک اندازه جایگاه دارن. از اونجایی که سلسله مراتب توی سازمان‌های غیر رسمی خطیه و کسی از زنجیره فرمان رسمی، تبعیت نمیکنه، در نتیجه همه میتونن جایگاه داشته باشن و برابری یک کارمند خرد با یک مدیر ارشد در یک سطحه.
• توی سازمان های رسمی، روابط هم درست مثل زنجیره فرمان از بالا به پایین هست و تمامی روابط بر اساس اصول از پیش تعیین شده‌ای برقرار میشه. در واقع روابط ، کاملا جبری و الزامیه و هر کس موظفه که در محدوده وظایف خودش روابط رو به درستی برقرار کنه و به هدف سازمان که تعامل برای هدفی مشترکه دست پیدا کنه.
• اما توی سازمان‌های غیر رسمی اینطوری نیست، روابط افراد با همدیگه بر اساس نیازها و خواسته‌هایی هست که افراد دارن و این باعث میشه که خیلی جاها روابط از حد و حدود خودش خارج بشه. یا در بسیاری از موارد هم ما شاهد این هستیم که روابط بصورت میلی و بدون هیچ بن مایه‌ای بنا میشه.
• توی سازمان‌های رسمی، تمامی ارتباطات انجام شده کاملا مکتوب و مستند هست. به این دلیل که تمام ارتباطات باید در چارچوب وظایف کاری باشه و همه ارتباطات باید بر اساس روابط سازمانی تنظیم بشه، به همین دلیل تمامی سعی بر اینه که همه ارتباطات مکتوب باشن تا همه چیز شفاف باشه.
• اما توی سازمان‌های غیر رسمی ما اصولا ارتباطات مکتوبی نداریم. همه چیز شفاهیه. همه چیز بدون استناد به اسناد هست و تلاش بر اینه که نیازها در اسرع وقت برطرف بشه و همین باعث میشه که در سازمان‌های غیر رسمی، هر خبری، هر شایعه‌ای و حتی هر حرفی تاثیر گذار باشه و بنیاد حرف کنترل نشه.
پیشنهاد ما به شما : فروش طلا
سوالات متداول
منظور از سازمان های رسمی چیست؟
به عبارتی سازمان رسمی، سازمانیه که برای آینده و اهداف خودش، برنامه و استراتژی مشخصی داره.
منظور از سازمان غیر رسمی چیست؟
سازمانی که بی برنامه و بدون استراتژی رو به جلو حرکت می کنه.
سخن آخر
اگر بخایم یه نتیجه کلی از رفتارهای سازمانی داشته باشیم، باید بگیم که سازمان رسمی مطلوب هر مجموعه کاری هستش. فرقی نمیکنه که شما با چه دیدگاهی وارد کسب و کار شدید، مهم اینه که سعی کنید خودتون رو به استانداردهای یک سازمان رسمی نزدیک تر کنید. حال نکته ای که وجود دارد این است که شما می توانید با کسب مهارتهای کلامی هم سازمان خود را رشد دهید.
اما از سمت مقابل باید بگم که کار کردن در سازمان‌های غیر رسمی و حتی مدیریت، امری فرمالیته و صد در صد محاله. یعنی شما نمیتونید انتظار داشته باشید که بتونه بازدهی خوبی به لحاظ مدیریتی و اقتصادی داشته باشه.
با این حال اگر دوست دارید که بیشتر در مورد اصول مدیریت در سازمان‌های رسمی بدونید، کافیه مقاله اصول مدیریت و انواع مدیریت رو که براتون آماده کردیم رو بخونید. تیم ماهان تیموری تمام تلاششو میکنه دانش مدیریتی شما رو بالا ببره تا با کمترین هزینه بیشترین بهره وری رو داشته باشین.
